劉映汝提醒大家，每份文件可能有不同版本，建議每次更新都能注明日期，這樣就能快速找到最新版本的文件，如果要追溯之前的內(nèi)容或是否修訂有誤，也可輕易找到。 　　除了用產(chǎn)品別分，連國(guó)梁也廣納同事意見，建議可以依經(jīng)常接觸的部門業(yè)務(wù)來(lái)分，例如業(yè)務(wù)部、行銷部、財(cái)務(wù)部等；或是依文件功能，如合約類、工作報(bào)告類、廠商資料類等。重點(diǎn)就是要了解自己的工作對(duì)象與需求來(lái)分類，分類后，最好能利用有索引內(nèi)頁(yè)的文件分類套來(lái)收納，更便利找尋。 　　除了紙張文件外，期刊的收藏也占據(jù)了很大的空間。經(jīng)常閱讀期刊的劉映汝曾經(jīng)把所有的期刊堆棧成一座小山，不僅不利調(diào)閱、占空間，有時(shí)同事借走后一去不回，也不容易察覺。 　　現(xiàn)在劉映汝也將期刊有秩序的歸檔首先先分成周刊、月刊，周刊下又分成：《商業(yè)周刊》、《數(shù)字周刊》等，月刊又分成《CHEERS雜志》、《天下雜志》等，每一種刊物按期別順序排好，種類之間再以小隔板或桌上型小書架隔開，這樣調(diào)閱資料非常便利，同事要借閱也方便，也較不容易遺失。 　　至于分類到底要分到多細(xì)呢？千萬(wàn)不要分上癮啰，復(fù)雜的分類系統(tǒng)反而可能造成尋找不利。茱莉‧摩根斯坦在《收納其實(shí)很容易》就提醒大家，100個(gè)檔案中，每個(gè)只裝2份的文件，不如分類成20個(gè)檔案，每個(gè)有10份文件來(lái)得方便。過(guò)于復(fù)雜的分類，在一段時(shí)間后你自己可能忘記分類的邏輯，以致于找不到文件而倍感挫折，導(dǎo)致你又不想好好歸納文件，這樣就錯(cuò)失了分類歸納的益處了。 　　Step 3：收納就定位 　　整理出適合自己的分類系統(tǒng)后，記得要做好卷標(biāo)，然后進(jìn)行收納就定位。卷標(biāo)的制作除了一般的卷標(biāo)紙外，還可以選擇彩色卷標(biāo)紙，這樣更能有助大項(xiàng)分類及尋找。 　　除了卷標(biāo)的制作，還可以利用有趣的方式來(lái)標(biāo)明。蕭春玉提出國(guó)外的例子，以裁縫師來(lái)說(shuō)，會(huì)用到許多的針線工具、剪刀與色筆等，他們就會(huì)把每一種對(duì)象貼在抽屜外代替卷標(biāo)，這樣不僅一目了然，更能突顯收納的樂(lè)趣與工作的特色?；蚴悄阋部梢杂门牧⒌脤⑽锲放臄z下來(lái)，貼在置物箱的外面，也有異曲同工之妙。 　　收納的工具有很多種，可視需求來(lái)添購(gòu)。如果是往返公文，可以利用雙層的文件匣來(lái)區(qū)分in跟out，也就是待處理或已處理。通常這類活頁(yè)夾的設(shè)計(jì)都可以堆?；虿鸪?，消費(fèi)者可自由運(yùn)用。 　　而成類的文件，則可以運(yùn)用活頁(yè)資料夾、L型透明夾、雜志盒等來(lái)收納，或是利用吊掛式活頁(yè)夾放置在袖柜的最下層，如果有直立式公文柜或理想柜，也很適合擺放已整理過(guò)的吊掛式文件或是雜志盒等。