公文一般由文頭、正文、文尾三部分組成。
1.國家行政機關正式公文的文頭一般由文件名稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人、緊急程度、秘密等級等組成。占文件首頁的三分之一到五分之二,用橫隔線與正文分開。

①文件名稱由發(fā)文機關全稱或規(guī)范簡稱加上"文件"二字組成(函只署發(fā)文機關名稱),置于首頁的上端,用莊重、醒目的字體套紅印刷。兩個以上機關聯(lián)合行文,牽頭主辦機關排列在前,也可只用主辦機關的名稱。黨委和政府聯(lián)合行文,黨委排列在前。
②發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、標于括號內(nèi)的年份、順序號組成,位于文件名稱之下、橫隔線之上正中位置(函的發(fā)文字號標注在標題的右上方)。兩個以上機關聯(lián)合行文,只標明主辦機關的發(fā)文字號。
③上報的文件,應當在發(fā)文字號的同一行右端標明簽發(fā)人姓名。
④秘密等級、緊急程度,應視文件內(nèi)容需要從上至下依次標注在文件名稱的左上角。秘密等級分為"秘密"、"機密"、"絕密"三種;緊急程度分為"急件"、"特急件"。機密、絕密文件應標注份號。
⑤政府令的文頭由套紅印刷的"政府令"和編號組成。政府令的編號為"第 號"。

2.公文的正文部分一般包括標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關等。
①標題。
　　公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容,一般由發(fā)文機關名稱、內(nèi)容提要和文種三部分組成。公文標題的作用:一是揭示內(nèi)容,點明主題,使人一目了然;二是給公文定名,標題就是該公文的名稱,便于收文機關登記管理,便于查找詢問。公文標題位于橫隔線之下居中位置。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不加標點符號,不能以引用文件字號代替內(nèi)容提要。
②主送機關。
　　指收受、辦理文件的單位。俗稱"抬頭"。除"公告"、"布告"、"通告"以外,正式公文一般都應標明主送機關。主送機關名稱位置一般在標題之下,正文之上左端頂格位置書寫。"決定"、"命令(令)"、"會議紀要"等文種,主送機關可置于文尾主題詞之下,發(fā)送欄內(nèi)抄送機關的上方,標為"主送: "或"分送: "。向上級機關的請示,只寫一個主送機關,如需同時送其它機關,用抄送形式。
③正文。
　　即公文的具體內(nèi)容,是公文的核心部分。需要使用序數(shù)符號標明層次時,一般排列順
序是:第一層用"一",第二層用"(一)",第三層用:1.,第四層用"(1)"。行政規(guī)章視需要按章、節(jié)、條、款、項標明層次。正文的位置在主送機關以下。較長的公文一般由開頭、主體、結(jié)尾三部分組成。正文的寫法從內(nèi)容上講,要把事情交待清楚,什么事、什么問題,準確無誤。觀點要鮮明。需要受文單位做什么,解決什么問題,準確明白。從形式上講,條理層次清楚,文字簡練確切,標點符號準確無誤,篇幅力求短。
④發(fā)文機關。
　　是指正文之后、附件之下所署發(fā)文機關名稱。發(fā)文機關的位置在正文之后偏右下方。如果正文占滿了公文紙的全頁,不得不在下一頁落款時,可將落款放在空白頁,同時,必須在落款前的空白處用括號加以注明:"此頁無正文"。發(fā)文機關應寫機關全稱或規(guī)范化的簡稱。(也可用單位的印章代替)
⑤成文時間。
　　是以領導人簽發(fā)日期為準。經(jīng)會議批準的文件,以會議通過的日期為準,電報以
發(fā)出日期為準,幾個機關聯(lián)合發(fā)文的,按最后一個領導人簽發(fā)的日期為準。成文日期使用公元
紀年,用漢字書寫。成文日期的位置一般在發(fā)文機關的下面。成文日期是文件生效和查閱的重要依據(jù),要求準確、完備、具體,不能忽視。
⑥印章。
　　印章是發(fā)文機關表示對公文負責并標志公文生效的憑證。公文除會議紀要外,都應加蓋印章。聯(lián)合上報的非規(guī)章性文件,由主辦單位加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文,聯(lián)合發(fā)文機關都應加蓋在成文日期處,上邊沿不壓正文,下邊沿騎年蓋月。會議通過的"決定",日期可注于標題之下,印章可蓋在正文末尾發(fā)文機關處。
⑦附件。
　　公文如有附件,附件名稱注在正文之后,文件落款之前,如有兩個以上附件應注明附件的順序。附件與主件訂在一起發(fā)送,如不能訂在一起,應在附件首頁左上角注明主件的發(fā)文字號和附件的順序號。
⑧抄送機關。
　　即指除主送機關以外需要了解該公文內(nèi)容的有關機關。在實際工作中,需注意幾個方面:抄送機關不能濫抄濫送,也不能漏抄漏送;請示公文不要同時抄送下級或同級機關;向下級機關的重要行文要抄報直接上級機關;向下轉(zhuǎn)發(fā)上級機關的文件,不要再抄報上級機關。
3.文尾部分包括主題詞、發(fā)送欄、印發(fā)機關與印發(fā)日期、共印份數(shù)等項。

①主題詞:標于文尾部分發(fā)送欄之上。上報的文件從受文機關制發(fā)的主題詞表中選詞標注,其
它文件可從本機關制定的主題詞表中選詞標注。標注主題詞不少于2個不超過7個。標注主題詞應準確,規(guī)范。
②發(fā)送欄:位于主題詞之下、印發(fā)機關與印發(fā)日期欄之上。抄送范圍如涉及各方面機關,一般
按黨委、人大、政協(xié)、紀委、法院、檢察院、軍隊、政府部門的順序排列。發(fā)送機關的名稱用全稱或規(guī)范化簡稱。正文中已標明主送機關的,發(fā)送欄只標明抄送機關。
③印發(fā)機關與印發(fā)日期欄位于發(fā)送欄之下,左端標注公文印發(fā)機關名稱,右端標注印發(fā)日期。
翻印文件,此欄標注翻印機關名稱和翻印日期。
④文件印制份數(shù)標注在印發(fā)機關與印發(fā)日期欄之下右側(cè),標注有"(共印 份)"。
主題詞、發(fā)送欄、印發(fā)機關與印發(fā)日期欄之間分別加橫線分開。
公文從左至右橫寫橫排。少數(shù)民族文字按其習慣書寫、排版。公文紙一般用16開型(長260毫米,寬184毫米),左側(cè)裝訂。"布告"、"公告"、"通告"用紙大小,視實際需要確定。