Step 1：計(jì)算空間，創(chuàng)造空間 　　要將所有文件物品做適當(dāng)?shù)囊?guī)劃前，先要了解自己能使用的私人辦公空間有多大以及有什么設(shè)備。連國(guó)梁指出，一般來說，個(gè)人辦公桌或辦公空間會(huì)依職位階層的高低來分，以一般的上班族而言，基本配備是一張平均130（寬）×70（深）公分的桌子，桌子中央會(huì)有一個(gè)薄抽屜（日本稱為中央引出），另外再配一個(gè)活動(dòng)袖柜（也就是所謂的桌邊柜），財(cái)務(wù)或行政部門會(huì)搭配直立式公文柜儲(chǔ)存大量資料文件。另外搭配各式會(huì)談桌，還可創(chuàng)造討論空間。 　　以功能而言，大致又可分為計(jì)算機(jī)作業(yè)區(qū)、文書處理區(qū)及收納儲(chǔ)藏區(qū)。 　　計(jì)算機(jī)區(qū)包括有PC的屏幕、鼠標(biāo)、鍵盤以及主機(jī)，另外還搭配有喇叭。目前有些辦公桌會(huì)將中央薄抽屜改成鍵盤架，如果把主機(jī)放在地上，就可以再爭(zhēng)取一些桌面空間。如果是筆記型計(jì)算機(jī)當(dāng)然比較省空間。 　　文書處理區(qū)域的大小通常是扣除掉計(jì)算機(jī)區(qū)及書籍、文件物品后所剩不幾的空間，如果你的桌面被一堆凌亂的文件、紙張或私人物品淹沒，那你可能無法看見桌面甚至沒有地方可以書寫。 　　對(duì)于空間的運(yùn)用，宜家家居（IKEA）市場(chǎng)行銷企畫蕭春玉點(diǎn)明東方與西方的不同，「西方人計(jì)算空間會(huì)看長(zhǎng)、寬、高，東方人比較習(xí)慣只看平面長(zhǎng)、寬，其實(shí)地狹人稠的臺(tái)灣更需要向上爭(zhēng)取空間?！估缋幂^高的屏風(fēng)隔板搭配吊柜、掛墻層板等往上延伸等方式，創(chuàng)造收納空間。 　　生活工場(chǎng)企畫部王芳群創(chuàng)造辦公空間也有一套，他利用小型雙層儲(chǔ)物柜，將抽屜取出分別運(yùn)用，原本柜子的雙層結(jié)構(gòu)及兩個(gè)抽屜就變成4個(gè)儲(chǔ)藏空間，多了一倍置物空間。 　　Step 2：分類歸納 　　在公司分配有限的空間下，運(yùn)用一些巧思增加自己的工作空間后，還得要把文件物品歸納得宜，才能算是成功又能真正得心應(yīng)手。 　　計(jì)算機(jī)進(jìn)入辦公室后，大家原本預(yù)估紙張的使用會(huì)減少，但事實(shí)卻相反。連國(guó)梁曾看過一篇國(guó)外報(bào)導(dǎo)指出，「如果說過去的紙張使用量是1，目前用量卻是1.3，」可見計(jì)算機(jī)化時(shí)代并未能真正減少紙張的使用。 　　「分類歸納文件建檔的工作太重要了，」對(duì)于行銷業(yè)務(wù)繁多的劉映汝深切體認(rèn)。她表示，目前的文件紙張幾乎就是A4大小了，把要用而未分類的文件通通整齊地堆棧在一起，放在固定的位置，千萬不要散成紙海，這樣你要找某一份文件你就知道一定在這一堆了，等看過后再依自己的分類方式歸納好。 　　初步救急的方式只適用于少量文件，大量的文件還是得靠符合自己工作需求的分類方式來歸納。以劉映汝的工作來看，她負(fù)責(zé)公司所有產(chǎn)品的行銷事務(wù)，所以她會(huì)給每個(gè)產(chǎn)品一個(gè)大的資料夾，每個(gè)資料夾中又分成公關(guān)、活動(dòng)、記者會(huì)、展覽等，分別用L型透明夾收好，做好卷標(biāo)，再匯整收到產(chǎn)品資料夾中，這樣就能一目了然。