如何建立項(xiàng)目文檔管理規(guī)定

　　從各行業(yè)以及每個(gè)項(xiàng)目的個(gè)性出發(fā)，需要文檔管理規(guī)定。(軟件文檔管理指南》和《計(jì)算機(jī)軟件產(chǎn)品開(kāi)發(fā)文件編制指南 (以下統(tǒng)稱(chēng)《指南》)為我們提供了相關(guān)的指導(dǎo)。首先要明確關(guān)于軟件項(xiàng)目文檔的具體分類(lèi)?！吨改?nbsp;中提出文檔從重要性和質(zhì)量要求方面可以分為非正式文檔和正式文檔;從項(xiàng)目周期角度可分為開(kāi)發(fā)文檔、產(chǎn)品文檔、管理文檔;更細(xì)致一點(diǎn)還可分為l4類(lèi)文檔文件，具體有：可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目開(kāi)發(fā)計(jì)劃、軟件需求說(shuō)明書(shū)、數(shù)據(jù)要求說(shuō)明書(shū)、概要設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)、詳細(xì)設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)、用戶(hù)手冊(cè)、操作手冊(cè)、模塊開(kāi)發(fā)卷宗、測(cè)試計(jì)劃、測(cè)試分析報(bào)告、開(kāi)發(fā)進(jìn)度月報(bào)、項(xiàng)目開(kāi)發(fā)總結(jié)報(bào)告。這樣的分類(lèi)細(xì)化了項(xiàng)目進(jìn)度中各個(gè)階段所需管理的文檔。

 　　其次需要將項(xiàng)目文檔進(jìn)行歸類(lèi)整理。下面對(duì)EDW項(xiàng)目組文檔情況與 軟件文檔管理指南 進(jìn)行對(duì)比分析。通過(guò)對(duì)比可以看出，沒(méi)有規(guī)范管理的EDW項(xiàng)目組文檔存在以下4方面的問(wèn)題。

 　　問(wèn)題1：項(xiàng)目組在開(kāi)發(fā)初期針對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)和科技部門(mén)進(jìn)行了需求及信息調(diào)研，可以覆蓋部分軟件需求和數(shù)據(jù)需求說(shuō)明書(shū)的內(nèi)容，但卻缺少業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)項(xiàng)目需求描述和變更的文檔記錄。這部分文檔需建立相應(yīng)目錄予以保存。

 　　問(wèn)題2：對(duì)于設(shè)計(jì)說(shuō)明，在系統(tǒng)比較復(fù)雜的情況下，設(shè)計(jì)階段應(yīng)分解成概要設(shè)計(jì)和詳細(xì)設(shè)計(jì)兩個(gè)步驟。目前EDW項(xiàng)目組只對(duì)ETL模塊提供了概要設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)，并沒(méi)有單獨(dú)的存放目錄，而是同其他設(shè)計(jì)文檔混亂地放在一起。對(duì)于比較復(fù)雜的應(yīng)用開(kāi)發(fā)項(xiàng)目，應(yīng)將這兩種設(shè)計(jì)說(shuō)明文檔分目錄管理。

 　　問(wèn)題3：在項(xiàng)目測(cè)試驗(yàn)收中，項(xiàng)目組沒(méi)有要求將測(cè)試計(jì)劃文檔和測(cè)試結(jié)果報(bào)告進(jìn)行規(guī)檔，而只重視了測(cè)試過(guò)程中的問(wèn)題文檔，因此無(wú)法掌控測(cè)試進(jìn)度與質(zhì)量。

　　問(wèn)題4：EDW項(xiàng)目組的工作分為模型設(shè)計(jì)、ETL、集市應(yīng)用3個(gè)工作小組，對(duì)應(yīng)的文檔管理需要圍繞這3個(gè)主題進(jìn)行。其中模型設(shè)計(jì)和ETL都是數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)項(xiàng)目實(shí)施的模塊，而集市應(yīng)用則包括了建立在數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)基礎(chǔ)上的小項(xiàng)目開(kāi)發(fā)。因此，文檔管理也應(yīng)該針對(duì)這3個(gè)部分不同的性質(zhì)制定管理規(guī)則。

 　　通過(guò)對(duì)比分析，針對(duì)EDW文檔管理存在的問(wèn)題，EDW項(xiàng)目組最終依據(jù)通用規(guī)則建立了正式的項(xiàng)目文檔管理規(guī)定。具體規(guī)定有以下5點(diǎn)。

 　　(1)將文檔分為兩大部分提交管理：項(xiàng)目常規(guī)文檔和項(xiàng)目歸檔文檔。常規(guī)文檔的提交和使用根據(jù)項(xiàng)目組內(nèi)部小組成員任務(wù)的不同進(jìn)行權(quán)限劃分;項(xiàng)目歸檔文檔由項(xiàng)目管理主管(或項(xiàng)目文檔管理員)將項(xiàng)目中的重要文檔從常規(guī)文檔中進(jìn)行分類(lèi)歸檔。

 　　(2)常規(guī)文檔管理目錄分為項(xiàng)目日常管理文檔和項(xiàng)目流程管理文檔。

 　　(3)日常管理文檔包括項(xiàng)目報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目管理模板、重大問(wèn)題跟蹤、數(shù)據(jù)質(zhì)量管理。項(xiàng)目報(bào)告又可分為個(gè)人周報(bào)、小組周報(bào)、項(xiàng)目周報(bào)、項(xiàng)目簡(jiǎn)報(bào)，項(xiàng)目簡(jiǎn)報(bào)。并都按照不同目錄進(jìn)行分類(lèi)管理。

 　　(4)提交完整的項(xiàng)目開(kāi)發(fā)、應(yīng)用開(kāi)發(fā)流程文檔。一般包括：項(xiàng)目計(jì)劃、業(yè)務(wù)需求說(shuō)明書(shū)、數(shù)據(jù)需求說(shuō)明書(shū)、模塊、應(yīng)用開(kāi)發(fā)文檔、系統(tǒng)測(cè)試文檔、詳細(xì)設(shè)計(jì)文檔、系統(tǒng)測(cè)試文檔、用戶(hù)手冊(cè)、上線(xiàn)文檔、培訓(xùn)資料、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)等。

 　　(5)所有項(xiàng)目組成員均建立VSS軟件環(huán)境下的對(duì)應(yīng)用戶(hù)，各自擁有對(duì)以上各類(lèi)文檔的讀、寫(xiě)、增加、刪除權(quán)限。由各項(xiàng)目小組長(zhǎng)保證提交已保存文檔的質(zhì)量;由文檔管理員或項(xiàng)目經(jīng)理整體把握項(xiàng)目文檔在各階段的提交情況。項(xiàng)目文檔管理規(guī)范制定好之后，關(guān)鍵在于大家要“依規(guī)執(zhí)行”，使雜亂無(wú)章的存放模式變得井井有條。