有人會(huì)問(wèn)，書(shū)信、日記、筆記，乃至社會(huì)評(píng)論、新聞報(bào)導(dǎo)、學(xué)術(shù)論文，也是實(shí)用文體，機(jī)關(guān)應(yīng)用文和它們又有什么區(qū)別呢?

　　一是使用范圍和對(duì)象不同。機(jī)關(guān)應(yīng)用文是在黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)這個(gè)范圍內(nèi)使用的，是機(jī)關(guān)干部用以開(kāi)展工作的一種工具。它對(duì)特定范圍內(nèi)的組織和個(gè)人有不同程度的強(qiáng)制性和約束力，也就是有法定的權(quán)威性。有關(guān)的組織和人員或者作為工作參考，或者作為工作依據(jù)，或者必須遵照?qǐng)?zhí)行。

　　而不象日記、書(shū)信、學(xué)術(shù)論文、新聞報(bào)導(dǎo)等，既見(jiàn)之于專業(yè)部門(mén)，也見(jiàn)之于社會(huì)生活的各個(gè)方面，任何人都有撰寫(xiě)書(shū)信、日記、學(xué)術(shù)論文、新聞報(bào)導(dǎo)的自由，其成品對(duì)別人沒(méi)有任何法定的強(qiáng)制性和約束力。

　　二是擔(dān)負(fù)的任務(wù)不同。機(jī)關(guān)應(yīng)用文是國(guó)家機(jī)關(guān)實(shí)行管理的需要，體現(xiàn)國(guó)家政權(quán)機(jī)關(guān)的指揮意志，主要任務(wù)是交流信息，宣傳教育。它是行為的規(guī)范，工作的依據(jù)。今天，它的根本任務(wù)，就是貫徹黨和國(guó)家的方針政策、法律法令，以推進(jìn)我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)。

　　多數(shù)機(jī)關(guān)應(yīng)用文，具有直接的鮮明的政治性。而日記、書(shū)信、新聞報(bào)導(dǎo)、學(xué)術(shù)論文、社會(huì)評(píng)論等，則是記敘日常生活中的所見(jiàn)所聞，交流個(gè)人的思想和生活狀況，向社會(huì)報(bào)導(dǎo)消息，陳述觀點(diǎn)，探討學(xué)術(shù)問(wèn)題等，新聞報(bào)導(dǎo)和社會(huì)評(píng)論有政治傾向性，而日記、書(shū)信、學(xué)術(shù)論文等，則可用于與政治毫無(wú)牽涉的其它方面。

　　三是表現(xiàn)形式和行文方式不同。機(jī)關(guān)應(yīng)用文不象日記，書(shū)信那樣，不拘一格，自由行文，而是根據(jù)不同內(nèi)容和任務(wù)，有不同的相對(duì)穩(wěn)定的格式和行文方式。每個(gè)朝代，對(duì)公文文種及其格式都有不同程度的規(guī)定。一定的內(nèi)容和使用目的，只能選擇與之相應(yīng)的文種，不能混用，不能出“格”?，F(xiàn)在也不例外。

　　該請(qǐng)示的事只能寫(xiě)成“請(qǐng)示”，不能寫(xiě)成“報(bào)告”，“通知”不能寫(xiě)成“通報(bào)”，“指示”不能寫(xiě)成“命令”等等。它們有特定的書(shū)面形式，有開(kāi)頭、結(jié)尾的專門(mén)用語(yǔ)，有相應(yīng)的種種規(guī)定。文件的傳遞也很嚴(yán)格，比如，向上級(jí)報(bào)送的文件，未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得下發(fā)。

　　每份文件，只能在規(guī)定范圍內(nèi)閱讀，不得任意擴(kuò)散等等。有的連用紙、書(shū)寫(xiě)都有要求。這種固定格式和行文方式，是機(jī)關(guān)應(yīng)用文法定權(quán)威性和鮮明政治性的要求，是機(jī)關(guān)工作高效率的要求，同時(shí)也給作者提出必須具有嚴(yán)肅的態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈淖值纫蟆?/p>