1.第一階段：公文的收受與分流

　　(1)簽收。指履行規(guī)定的確認、清點、核對、檢查、簽注手續(xù)后，機關設置的外收發(fā)人員、通訊人員從發(fā)文機關、郵政部門、機要通信部門、文件交換站，或通過自備通信設備收取公文。

　　(2)外收文登記。即由外發(fā)人員在完成簽收工作后，對收文情況做出簡要記載。

　　(3)啟封。即外收文登記完成后，公文送至機關統(tǒng)一或分別按內部機構設置的內收發(fā)部門 (或人員)，由其簽收后，統(tǒng)一啟封或徑送有關領導者親啟。

　　(4)內收文登記。即由內收發(fā)人員對收文情況做出較詳細記載。

　　(5)分辦。即經對收文進行分類篩選后，由指定的有關人員根據(jù)公文的重要程度、各部門職責分工及有關程序規(guī)定將公文分送有關領導、有關部門工作人員閱知辦理。

　　(6)摘編。由文件管理人員對部分準備投入辦理過程的重要文件進行的加工活動，主要是針對這些文件寫文摘、提要、綜述，匯集有關數(shù)據(jù)資料等。

　　2.第二階段：辦理收文

　　(1)擬辦。由部門負責人或有關具體工作人員經過對公文進行認真的閱讀分析，提出建議性的處置意見，供有關領導者審核定奪。

　　(2)批辦。即機關領導者或部門負責人對公文提出處置意見。

　　(3)承辦。即有關工作人員按批辦意見具體處置公文所針對的事務和問題。

　　(4)注辦。即由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。

　　3.第三階段：組織傳閱與催辦查辦

　　(1)組織傳閱。指獨份或份數(shù)很少的公文需經多部門或多位工作人員閱知處理時，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀。

　　(2)催辦。由公文處理管理機構根據(jù)承辦時限和其他有關要求對公文承辦過程實施的催促檢查。

　　(3)查辦。由公文處理管理機構或其他專門組織對重要公文實際執(zhí)行情況所進行的核查協(xié)辦工作。

　　4.第四階段：處置辦畢公文

　　包括：立卷歸檔、清退、暫存、銷毀等。