1.零用現(xiàn)金的功能

　　在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，許多開(kāi)銷(xiāo)不可能用支票來(lái)支付，一些小額的辦公費(fèi)用難以多次去財(cái)務(wù)臨時(shí)支取，因此許多企業(yè)辦公室常常設(shè)立有一筆備用金)。

　　這筆零用現(xiàn)金主要用來(lái)支付市內(nèi)交通費(fèi)、郵資、接待用茶點(diǎn)費(fèi)、停車(chē)費(fèi)和添置少量辦公用品的費(fèi)用。它通常是由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后由秘書(shū)保管和支出。它的數(shù)額根據(jù)企業(yè)的規(guī)模和平時(shí)小額指出的次數(shù)來(lái)決定。秘書(shū)領(lǐng)取零用現(xiàn)金后，應(yīng)將現(xiàn)金所在保險(xiǎn)柜內(nèi)，并負(fù)責(zé)保管和支付。

　　2.零用現(xiàn)金方法　(1)建立零用現(xiàn)金賬簿　秘書(shū)必須建立一本零用現(xiàn)金賬簿，清除注明收到現(xiàn)金的日期、收據(jù)編號(hào)、金額數(shù)量和支

　　出現(xiàn)金的日期、用途、零用現(xiàn)金憑單編號(hào)、金額、余額等。有時(shí)還要對(duì)賬目進(jìn)行分析，了解花銷(xiāo)的情況。

　　(2)填寫(xiě)零用現(xiàn)金憑單

　　內(nèi)部工作人員需要領(lǐng)取零用現(xiàn)金時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)零用現(xiàn)金憑單，提交開(kāi)銷(xiāo)的項(xiàng)目和用途、日期、金額。

　　(3)零用現(xiàn)金使用審批

　　秘書(shū)要認(rèn)真核對(duì)零用現(xiàn)金憑單，經(jīng)審批人審批簽字后，方可將現(xiàn)金支付給領(lǐng)取者。審批人通常是企業(yè)中分管財(cái)務(wù)的負(fù)責(zé)人。

　　(4)認(rèn)真核對(duì)內(nèi)容

　　秘書(shū)要認(rèn)真核對(duì)領(lǐng)取者提交的發(fā)票等單據(jù)上的用途、內(nèi)容、金額是否與零用現(xiàn)金憑單上填寫(xiě)的內(nèi)容完全一致，然后將發(fā)票等單據(jù)附在零用現(xiàn)金憑單后面。

　　(5)做好支出記錄

　　每支出一筆現(xiàn)金，秘書(shū)均須及時(shí)在零用現(xiàn)金賬簿上登記。

　　(6)定期財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)

　　當(dāng)支出的費(fèi)用到一定數(shù)額后或月末，秘書(shū)再到財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo)。

　　(7)保存相關(guān)資料

　　秘書(shū)應(yīng)把辦公室的零用現(xiàn)金開(kāi)支記錄下來(lái)，以便了解辦公開(kāi)支的情況，也可以作為資料存查。