從長遠(yuǎn)準(zhǔn)備看，主要是鍛煉三種基本功：分析認(rèn)識問題的基本功，調(diào)查研究的基本功，文字表達(dá)的基本功。當(dāng)然這些基本功的掌握，都不是一朝一夕能完成的，必須善于學(xué)習(xí)，肯于鉆研，勤于寫作，由小到大，由生到熟，日積月累而成的。

　　(1)掌握上情

　　要準(zhǔn)確地掌握黨的路線、方針、政策，善于從中央、市委和區(qū)委的一系列重要會議、重要文件中把握各時期、各階段組織工作的重點，做到上情了然于胸，從而確保文字材料的政治性。

　　“上情”來自學(xué)習(xí)。我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)文件和報刊，深刻領(lǐng)會中央、市委和區(qū)委的指示精神。只有深刻領(lǐng)會中央和上級黨委指示精神，才能在機關(guān)應(yīng)用文里正確體現(xiàn)中央和上級黨委指示精神，才能保證指示精神的貫徹和落實。

　　(2)熟悉下情

　　要熟悉基層黨組織的基本情況，熟悉基層黨員、干部、群眾的基本需求，不斷總結(jié)基層經(jīng)驗，發(fā)掘工作特色，查找存在問題，研究有效對策，從而提高文字材料的針對性。

　　“下情”來自實踐。要深入實際，深入到黨員、干部、群眾中，開展調(diào)查研究，獲得第一手資料，找準(zhǔn)“上情”與“下情”的結(jié)合點。要從鮮活的事實中抽象出工作的規(guī)律，防止閉門造車、照抄照搬，克服言之無物、空話連篇，使我們所寫的機關(guān)應(yīng)用文更具生命力。

　　(3)感悟風(fēng)格

　　在機關(guān)應(yīng)用文寫作，特別是撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話時，要明確領(lǐng)導(dǎo)的語言風(fēng)格，從而使文字材料更加符合要求。

　　“風(fēng)格”需要洞察?！罢Z言風(fēng)格”就是要根據(jù)工作需要、根據(jù)不同場合、根據(jù)不同受眾，確定機關(guān)應(yīng)用文的行文語言和格調(diào)。語言風(fēng)格需要在平時觀察和體會。特別是撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話，還要考慮到領(lǐng)導(dǎo)同志自身的風(fēng)格，如果不了解領(lǐng)導(dǎo)的語言風(fēng)格，講話稿寫的再好，與領(lǐng)導(dǎo)行不成共同語言，領(lǐng)導(dǎo)也不會欣賞。這就要求作者經(jīng)常參加會議，感受氣氛，通過多種途徑掌握領(lǐng)導(dǎo)的語言風(fēng)格。