公文是指行為主體在社會活動中，為了一定目的而形成并使用的具有特定格式的文字材料，公文從文種到體式、處理、辦理都具有一定的法定性、統(tǒng)一性、規(guī)范性。在公文運行過程中，要求必須做到安全、快捷、準(zhǔn)確。

　　目前，問題:

　　文種使用不規(guī)范。國家行政機關(guān)使用的公文文種設(shè)定為13種，即命令(令)、決定、批復(fù)、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、意見、函、會議紀要;中國共產(chǎn)黨機關(guān)使用的文種有14種，即決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀要;去掉黨政交叉使用的重復(fù)部分，黨政機關(guān)使用的法定公文文種共有18種。但不少單位或部門超出了上述范圍使用文種，出現(xiàn)自設(shè)文種、誤用文種、合并文種、未標(biāo)明文種或漏寫公文文種名稱、濫用文種等現(xiàn)象。

　　公文制式不規(guī)范?！秶倚姓C關(guān)公文格式》(GB/T9704-1999)明確規(guī)定了國家行政機關(guān)公文制式的具體要求，《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》第七章也明確規(guī)定了黨的機關(guān)公文的標(biāo)準(zhǔn)格式。然而，在實際工作中，不少單位的公文制式不按要求執(zhí)行，例如版頭制式不標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)文字號有錯號、重號，編號不按要求進行，無簽發(fā)人，抄送、抄報機關(guān)隨意設(shè)定，甚至抄送×××領(lǐng)導(dǎo)人，緊急程度標(biāo)注不明確，主題詞不遵守法定規(guī)定，有些公文無印制單位和份數(shù)、無打字和校對人姓名等等。

　　公文運作不規(guī)范。發(fā)文不當(dāng)，首先是黨政不分，黨政機關(guān)各自的性質(zhì)和職能不同，文種使用必須堅持黨政分開的原則;起草不嚴，起草文件時不認真履行起草、初核、審核、簽發(fā)手續(xù)，甚至出現(xiàn)代替簽發(fā)文件的現(xiàn)象;分發(fā)無序，分發(fā)文件不按程序進行，代替?zhèn)魉汀⑽袀魉偷默F(xiàn)象依然存在，影響了公文的及時性和準(zhǔn)確性;簽收不準(zhǔn)，簽收文件時不能做到逐件清點，重要文件要逐頁查點，登記文件時不認真填寫來文機關(guān)、文號、文種、內(nèi)容等;傳閱無束，公文辦理部門不能及時掌握文件去向，出現(xiàn)漏傳、誤傳，領(lǐng)導(dǎo)批閱文件時批辦意見不準(zhǔn)確、不及時，甚至形成壓文不辦，影響了正常工作;辦理不力，批示后的公文，業(yè)務(wù)辦理部門在辦理執(zhí)行過程中不按時限和內(nèi)容要求嚴格辦理，不及時反饋辦理情況，使公文形同虛設(shè);督辦不嚴，目前煙草商業(yè)系統(tǒng)無專門的公文督辦機關(guān)和工作崗位，所以使公文在辦理過程中因種種主觀或客觀原因難以落實到位;歸檔不完整，公文辦理完畢后不能按照《中華人民共和國檔案法》的要求，及時完整歸檔保存，雖然進行了公文檔案整理，但仍存在著“不歸”或“漏歸”現(xiàn)象;責(zé)任不明，缺乏統(tǒng)一的公文處理責(zé)任規(guī)定，從起草到傳閱、辦理、歸檔沒有明確細致的紀律規(guī)定，使辦理人員無責(zé)任感。{page_break}

　　要提高煙草商業(yè)系統(tǒng)公文運行質(zhì)量，必須認真貫徹執(zhí)行黨中央國務(wù)院的《條例》和《辦法》;必須提高文秘人員的整體素質(zhì);必須形成一些規(guī)范性的紀律規(guī)定，只有這樣才能及時扭轉(zhuǎn)目前公文處理工作的被動局面。推行公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化是當(dāng)務(wù)之急，“三化”也是《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中明確提出的要求。

　　煙草商業(yè)系統(tǒng)文秘人員大都是在工作崗位上自行培養(yǎng)和鍛煉出來的，隨著形勢的發(fā)展，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待進一步提高，業(yè)務(wù)技能有待進一步更新。公文辦理人員要自覺加強思想道德修養(yǎng)和提高政策理論水平，不斷增強執(zhí)行黨的基本路線的自覺性，帶頭學(xué)法懂法，始終保持政治上的清醒和堅定，以把握公文處理的政策關(guān)、法律關(guān)、統(tǒng)一關(guān)、規(guī)范關(guān)。公文辦理人員要認真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，努力適應(yīng)煙草行業(yè)改革與發(fā)展的新形勢，要結(jié)合各自的工作崗位和工作任務(wù)，不斷提高文字功底和公文辦理能力。煙草商業(yè)系統(tǒng)要加強對公文辦理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公文辦理人員的待遇，完善公文辦理機構(gòu)，充實工作人員，必要時可面向人才市場招聘高素質(zhì)的文秘人員。公文辦理人員要有良好的工作作風(fēng)，要有無私奉獻的精神，熱愛崗位，勤奮工作。從科學(xué)的人才觀出發(fā)，從工作實際出發(fā)，選賢任能，對政治堅定、業(yè)績突出、業(yè)務(wù)精通的同志要加強培養(yǎng)，給予重用，將其充實到公文辦理隊伍中來。

　　針對公文運作過程中出現(xiàn)的種種問題和漏洞，要采取切實可行的措施：

　　在黨中央國務(wù)院《條例》和《辦法》的基礎(chǔ)上，結(jié)合行業(yè)實際，進一步制定出工作細則，促進規(guī)范管理;成立專門的公文辦理和督辦機構(gòu)，確定專職辦理人員;在建立各種管理規(guī)定和辦法的同時，要做到經(jīng)常檢查，嚴明獎懲;建立公文辦理人員工作業(yè)績登記制度。分年度將工作業(yè)績情況造表登記，存入個人檔案;從公文的起草到歸檔全過程中，辦理人員要從嚴執(zhí)行《條例》和《辦法》，做到研究起草到位，審核制作到位，分發(fā)簽收到位，傳閱辦理到位，督辦歸檔到位。