(一)總則

　　第一條為確保管理工作的效率特制定本制度。

　　第二條所謂“文書”是指業(yè)務(wù)工作上往來公文、報(bào)告會議決議、規(guī)定、合同書、專利許可證書、電報(bào)、各種賬簿圖表、參考書等一切業(yè)務(wù)用書與公文。

　　第三條全部文書歸公司所有并收藏，任何個人不得私自占有。

　　第四條必須嚴(yán)格保守文書的機(jī)密。

　　第五條文書按下列要點(diǎn)處置或辦理：

　　1.凡重要事宜的指示、請示、匯報(bào)、報(bào)告、傳達(dá)、答復(fù)等等，一律以“文書”的形式進(jìn)行。所有文書的處置都必須以“準(zhǔn)確”與“迅速”為原則，必須明確責(zé)任。

　　2.即使在緊急狀況下以口頭或電話形式處置的事項(xiàng)，事后也必須以文書形式記錄下來。

　　第六條文書的管理原則規(guī)定如下：

　　1.文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由總公司總務(wù)部負(fù)責(zé)。

　　2.分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書管理，另有文書管理細(xì)則做出規(guī)定。

　　(二)文書的收發(fā)

　　第七條到達(dá)文書全部由文書主管部門接收，并按下列要點(diǎn)處置：

　　1.一般文書予以啟封，分送各部門。

　　2.私人文書不必開啟，直接送收信人。

　　3.分送各部門的文書若有差錯，必須立即退回總務(wù)部。

　　(三)文書的處理

　　第八條文書按機(jī)密程度可分為以下幾類：

　　1.絕密。指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書。

　　2.秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關(guān)人員透露的文書。