簡短是當代公文寫作發(fā)展的客觀需要及必然趨勢。據(jù)報道，聯(lián)合國每年印制各種文件要用去5853噸普通紙和234噸影印紙，另外還要用掉82噸衛(wèi)生紙，總計相當于毀掉10.5萬棵樹。為此，聯(lián)合國秘書處建議：最好縮短各種文件的篇幅，刪除不必要的詞語，只印最重要的內(nèi)容，以極大限度地挽救樹木。把寫短公文提升到挽救樹木的戰(zhàn)略高度來認識，頗具理論與實踐意義。

　　在不少國家，都把它視為公文的一項改革。比如新加坡在1976年就成立了“華文應用文改革工作委員會”，制定了《華文應用文改革大綱》，目的是“使應用文變成容易學、容易寫，既快捷、又簡省的通訊利器，從而更好更廣泛地為現(xiàn)代化的新加坡社會服務?！痹偃缑绹翱偨y(tǒng)卡特為研究如何改革和精簡文體，專門舉辦了由200名聯(lián)邦政府官員參加的學習班，而且自己帶頭，把原來總統(tǒng)簽署命令的首句“我秉承合眾國憲法和法律賦予合眾國總統(tǒng)的權(quán)力，茲發(fā)布命令如下”改為“我作為合眾國總統(tǒng)命令”，這就推動了美國文風的改革。

　　那么，公文寫作何以能“短”?筆者以為，主要應從以下幾方面著手：

　　一、一事一文，主旨明確。公文行文必須做到主旨明確、集中、單一，力戒枝蔓橫生，繁冗蕪雜。每份公文要解決什么問題，必須首先確立一個明晰的中心，然后再緊緊圍繞這一中心去組織材料。除綜合性報告以外，一般應采用“一事一文”的方法，特別是請示類公文，更應如此。這樣做，既便于承辦，又便于事后立卷歸檔，并能有效地縮短行文篇幅。否則，一文數(shù)事，勢必形成“多中心”，造成冗長雜亂的現(xiàn)象，令人不得要領(lǐng)，從而影響行文目的的順利實現(xiàn)。

　　二、用語簡潔明快，干凈利落。公文總要直接地、迅速地傳遞某種信息，因此，其用語必須做到言簡意賅，精煉概括。具體包括：

　　其一，摒棄不必要的解釋和說明。在公文寫作中，為使閱者準確理解有關(guān)內(nèi)容，有時需要對其進行解釋或說明。但要注意遵循“必要”和“適度”的原則，切忌過多過濫，造成篇幅上的繁瑣和冗長。這樣，對于“亦即”、“就是說”、“換言之”等等，諸如此類的解釋或說明性語句，應盡力避免。

　　其二，刪掉可有可無的字、詞、句、段。這主要是在公文的修改環(huán)節(jié)來完成。毋庸置疑，好文章是改出來的，“文章不厭改，修改出佳篇”，“寫得好的本領(lǐng)就是刪掉那些寫得不好的地方的本領(lǐng)”(契訶夫語)。魯迅先生說過：“寫完后至少要看兩遍，竭力將可有可無的字詞句段刪掉，毫不可惜?！泵珴蓶|同志對此又做了進一步的引申發(fā)揮，指出：“魯迅先生說至少要看兩遍，至多呢?他沒有說。要我看，不妨看它十遍，認真加以修改，然后拿出去發(fā)表。”當然，這種“為求一字穩(wěn)，拈斷數(shù)莖須”、“兩句三年得，一吟雙淚流”式的文章修改法，并不完全適合于公文寫作，因為許多公文都是“急就篇”，往往是“今天交任務，明天要稿子”，容不得你去做精雕細琢。但在時間和條件允許的情況下，這種認真修改的精神卻是非常值得提倡的，也是確保公文質(zhì)量所必需的。公文初稿寫完后，要反復檢查，認真修改，重點應在語言表達方面下些工夫，竭力將可有可無的字、詞、句、段刪去，毫不可惜。為此，要特別注意：刪掉這一字、詞、句、段對公文內(nèi)容有沒有影響?會不會使人產(chǎn)生歧義?上下文義是否仍然連貫、順暢?等等，如無妨礙，則應大膽刪削，以省減文字，縮短篇幅。

　　其三，淘汰層層“套話”，既不要開頭“戴帽”，也不能結(jié)尾“穿靴”?，F(xiàn)行公文寫作中，“套話”屢禁不止，其表現(xiàn)有二：一是開頭“戴帽”，如“在中央×××文件精神指引下，在上級黨委、政府的關(guān)懷下，在本單位領(lǐng)導的直接指揮下，經(jīng)過全體干部和職工的共同努力……”等;二是結(jié)尾“穿靴”，如“讓我們共同奮斗吧”、“我們雖然取得了上述成績，但距離領(lǐng)導要求還相差很遠”等等。這兩種傾向，只能導致文字表達上的空洞浮泛，而不具任何實際意義，均應堅決剔除。

　　三、貴用“直筆”。黨政機關(guān)公文寫作條例明確規(guī)定，草擬公文應當做到“直述不曲”，這是由公文本身的性質(zhì)所決定的。公文具有很強的政策性和指導性，因此在撰寫時必須做到直言其事，只要能將有關(guān)內(nèi)容準確清楚地予以表達即可，力戒拐彎抹角，含蓄隱諱。多用概括性、陳述性的語言，少用或不用描寫性、抒情性的語言。對事物或問題的情狀作過多鋪陳或“渲染”，勢必導致篇幅上的冗長雜亂，從而影響公文的質(zhì)量及效用。