文檔處理是文檔管理中的重中之重，因?yàn)槲覀儑@文檔建立的一切標(biāo)準(zhǔn)、要求最終是為了方便使用。在項(xiàng)目文檔使用中，我們最常遇到問題是如何查找文件、如何快速預(yù)覽和修改文件、如何管理不同版本的文件。

　　搜索已經(jīng)是我們查找信息不可或缺的手段。相比于按照結(jié)構(gòu)樹一層一層的去尋找，根據(jù)文檔的內(nèi)容、屬性等標(biāo)簽去搜索文件無疑會事半功倍。強(qiáng)大的搜索應(yīng)該覆蓋文件的方方面面，不論是文件的名稱、內(nèi)容、修改時(shí)間，還是修改人、分類和自定義屬性，越詳細(xì)的搜索條件，就能越快速的定位所需文件。這時(shí)候，我們前面的文件分類和標(biāo)簽就起到相當(dāng)大的作用了。

　　在這個(gè)移動辦公越來越普遍的時(shí)代，許多工作不再受時(shí)間和地點(diǎn)的限制。相匹配的，我們也應(yīng)該能夠隨時(shí)隨地的查看文件。不論是網(wǎng)頁、平板還是手機(jī)，不論是word、excel還是pdf，只要有網(wǎng)絡(luò)，各種文件的預(yù)覽需求都應(yīng)該統(tǒng)統(tǒng)被滿足。最后，是要管理好文檔的不同版本。在一個(gè)項(xiàng)目中，文檔在使用過程中發(fā)生變更是很常見的現(xiàn)象。對于發(fā)生變更的文檔，最好的方法就是版本管理。

　　首先，要有詳細(xì)的文檔變更日志，知道何人何時(shí)修改了文檔，通過版本比較，能快速的找到不同點(diǎn);其次，文檔的最終版要能夠方便人使用，如果出現(xiàn)只能看變更歷史才知道最終版本的話將大大提高使用成本。對于舊版本，同樣應(yīng)該記錄保留。不論是版本查閱還是版本回溯，完善的版本管理會將每一個(gè)文件版本的價(jià)值最大化。

　　文檔分發(fā)與消息發(fā)布的要求類似，一方面既要保證傳遞文件的準(zhǔn)確性，一方面也要保證消息的及時(shí)性。使用QQ、郵箱來傳遞文件，不僅速度慢，而且容易造成文件的丟失和損壞。因此，文件分發(fā)必須要保證統(tǒng)一、安全、快速。通過文件分享或發(fā)布取代傳統(tǒng)的附件形式，既能夠在同一平臺上實(shí)現(xiàn)文件的快速流轉(zhuǎn)，又能夠滿足不同人員的不同權(quán)限要求。

　　當(dāng)文檔經(jīng)歷創(chuàng)建、修改、審批等種種過程之后，最終被批準(zhǔn)定稿。一個(gè)已經(jīng)定稿的標(biāo)準(zhǔn)化文件，是不允許隨意變更或移動的。那么，如何確保文檔內(nèi)容的準(zhǔn)確性與完整性呢?一方面，通過完善的權(quán)限管理來約束相關(guān)人員的操作，另一方面通過文件的狀態(tài)標(biāo)記為文檔設(shè)置一定的操作限制，從而達(dá)到項(xiàng)目文檔的管理需求。