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     會務性工作

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    1.會議的籌備。舉行任何會議，皆須先行確定其主題（包括會議名稱）。這是會前有關領導集體已經(jīng)確定了的。負責籌備會議的工作人員，則應圍繞會議主題，將領導議定的會議的規(guī)模、時間、議程等組織落實。通常要組成專門班子，明確分工，責任到人。

    2.通知的擬發(fā)。按常規(guī)，舉行正式會議均應提前向與會者下發(fā)會議通知。它是指由會議的主辦單位發(fā)給所有與會單位或全體與會者的書面文件，同時還包括向有關單位或嘉賓發(fā)的邀請函件。在這方面主要應做好兩件事。

    其一，擬好通知。會議通知一般應由標題、主題、會期、出席對象、報到時間、報到地點以及與會要求等七項要點組成。擬寫通知時，應保證其完整而規(guī)范。

    其二，及時送達。下發(fā)會議通知，應設法保證其及時送達，不得耽擱延誤。

    3.文件的起草。會議上所用的各種文件材料，一般應在會前準備妥當。需要認真準備的會議文件，主要有會議的議程、開幕詞、閉幕詞、主題報告、大會決議、典型材料、背景介紹等。有的文件應在與會者報到時就要下發(fā)。

    4.常規(guī)性準備。負責會務工作時，往往有必要對一些會議所涉及的具體細節(jié)問題，做好充分的準備工作。

    其一，做好會場的布置。對于會議舉行的場地要有所選擇，對于會場的桌椅要根據(jù)需要作好安排，對于開會時所需的各種音響、照明、投影、攝像、攝影、錄音、空調、通風設備和多媒體設備等，應提前進行調試檢查。

    其二，根據(jù)會議的規(guī)定，與外界搞好溝通。比如向有關新聞部門、公安保衛(wèi)部門進行通報。

    其三，會議用品的采辦。有時，一些會議用品，如紙張、本冊、筆具、文件夾、姓名卡、座位簽以及飲料、聲像用具，還需要補充、采購。

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    1.例行服務。會議舉行期間，一般應安排專人在會場內(nèi)外負責迎送、引導、陪同與會人員。對與會的貴賓以及老、弱、病、殘、孕者，少數(shù)民族人士、宗教界人士、港澳臺同胞、海外華人和外國人，往往還須進行重點照顧。對于與會者的正當要求，應有求必應。

    2.會議簽到。為掌握到會人數(shù)，嚴肅會議紀律，凡大型會議或重要會議，通常要求與會者在入場時簽名報到。會議簽到的通行方式有三：一是簽名報到，二是交券報到，三是刷卡報到。負責此項工作的人員，應及時向會議的負責人進行通報。

    3.餐飲安排。舉行較長時間的會議，一般會為與會者安排會間的工作餐。與此同時，還應為與會者提供衛(wèi)生可口的飲料。會上所提供的飲料，最好便于與會者自助飲用，不提倡為其頻頻斟茶續(xù)水。那樣做往往既不衛(wèi)生、安全，又有可能妨礙對方。如果必要，還應為外來的與會者在住宿、交通方面提供力所能及、符合規(guī)定的方便條件。

    4.現(xiàn)場記錄。凡重要的會議，均應進行現(xiàn)場記錄，其具體方式有筆記、打印、錄入、錄音、錄像等?？蓡斡媚骋环N，也可交叉使用。

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