約會(huì)看上去是比較簡(jiǎn)單的一項(xiàng)工作，可是要想把約會(huì)工作做好，這里面還是有很多技巧和注意事項(xiàng)的，下面列出的這些將幫助秘書(shū)把這項(xiàng)工作做得更出色。 　　★具體措施 　　☆一天中的某一段時(shí)間，上司很可能希望留下作處理日常事務(wù)用，應(yīng)該在心中記住這一點(diǎn)； 　　☆在兩個(gè)外出約會(huì)之間，要留有充足的路上所需的時(shí)間； 　　☆會(huì)議所用的時(shí)間很可能會(huì)超過(guò)預(yù)計(jì)的時(shí)間，鑒于這種情況，需要時(shí)，應(yīng)該向要求來(lái)拜會(huì)的客人說(shuō)明這種困難；如果是非常重要人物來(lái)訪，上司為了赴約可能中途退出會(huì)議； 　　☆一般說(shuō)來(lái)，約會(huì)是通過(guò)電話聯(lián)系的，在打電話的同一天，應(yīng)該寫(xiě)廣封信證實(shí)電話聯(lián)系內(nèi)容，該信件須留一份副本，作為該談話的永久性存檔，事情辦理情況應(yīng)以便條形式寫(xiě)給上司留存?zhèn)洳椋? 　　☆如果來(lái)電話者要求安排約見(jiàn)，而日期、時(shí)間都已談妥，則應(yīng)記下來(lái)電話者的姓名、地址和電話號(hào)碼，以備將來(lái)因故改變?nèi)掌诨驎r(shí)間，需要與來(lái)電者聯(lián)系時(shí)使用； 　　☆給飯店寫(xiě)信，應(yīng)寫(xiě)給“經(jīng)理”。飯店的地址和有關(guān)情況應(yīng)注意查考參考書(shū)； 　　☆當(dāng)聯(lián)系社交活動(dòng)時(shí)，因?yàn)樯缃换顒?dòng)包括上司的夫人參加，所以無(wú)論該活動(dòng)是白天還是晚上舉行，都要先問(wèn)清每項(xiàng)活動(dòng)上司夫人是否方便參加，然后再代表她接受邀請(qǐng)； 　　☆如果上司夫人是個(gè)商人或者職業(yè)女性，有時(shí)她會(huì)要求丈夫出席與她的活動(dòng)圈子有關(guān)的各種社交活動(dòng)。因而，在聯(lián)系上司自己的社交活動(dòng)時(shí)，要經(jīng)常注意與上司的夫人合作，這種合作需要做到何種程度，取決于上司對(duì)他的夫人和他夫人的社交活動(dòng)的個(gè)人選擇； 　　☆如果上司外出，不要在他回來(lái)的當(dāng)天安排約會(huì)； 　　☆如果秘書(shū)為上司安排一個(gè)外面的約會(huì)，在他離開(kāi)辦公室之前，打電話再確定一下； 　　☆在星期一早晨、星期五下午以及假日前后的那些日子里，少安排約會(huì)； 　　☆注意千萬(wàn)不要在周末或假日安排約會(huì)，要記住對(duì)方的假日可能和自己的公司不同； 　　☆安排約會(huì)時(shí)，一定要解釋?zhuān)杭s會(huì)的內(nèi)容是得到上司同意的； 　　☆對(duì)約會(huì)的時(shí)間提出建議時(shí)，不要隨便提那些不確定的時(shí)間，如：“你喜歡什么時(shí)候和尼古拉先生見(jiàn)面?” 　　☆如果知道約會(huì)可能推遲，要解釋并打電話給有關(guān)的人，再確定一下以后的日期和時(shí)間； 　　☆如果為你的同事安排約會(huì)，給他一張?zhí)崾緱l，寫(xiě)上日期、時(shí)間及辦公室的房間號(hào)； ☆記下已有約會(huì)的人的電話號(hào)碼，以便萬(wàn)一約會(huì)取消或變更可以另行通知。