文秘或檔案人員把文書(shū)按照某些共同特征組合成案卷，稱(chēng)為“立卷特征”，通?？梢园凑找韵聨追N特征立卷： 1、按問(wèn)題特征立卷。將反映同一問(wèn)題的文書(shū)組成案卷。這種方法能反映對(duì)某一方面或某一具體問(wèn)題的相互聯(lián)系和處理情況，運(yùn)用最為廣泛。如“關(guān)于某型號(hào)產(chǎn)品”可以將開(kāi)發(fā)調(diào)研、工藝安排、加工制造、商標(biāo)包裝、產(chǎn)品銷(xiāo)售、附加情況等方面資料組合在一起立卷。 2、按作者特征立卷。以同一作者為標(biāo)準(zhǔn)將有關(guān)材料組合成卷的方法。這些作者可以是法定組織或機(jī)構(gòu)，可用于上級(jí)來(lái)文和本單位文書(shū)的立卷工作。反映同一作者的活動(dòng)和文書(shū)來(lái)源、行文關(guān)系以及文書(shū)的重要程度。 3、按文種特征立卷。按照同一文種名稱(chēng)為標(biāo)準(zhǔn)，將文書(shū)組合成卷。不同的文種有不同的適用范圍和作用，立卷可反映單位的不同活動(dòng)方式，立卷時(shí)單獨(dú)以這種標(biāo)準(zhǔn)分成“會(huì)議紀(jì)要卷”、“通知卷”等無(wú)實(shí)際意義，應(yīng)與其他形式的立卷標(biāo)準(zhǔn)組合使用，如“某某公司的經(jīng)濟(jì)合同卷”、“某某公司的銷(xiāo)售網(wǎng)報(bào)告卷”等等，才會(huì)具有實(shí)際使用價(jià)值和便于查找。 4、按時(shí)間特征立卷。以文書(shū)形成或文書(shū)內(nèi)容時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)組合立卷。工作計(jì)劃的形成時(shí)間要早于內(nèi)容時(shí)間，而工作總結(jié)的內(nèi)容時(shí)間又早于形成時(shí)間。類(lèi)別較廣的材料不適合用形成時(shí)間立卷，適合用于內(nèi)容針對(duì)時(shí)間性強(qiáng)，針對(duì)的時(shí)間比較明確的文書(shū)。一般公文以成文日期為標(biāo)準(zhǔn)；跨年度的往來(lái)文書(shū)，以單位發(fā)文或復(fù)文時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)；涉及專(zhuān)業(yè)性的文書(shū)以專(zhuān)門(mén)年度為標(biāo)準(zhǔn)，如教學(xué)年度等。 5、按地區(qū)特征立卷。以文書(shū)的地區(qū)、地點(diǎn)和部位因素為標(biāo)準(zhǔn)組合立卷，將涉及同一地區(qū)的文書(shū)組成案卷，可以反映該地區(qū)的工作情況和有關(guān)地區(qū)問(wèn)題的處理。其作者往往是領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)區(qū)域的單位，對(duì)下屬機(jī)構(gòu)來(lái)文的組卷。如“某公司廣東地區(qū)銷(xiāo)售情況表”。 6、按通訊者特征立卷。以本單位與外單位就某些問(wèn)題的往來(lái)文書(shū)為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問(wèn)函與復(fù)函，請(qǐng)示與批復(fù)等用特征立卷。如“某合資企業(yè)與某國(guó)某企業(yè)就開(kāi)展商務(wù)活動(dòng)的來(lái)往函件”。按通訊者特征組卷與作者不同，只有兩個(gè)作者就某共同問(wèn)題進(jìn)行工作聯(lián)系、磋商所形成的往來(lái)文書(shū)皆可以列入，而不包括兩個(gè)作者各自的其他發(fā)文。 立卷的六個(gè)特征的運(yùn)用，是文書(shū)之間聯(lián)系的具體體現(xiàn)，文書(shū)之間的聯(lián)系是多方面的，不可能只采用一種固定的模式組卷。因此在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí)，需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。