第一條 為了加強(qiáng)對地名檔案的管理，確保地名檔案的完整與安全，促進(jìn)地名檔案管理科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，發(fā)揮地名檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《地名管理?xiàng)l例》及其實(shí)施細(xì)則，制定本辦法。 　　 　　第二條 地名檔案是指在地名管理工作中形成的具有保存價(jià)值的記載各個(gè)地理實(shí)體的標(biāo)準(zhǔn)名稱及其它相關(guān)信息的文字、圖表、聲像等材料。 　　 　　第三條 地名檔案是地名管理的專業(yè)檔案，是國家檔案的重要組成部分，是進(jìn)行地名管理、推行地名標(biāo)準(zhǔn)化、開展地名研究的基礎(chǔ)。 　　 　　第四條 全國地名檔案工作在國家檔案行政管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、監(jiān)督和指導(dǎo)下，由民政部統(tǒng)一指導(dǎo)，各級地名主管部門分級管理。在檔案業(yè)務(wù)上接受上級地名主管部門和同級檔案行政管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督。 　　 　　第五條 地名檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)： 　　 　　(一)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，制定地名檔案工作的規(guī)章制度，并組織實(shí)施； 　　 　　(二)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)地名檔案及相關(guān)的專業(yè)資料； 　　 　　(三)指導(dǎo)和監(jiān)督下級地名檔案工作，開展地名檔案理論研究，經(jīng)驗(yàn)交流和業(yè)務(wù)培訓(xùn)； 　　 　　(四)開發(fā)利用地名檔案信息資源，編輯地名資料，為地名工作及有關(guān)方面提供服務(wù)； 　　 　　(五)嚴(yán)格保守國家秘密，維護(hù)地名檔案的完整與安全。 　　 　　第六條 地名材料由形成部門負(fù)責(zé)整理，并移交地名檔案管理機(jī)構(gòu)或檔案工作人員集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。 　　 　　第七條 地名材料的歸檔范圍 　　 　　(一)地名調(diào)查(包括普查、補(bǔ)查和資料更新)的原始記錄、補(bǔ)充調(diào)查記錄和收集的考證材料等； 　　 　　(二)地名照片(含底片)等聲像材料； 　　 　　(三)地名普查成果表、地名卡片、地名文字概況、地名補(bǔ)查和資料更新成果表及地名圖的原始稿、審定稿、正本(成圖)； 　　 　　(四)《地名錄》、《地名志》、《地名詞典》及各種資料匯編的原始稿、審定稿、出版本和計(jì)算機(jī)軟盤； 　　 　　(五)本單位編印的地名刊物的審定稿和出版本； 　　 　　(六)地名譯寫書刊的原始稿、審定稿和出版本； 　　 　　(七)各種地名圖的審定圖和成圖。 　　 　　第八條 地名材料的歸檔要求 　　 　　(一)地名材料應(yīng)于每項(xiàng)工作告一段落或結(jié)束時(shí)整理歸檔； 　　 　　(二)地名材料以縣(市)、市轄區(qū)為整理單位，按照一名一卷的原則整理，并結(jié)合行政區(qū)劃和地名類別排列； 　　 　　(三)地名文字概況與地名表應(yīng)裝訂成冊，地名卡片應(yīng)裝入卡片柜或卡片箱、盒，地名圖應(yīng)采用圖筒或?qū)Ｓ霉竦确椒ㄍ咨票９埽?　　 　　(四)地名照片、音像帶按照《照片檔案管理規(guī)范》、 　　 　　《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》的要求管理； 　　 　　(五)編譯出版材料按照《出版社書稿檔案管理辦法》的要求整理歸檔； 　　 　　(六)地名檔案永久保管； 　　 　　(七)地名普查成果、地名補(bǔ)查和資料更新成果應(yīng)按《全國地名普查若干規(guī)定(試行)》和《全國地名補(bǔ)查和資料更新工作方案》的有關(guān)規(guī)定逐級上報(bào)。 　　 　　第九條 地名檔案在地名檔案管理機(jī)構(gòu)保存一定年限后，按國家有關(guān)規(guī)定移交同級國家綜合檔案館。 　　 　　第十條 過境地區(qū)標(biāo)有準(zhǔn)確經(jīng)緯度的地名檔案應(yīng)定為秘密級，尚未公開的地名錄、地名志和地名資料匯編等應(yīng)定為內(nèi)部使用。 　　 　　第十一條 涉密的地名檔案主要供地名工作部門利用；查閱非涉秘檔案，需出具單位介紹信或個(gè)人有效證件。 　　 　　第十二條 各級地名檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立地名檔案的查(借)閱制度；根據(jù)檔案的密級，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)；編制各種檢索工具，積極開展檔案的編研工作，分析研究檔案的利用效果，總結(jié)推廣檔案利用的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。 　　 　　第十三條 地名檔案庫房要配備必要的設(shè)施和設(shè)備，并有防盜、防火、防光、防蟲和防潮等設(shè)施。各級地名主管部門應(yīng)為地名檔案管理創(chuàng)造必要的條件，積極采用先進(jìn)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)地名檔案管理的現(xiàn)代化。 　　 　　第十四條 本辦法由民政部、國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。 　　 　　第十五條 本辦法自頒布之日起實(shí)施。1983年5月5日頒發(fā)的《全國地名檔案管理暫行辦法》同時(shí)廢止。