對于業(yè)務(wù)范圍遍及全國、各地區(qū)或者全世界的大多數(shù)企業(yè)而言，商務(wù)差旅對其發(fā)展是至關(guān)重要的。在世界不同地區(qū)，面對面交流與溝通是經(jīng)常需要的，而商務(wù)差旅使這樣的交流得以實現(xiàn)，從而讓企業(yè)獲得更多業(yè)務(wù)機會，建立起重要的合作關(guān)系，并保障新業(yè)務(wù)順利開展。

　　因此，企業(yè)應(yīng)把商務(wù)差旅像管理企業(yè)其他可控制的花費一樣進行管理。當(dāng)差旅和有關(guān)招待活動已被納入計劃并已進行預(yù)算，采取戰(zhàn)略性管理的效果將能夠達到事半功倍的效果，并且還能節(jié)約成本。

　　實現(xiàn)有效的差旅管理，需要一家專業(yè)的差旅管理公司協(xié)助管理，因為他們了解你與眾不同的差旅模式和需求。與一家專業(yè)的差旅管理公司密切合作，并在差旅管理中遵循以下四要素，你就可能贏得更多時間，節(jié)省大量成本。

　　進一步完善企業(yè)差旅體系，如“需求管理”

　　最大化減少空中旅行成本

　　盡可能獲得酒店預(yù)訂的最優(yōu)價格

　　保障商務(wù)旅行者的人身安全

　　1、 進一步完善企業(yè)差旅體系

　　企業(yè)差旅的整體效率很大程度上是由企業(yè)文化決定的。員工們關(guān)注的是他們何時、何地乘坐航班，選擇的是哪家航空公司，將會入住哪家酒店。以上種種因素都將最終影響到整個差旅行程的成本效率。在商務(wù)旅行中，通過倡導(dǎo)健康的企業(yè)文化，采取始終如一的、集中的管理方法是非常重要的，能減少很多不必要的開支。

　　通過與你的差旅管理公司查詢最低和最適合的票價，也稱做當(dāng)天最佳票價。

　　“需求管理”是一種整體分析方法，它不僅關(guān)注企業(yè)文化，也會從旅行的必要性、頻率和價格等各方面進行考慮。運用“需求管理”的方法，可以通過以下方式進一步提高差旅管理水平。

　　對公司員工通常情況下的商務(wù)差旅作出評估，與專業(yè)的差旅管理公司合作，找出可以減少開支的項目。

　　對于你最為關(guān)注的因素進行考慮，為你的員工提供高效、靈活、安全的商務(wù)差旅，或者尋求最低花費的差旅方式。

　　制訂一個集中的差旅政策，讓每個人都有章可循，并且通過更強的談判和購買能力，以得到最具競爭力的價格

　　確保你的員工能夠遵照該政策。

　　通過一家專業(yè)的差旅管理公司進行所有的預(yù)訂工作，有助于差旅政策的遵循和長期的費用節(jié)省。

      2、 最大化減少空中旅行成本

　　企業(yè)的差旅費用主要用來自航空旅行。你可以通過一系列策略對公司空中旅行的成本效率進行優(yōu)化，具體包括：

　　每當(dāng)公司預(yù)訂機票的時候，通過你的差旅管理公司查詢最低和最適合的票價，也被稱做當(dāng)天最佳票價。

　　盡可能早去預(yù)訂機票。

　　把分析出行情況作為差旅政策的一個部分，看是否能預(yù)訂性價比更高的行程(比如，國內(nèi)旅行選擇經(jīng)濟艙、適當(dāng)時候給予獎勵、以普通艙代替頭等艙等措施。)

　　對于短距離飛行，可以考慮選擇更低價格的機型。

　　你的員工中可能會有人不按照這樣的規(guī)章去進行各項預(yù)訂，這也需要事先考慮到，并制定相關(guān)防范措施。

　　3、 盡可能獲得酒店預(yù)訂的最優(yōu)價格

　　除了空中旅行，在企業(yè)差旅費用預(yù)算中，占據(jù)較大比例的就是住宿酒店的開

　　支了。你的商務(wù)差旅管理顧問能夠協(xié)助你優(yōu)化現(xiàn)有的酒店預(yù)訂方案，從而節(jié)省更多成本。例如：

　　預(yù)算房間數(shù)量作為談判價格的有力籌碼。

　　對員工將要去的目的地進行考察，綜合考慮各項因素，在同樣便利的情況下，看是否有更高性價比的選擇，最后再作出決定。

　　就住宿的費用總額與對方進行商談，包括根據(jù)公司要求提供的增值服務(wù)(比如，長途電話、食物和飲料以及洗衣服務(wù)等等)，在總體增加的旅行開支中節(jié)省這部分費用。

　　根據(jù)費用控制是否異常，來監(jiān)測公司酒店預(yù)訂方案執(zhí)行情況。

　　搜集與上年同期相比較的一些數(shù)據(jù)，包括城市平均消費水平統(tǒng)計報告。

　　以公司與酒店協(xié)議價格為基準，在市場中尋找與之規(guī)模相當(dāng)?shù)募右员容^，確保在目前市場條件下，你的價格是非常具有競爭力的。

　　如果發(fā)現(xiàn)公司與協(xié)議酒店簽定的價格并不具有競爭力，可提出雙方再行商議。

　　基于對酒店的深入了解和豐富的行業(yè)經(jīng)驗，提出專業(yè)性的建議。

　　編寫易于使用的酒店名錄，并對公司酒店預(yù)訂方案加以標注。

　　確定公司與酒店的協(xié)議價格已輸入到酒店方的預(yù)留系統(tǒng)中，并確保在線預(yù)訂同樣精確，并且可行。
　在可能的情況下，將公司所有酒店預(yù)訂方案交予你的專業(yè)差旅管理顧問，讓其代為談判，爭取最低價格。

　　4、 保障商務(wù)旅行者的人身安全

　　風(fēng)險管理計劃是保障旅行者安全的重要部分。你的差旅顧問能夠協(xié)助你關(guān)注那些正在旅行中或計劃出行的員工。

　　至少要采納以下幾個步驟：

　　確保最主要的差旅政策是適用的，并已將旅行者的情況提供給你的商旅顧問。

　　行程中所有的預(yù)訂工作通過一家專業(yè)的差旅顧問公司來完成，并確保全公司都將遵循差旅政策，這樣，一旦遇到緊急突發(fā)情況，旅行者能迅速被妥善安置。

　　為你的旅行者辦理全程保險。

　　在你的旅行者啟程以前，對他們健康方面的注意事項提出建議，例如接種疫苗，服用一些預(yù)防性藥物等。

　　每次商務(wù)旅行之前，對潛在危險作出判斷。

　　出發(fā)前，確保所有的簽證、護照以及外幣兌換手續(xù)準備妥當(dāng)。