一、收文處理的一般過程

　　收文處理是指對來自本機(jī)關(guān)外部的管理活動。

　　收文處理的一般程序為：簽收、外收文登記、啟封、內(nèi)收文登記、分辦、摘編，擬辦、承辦、注辦，組織傳閱、催辦、查辦，處置辦畢公文。

　　上述具體的工作活動，依其性質(zhì)的不同可分為收文辦理與收文管理兩大類活動。

　　二、收文辦理活動方法要點

　　(一)擬辦

　　擬辦實際上是一項輔助決策活動，目的在于為決策活動提供可供選擇的方案。

　　擬辦的范圍。

　　做好擬辦工作應(yīng)注意的事項。

　　(二)批辦

　　批辦是一項由法定責(zé)任者履行法定的事務(wù)處置權(quán)的決策性活動，它規(guī)定了對具體公文的處置方法、程序、具體承辦責(zé)任、承辦原則與要求等，對公文效用的實現(xiàn)具有決定性影響。

　　我國各級行政機(jī)關(guān)的公文批辦工作實行合理分工、分層負(fù)責(zé)的制度。 批辦的范圍。

　　批辦公文時應(yīng)注意的事項。

　　(三)承辦

　　由于公文只有經(jīng)過承辦才能產(chǎn)生切實的效用，因此，它是公文辦理中的中心環(huán)節(jié)。 承辦公文的方式有多種。 承辦公文是公務(wù)機(jī)關(guān)各級工作人員的重要職責(zé)，承辦工作的依據(jù)。

　　承辦公文時應(yīng)注意的事項。

　　(四)注辦

　　注辦的主要作用是備忘待查，為日后查考了解某一公文的承辦過程、承辦方式、承辦結(jié)果提供依據(jù)。同時，這頂活動還有利于建立井然有序的承辦工作秩序，避免重復(fù)和混亂。 注辦由承辦人隨手完成。

　　三、收文管理活動的方法要點

　　(一)公文簽收

　　簽收是指履行規(guī)定的確認(rèn)、清點、核對、檢查、簽注手續(xù)之后，分別從發(fā)文機(jī)關(guān)、郵政部門、機(jī)要通信部門、文件交換站，或者通過自備的通信設(shè)備收取公文。

　　(二)公文登記

　　公文登記的形式主要有簿式、卡片式、聯(lián)單式三種。

　　(三)啟封

　　公文在啟封時必須注意遵循特定的規(guī)則。

　　(四)分辦

　　分辦的實質(zhì)是為公文確定運轉(zhuǎn)方向，它是一項事關(guān)公文能否準(zhǔn)確、迅速、有效地得到實質(zhì)性辦理的決定性的工作。

　　分辦的主要依據(jù)。

　　(五)公文摘編

　　摘編指對重要公文在投入辦理之前所做的加工，包括編寫文摘或提要，編寫綜述，匯集有關(guān)數(shù)據(jù)資料等。摘編的目的主要在于為公文的辦理提供便利，節(jié)省辦理時間，使公文能更加快捷、有效地得到辦理。

　　摘編的方法。

　　(六)傳閱的組織

　　正確組織公文傳閱可使公文得到及時有效的運轉(zhuǎn)處理，避免延誤時機(jī)、空費時間和精力，從而實現(xiàn)并放大公文的效能。

　　為使組織傳閱的活動能取得更好的效果，應(yīng)注意遵循特定規(guī)則。

　　(七)公文的催辦

　　催辦是指根據(jù)承辦時限和有關(guān)要求對公文承辦過程所實施的催促和檢查活動。這項活動有利于加速公文的有效運轉(zhuǎn)，防止失控，有助于避免公文的積壓延誤，對公文效用的迅速有效地實現(xiàn)具有推動作用。

　　催辦有兩種形式，一種是內(nèi)催辦，一種是外催辦。

　　(八)公文的查辦

　　公文查辦是指核查重要公文的執(zhí)行情況，督促并協(xié)助承辦單位全面、具體地落實公文精神，解決有關(guān)問題的活動。

　　查辦工作的常用方式與催辦方式基本相同，并往往結(jié)合并用幾種具體方式。