在當(dāng)今日新月異的商業(yè)環(huán)境下，差旅經(jīng)理必須扮演多個(gè)角色。差旅經(jīng)理要協(xié)助公司為去往世界各地的商務(wù)旅行者提供成本有效且安全可靠的行程。同時(shí)，他們也力求節(jié)約開(kāi)支，并有效地控制安排行程。為此，他們經(jīng)常與差旅管理公司合作。

　　差旅經(jīng)理根據(jù)公司規(guī)模大小而職責(zé)略有不同，有的差旅經(jīng)理可能將其全部的時(shí)間投入到差旅管理上這一任務(wù)上;在某些情況下，差旅經(jīng)理只將部分時(shí)間用于差旅管理，其余時(shí)間則從事其他工作。

　　公司規(guī)模的大小、資源利用水平的高低暫且不論，以下是幾點(diǎn)是所有差旅經(jīng)理時(shí)刻都應(yīng)關(guān)注的主要目標(biāo)。

　　確立公司差旅目的及目標(biāo)

　　差旅經(jīng)理的職責(zé)是和公司差旅利益相關(guān)人合作，確定差旅總體目標(biāo)。這種目標(biāo)即可以是宏觀的，又可以是微觀的。例如，高級(jí)管理人員欲將年度差旅預(yù)算削減10%，或者，一些經(jīng)常差旅者可能會(huì)因?yàn)閷?duì)某一旅店的客戶服務(wù)不滿意而意欲選擇其他旅店。不論出于何種目的，差旅經(jīng)理需要抓住差旅者的需求，制定計(jì)劃，以確保這些需求在一定時(shí)間框架內(nèi)得以滿足。

　　制定/保留公司的差旅政策

　　如果公司已有差旅政策，差旅經(jīng)理應(yīng)確?，F(xiàn)有政策能夠適應(yīng)當(dāng)今情況，并能反映當(dāng)前的差旅需求，必要時(shí)，應(yīng)該適時(shí)適地提出建議并進(jìn)行調(diào)整。

　　如果公司目前尚無(wú)差旅政策，差旅經(jīng)理則應(yīng)制定相應(yīng)差旅政策，為行程的安排、實(shí)施和報(bào)銷(xiāo)等相關(guān)事宜提供清晰、簡(jiǎn)明的信息。不論差旅政策是否已被授權(quán)還是僅作為一個(gè)方針指南，都將由相關(guān)內(nèi)部權(quán)威部門(mén)進(jìn)行最終裁決，大多數(shù)情況下，高級(jí)管理人員也將參與其中。差旅經(jīng)理的職責(zé)則是提出他們認(rèn)為最適合企業(yè)文化和業(yè)務(wù)需求的建議。(需要詳細(xì)說(shuō)明的是，一些公司不對(duì)其差旅政策進(jìn)行授權(quán)，因?yàn)樗麄冋J(rèn)為差旅費(fèi)用是次要的，公司的核心業(yè)務(wù)才是重點(diǎn)，而其他一些公司有自己嚴(yán)格授權(quán)了的差旅政策，一旦違反政策就實(shí)施相關(guān)處分。)

　　差旅政策一旦確定，差旅經(jīng)理需要確保每位差旅相關(guān)人員都了解該政策。這需要差旅經(jīng)理通過(guò)介紹、電子郵件以及企業(yè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)的差旅專頁(yè)等多種渠道，有效地傳達(dá)信息。

　　確保差旅者和行程安排者制定出有效的行程安排

　　除了傳達(dá)差旅政策，差旅經(jīng)理還需與每位差旅者和行程安排者溝通，讓他們了解安排差旅時(shí)應(yīng)該利用哪些資源。因此，差旅經(jīng)理應(yīng)提供一份差旅供應(yīng)商名單以及差旅者通常需要的相關(guān)信息。考慮到供應(yīng)商會(huì)隨時(shí)間而改變，我們建議將供應(yīng)商名單附加到政策里，而不作為現(xiàn)行政策。差旅政策還應(yīng)包括差旅者如何報(bào)銷(xiāo)。例如，“差旅者須于每個(gè)月12號(hào)前提交報(bào)銷(xiāo)單和收據(jù)。

