簡介

　　文檔管理 Document Management ，文檔是企業(yè)重要的智力資產(chǎn)。在企業(yè)中，文檔一般都以電子文檔的形式存在，比如微軟.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，純文本.txt格式等;從內容上，可能是商務合同、會議記錄、產(chǎn)品手冊、客戶資料、設計文檔、推廣文案、競爭對手資料、項目文檔、經(jīng)驗心得等。這些文檔可能是過程性質的，也可能是公司正式發(fā)布的文檔，可能處在編寫階段，也可能是已經(jīng)歸檔不能再修改的。文檔的狀態(tài)包括草稿、正式、鎖定、作廢、歸檔、刪除等。

　　文檔管理就是指這些文檔、電子表格、圖形和影象掃描文檔的存儲、分類和檢索。文檔管理的關鍵問題就是解決文檔的存儲、文檔的安全管理、文檔的查找、文檔的在線查看、文檔的協(xié)作編寫及發(fā)布控制等問題。

　　文檔管理在法律事務所、保險公司、政府財政部門、廣告代理公司和其它具有大量書面文件或影象操作活動的商業(yè)領域中最為有用。

　　隨著信息化進程，文檔管理越來越受到企業(yè)的重視，但是企業(yè)在進行文檔管理的過程中，經(jīng)常會碰到以下的問題：海量文檔存儲，管理困難;查找緩慢，效率低下;文檔版本管理混亂;文檔安全缺乏保障;文檔無法有效協(xié)作共享;知識管理舉步維艱等。所以文檔管理逐漸成為國內外業(yè)界研究的熱點。

　　系統(tǒng)元素

　　在組織中可以創(chuàng)建哪些類型的文檔和其他內容。

　　對于每種類型的文檔使用哪些模板。

　　對于每種類型的文檔提供哪些元數(shù)據(jù)。

　　在文檔生命周期的每個階段將文檔存儲在何處。

　　在文檔生命周期的每個階段如何控制對于文檔的訪問。

　　當團隊成員一起致力于文檔創(chuàng)建、審核、批準、發(fā)布或處置時，如何在組織內移動文檔。

　　要將哪些策略應用于文檔，以便審計與文檔相關的操作，以適當方式保留或處置文檔，以及保護對組織至關重要的內容。

　　當文檔在其生命周期中從一個階段過渡到另一個階段時，如何轉換文檔。

　　如何將文檔視為企業(yè)記錄，在這種情況下，必須根據(jù)法律要求和公司準則保留文檔。