方案的制定和落實(shí)并非能夠十全十美， 當(dāng)我們在頭腦中迅速整合方案時(shí)，我們有可能會(huì)忽略了一些重要的細(xì)節(jié)。因此，為了提高準(zhǔn)確性和有效性，我們還應(yīng)該在方案確定后，專業(yè)性地運(yùn)用問題樹模型來考量我們的方案，其做法是將所有涉及到的方面和有可能出現(xiàn)的問題以及需要切實(shí)落實(shí)的事項(xiàng)，全部細(xì)分到無法再分的程度，然后按其性質(zhì)，歸類羅列在問題樹上，每根樹枝代表一個(gè)種類或方面，每片葉子代表一個(gè)具體的問題。問題樹的建立能夠幫助我們準(zhǔn)確地界定全部的細(xì)節(jié)和責(zé)任者，從而引起我們足夠的關(guān)注，這些細(xì)節(jié)包括： 　　 　　?有多少人參加宴請?男女比例如何?誰決定? 　　?場地是否已落實(shí)?使用時(shí)間是否明確?誰負(fù)責(zé)? 　　?場地布置有否特殊要求?是否需要懸掛會(huì)標(biāo)或裝飾?如需要，誰負(fù)責(zé)落實(shí)?有些什么要求?費(fèi)用由誰支付?什么時(shí)間必須布置完畢?誰檢查確認(rèn)? 　　?是否在所有餐桌上放置席位卡或裝飾品?如果有此必要，誰提供?誰負(fù)責(zé)? 　　?宴請的標(biāo)準(zhǔn)由誰制定?費(fèi)用由誰承擔(dān)?怎樣支付?誰負(fù)責(zé)結(jié)賬? 　　?菜譜由誰選擇并確認(rèn)?是否物有所值?是否合手對(duì)方的飲食習(xí)慣和口味?是否有什么忌諱?誰負(fù)責(zé)? 　　?酒水飲料是否落實(shí)?誰負(fù)責(zé)?是否有人需要特殊飲食和飲料甚至特別關(guān)照?誰負(fù)責(zé)? 　　?招待員是否全部安排落實(shí)?由誰安排?由誰負(fù)責(zé)管理? 　　?需要播放一些與氣氛相合的音樂嗎?誰負(fù)責(zé)? 　　?是否需要一個(gè)主桌?怎么安排?其他坐席安排和席位卡是否需要?如需要由誰負(fù)責(zé)? 　　?是否安放簽到桌和簽到本，誰負(fù)責(zé)? 　　?由誰負(fù)責(zé)門口的接待工作?要求如何?程序如何? 　　?上司是否有特別的提示和要求，如發(fā)言稿? 　　?是否設(shè)衣物寄存處?寄存處與洗手間是否有專人負(fù)責(zé)? 　　?來賓的司機(jī)如何安排?由誰負(fù)責(zé)?車輛停放何處?司機(jī)接待標(biāo)準(zhǔn)多少? 　　?宴請過程中如發(fā)生意外由誰負(fù)責(zé)解決?譬如停電，譬如客人酒醉嘔吐，譬如菜肴或飲料打翻在地等等， 由誰予以處理? 　　?誰負(fù)責(zé)餐桌擺設(shè)及準(zhǔn)備一切必要物品? 　　?重要客人分別由誰接待與陪同? 　　?宴請結(jié)束后由誰負(fù)責(zé)清場? 　　問題樹模型比較形象，凡已落實(shí)的細(xì)節(jié)均可用色彩將結(jié)果標(biāo)注在旁邊，使其一目了然，清清楚楚。 　　當(dāng)然，這些細(xì)節(jié)也可用清單形式寫出來，第一欄包括每一個(gè)項(xiàng)目或任務(wù)，第二欄包括確認(rèn)或完成任務(wù)的情況，第三欄是有關(guān)的備注或提示，第四欄標(biāo)明負(fù)責(zé)者，第五欄寫上應(yīng)繼續(xù)完成的工作。 　　無論是問題樹還是清單，其作用都是讓我們心中有數(shù)，妥善安排。我們必須設(shè)想并預(yù)見到所有潛在的或可能的問題，在問題發(fā)生之前就準(zhǔn)備好有效的解決方法，我們的責(zé)任就是確保宴請圓滿進(jìn)行。 　　這種準(zhǔn)備方式同樣適用于其他的活動(dòng)安排。 　　當(dāng)上述這些細(xì)節(jié)都得到妥善處理時(shí)，我們還應(yīng)給以有效地確認(rèn)，也就是說，在宴請前二天，通過電話或工作例會(huì)，解一切是否按計(jì)劃執(zhí)行，檢查落實(shí)情況，對(duì)臨時(shí)發(fā)生的變化立即給以調(diào)整與完善。