　　與以下供應(yīng)商簽訂合同并協(xié)調(diào)關(guān)系：差旅管理公司、航空公司、酒店、汽車(chē)租賃公司、企業(yè)信用卡提供商等差旅經(jīng)理需要與差旅相關(guān)服務(wù)供應(yīng)商協(xié)調(diào)關(guān)系。其中包括最初的資源尋找與評(píng)估以及后來(lái)的實(shí)際服務(wù)供應(yīng)商的指定，同時(shí)還包括向所有服務(wù)供應(yīng)商表明公司商務(wù)差旅的相關(guān)需求并確定所期望的服務(wù)。這一點(diǎn)同差旅管理公司特別相關(guān)，通常，差旅管理公司都會(huì)就相關(guān)的簽訂服務(wù)水平達(dá)成一項(xiàng)協(xié)議。差旅經(jīng)理在與各個(gè)供應(yīng)商(航空公司、酒店和汽車(chē)租賃供應(yīng)商等)協(xié)商時(shí)，需要對(duì)公司本身的需求量以及具體業(yè)務(wù)需求有所了解。例如，如果公司需要大量的長(zhǎng)途國(guó)際差旅，和航空公司協(xié)商時(shí)，就只需要和航空公司商談商務(wù)艙和一等艙的票價(jià)問(wèn)題。

　　指定服務(wù)供應(yīng)商一旦確定，并且差旅者也都知道供應(yīng)商是誰(shuí) (通過(guò)差旅經(jīng)理有效的溝通交流)之后，差旅經(jīng)理就需要維持與供應(yīng)商的長(zhǎng)期合作關(guān)系。這些包括長(zhǎng)期追蹤檢測(cè)承諾需求量，解決差旅者的需求和關(guān)注的問(wèn)題，與服務(wù)供應(yīng)商一起合作，尋求機(jī)會(huì)不斷提升服務(wù)質(zhì)量。

　　適時(shí)調(diào)整管理

　　商旅酬酢(T&E)產(chǎn)業(yè)是一個(gè)充滿活力且不斷發(fā)展的市場(chǎng)。新一代飛機(jī)的誕生、新興航空公司的模式、酒店的新建與翻新以及差旅管理公司角色的不斷變化都只是當(dāng)今商旅酬酢產(chǎn)業(yè)不斷變化的一小部分例子。因此，差旅經(jīng)理必須善于不斷調(diào)整管理。的確，這一點(diǎn)是計(jì)劃成功的一個(gè)基本方面，而這恰恰又是很多公司常常忽視的方面。盡職盡責(zé)的差旅經(jīng)理會(huì)確保與主要利益相關(guān)人，特別是差旅預(yù)定人員和差旅者就供應(yīng)商協(xié)議中的重要條款進(jìn)行協(xié)商溝通，以確保進(jìn)程的穩(wěn)定與健全。否則，即使選擇了合適的差旅合作伙伴，但如果這一執(zhí)行階段出現(xiàn)問(wèn)題，則會(huì)前功盡棄。

　　監(jiān)控，追蹤與評(píng)估

　　一旦差旅計(jì)劃成功起步，差旅經(jīng)理就要監(jiān)控、追蹤并評(píng)估公司差旅過(guò)程的各個(gè)方面。差旅經(jīng)理應(yīng)定期(每年至少一次)就以下問(wèn)題進(jìn)行調(diào)查：

　　*差旅者是否對(duì)差旅管理公司、航空公司、酒店、汽車(chē)租賃供應(yīng)商和/或信用卡供應(yīng)商提供的服務(wù)感到滿意?

　　*公司是達(dá)到、超過(guò)還是未達(dá)到各服務(wù)供應(yīng)商合同期限內(nèi)的承諾需求量?以及這些會(huì)對(duì)日后的合作有何影響?

　　*這些差旅方案是否能夠滿足公司的的整體差旅目標(biāo)?