文檔管理是項(xiàng)目管理中非常重要而基礎(chǔ)的一環(huán)，存在于項(xiàng)目的整個生命周期之中。如果一個項(xiàng)目缺乏文檔管理，那么它也就不是一個規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目。文檔管理在項(xiàng)目開發(fā)中占有十分重要的地位和相當(dāng)大的工作量，高質(zhì)量、高效率的收集、歸納、分享、管理和保護(hù)項(xiàng)目文檔，對于提高項(xiàng)目管理水平和項(xiàng)目質(zhì)量有極其重要的意義。

　　項(xiàng)目文檔的生命周期一般包括：創(chuàng)建、審批、發(fā)布、修改、分發(fā)、簽收、歸檔、廢止、恢復(fù)等環(huán)節(jié)。管好項(xiàng)目文檔，就是管好它的整個生命周期。

　　那么，如何才能做好項(xiàng)目的文檔管理呢?

　　重點(diǎn)就在于管好文檔的整個生命周期。

　　創(chuàng)建：模板、命名、分類、權(quán)限

　　創(chuàng)建一份新的項(xiàng)目文檔，絕不僅僅是新建一個文件或文件夾就完成了。首先，任何項(xiàng)目文檔的創(chuàng)建都需要遵循固定的文檔模板，滿足其對內(nèi)容、格式的基本要求，以便更好的體現(xiàn)出文檔所要展現(xiàn)的內(nèi)容。比如：設(shè)置文檔的頁眉頁腳格式、文檔的目錄樣式以及文檔的字體等等。不同類別的文檔應(yīng)具有不同的模板，以便操作者能夠更好地明白在建立不同文檔時所需要采用哪種類型的模板。如果文檔模板發(fā)生變更，必須及時知會使用者，做好文檔的模版管理。

　　其次，文檔的命名與分類也是需要注意的。管理者必須規(guī)定項(xiàng)目文檔命名與分類的依據(jù)和要求，以便使用者能夠快速準(zhǔn)確的定位到自己所需的文件。具體的命名方法請參見“原文鏈接”。

　　最后，就是要為新建的文檔設(shè)置權(quán)限了。由于一個項(xiàng)目中，同一項(xiàng)工作有可能需要不同任務(wù)組的多個人員同時協(xié)作完成，因此權(quán)限設(shè)置必須類型廣、組合多，針對特殊情況具有特殊的方法來應(yīng)對。應(yīng)當(dāng)注意，權(quán)限管理是為了讓項(xiàng)目人員在許可的權(quán)限下，更加可靠、準(zhǔn)確的使用文檔，絕不應(yīng)該增加更多復(fù)雜不便的管理操作。

　　審批：以文件為核心建立流程

　　我們一再強(qiáng)調(diào)文檔管理的審批和傳統(tǒng)OA的審批不同，其原因就是根本的出發(fā)點(diǎn)不同。文檔管理的審批應(yīng)該以文件為核心建立流程。不論是文件的權(quán)限申請還是文件會簽，一切操作始終圍繞著文件本身。放棄過去用OA來走流程，用郵件來傳附件的文檔審批方式吧，采用一套以文件為核心的在線流程，讓審批變得簡單起來。

　　發(fā)布：統(tǒng)一、快速、準(zhǔn)確的發(fā)布渠道

　　如何將項(xiàng)目文檔的創(chuàng)建、修改等消息快速而又準(zhǔn)確的通知到每一個人?渠道很關(guān)鍵。所有信息均是圍繞著文檔操作，保證信息的準(zhǔn)確性。同時，要滿足現(xiàn)在移動辦公的時代潮流，不論是網(wǎng)頁、APP還是微信，都要保證能在第一時間收到信息。

　　處理：在線預(yù)覽與修改、版本控制、報表

　　文檔處理是文檔管理中的重中之重，因?yàn)槲覀儑@文檔建立的一切標(biāo)準(zhǔn)、要求最終是為了方便使用。在項(xiàng)目文檔使用中，我們最常遇到問題是如何查找文件、如何快速預(yù)覽和修改文件、如何管理不同版本的文件。

　　搜索已經(jīng)是我們查找信息不可或缺的手段。相比于按照結(jié)構(gòu)樹一層一層的去尋找，根據(jù)文檔的內(nèi)容、屬性等標(biāo)簽去搜索文件無疑會事半功倍。強(qiáng)大的搜索應(yīng)該覆蓋文件的方方面面，不論是文件的名稱、內(nèi)容、修改時間，還是修改人、分類和自定義屬性，越詳細(xì)的搜索條件，就能越快速的定位所需文件。這時候，我們前面的文件分類和標(biāo)簽就起到相當(dāng)大的作用了。

　　在這個移動辦公越來越普遍的時代，許多工作不再受時間和地點(diǎn)的限制。相匹配的，我們也應(yīng)該能夠隨時隨地的查看文件。不論是網(wǎng)頁、平板還是手機(jī)，不論是word、excel還是pdf，只要有網(wǎng)絡(luò)，各種文件的預(yù)覽需求都應(yīng)該統(tǒng)統(tǒng)被滿足。

　　最后，是要管理好文檔的不同版本。在一個項(xiàng)目中，文檔在使用過程中發(fā)生變更是很常見的現(xiàn)象。對于發(fā)生變更的文檔，最好的方法就是版本管理。

　　首先，要有詳細(xì)的文檔變更日志，知道何人何時修改了文檔，通過版本比較，能快速的找到不同點(diǎn);其次，文檔的最終版要能夠方便人使用，如果出現(xiàn)只能看變更歷史才知道最終版本的話將大大提高使用成本。對于舊版本，同樣應(yīng)該記錄保留。不論是版本查閱還是版本回溯，完善的版本管理會將每一個文件版本的價值最大化。

　　分發(fā)：推薦、發(fā)布、訂閱等

　　文檔分發(fā)與消息發(fā)布的要求類似，一方面既要保證傳遞文件的準(zhǔn)確性，一方面也要保證消息的及時性。使用QQ、郵箱來傳遞文件，不僅速度慢，而且容易造成文件的丟失和損壞。因此，文件分發(fā)必須要保證統(tǒng)一、安全、快速。通過文件分享或發(fā)布取代傳統(tǒng)的附件形式，既能夠在同一平臺上實(shí)現(xiàn)文件的快速流轉(zhuǎn)，又能夠滿足不同人員的不同權(quán)限要求，

　　簽收、歸檔、恢復(fù)

　　當(dāng)文檔經(jīng)歷創(chuàng)建、修改、審批等種種過程之后，最終被批準(zhǔn)定稿。一個已經(jīng)定稿的標(biāo)準(zhǔn)化文件，是不允許隨意變更或移動的。那么，如何確保文檔內(nèi)容的準(zhǔn)確性與完整性呢?一方面，通過完善的權(quán)限管理來約束相關(guān)人員的操作，另一方面通過文件的狀態(tài)標(biāo)記為文檔設(shè)置一定的操作限制，從而達(dá)到項(xiàng)目文檔的管理需求。

　　另外，應(yīng)盡量選擇安全可靠的設(shè)備和系統(tǒng)來存儲所有的項(xiàng)目文檔，做好數(shù)據(jù)備份。在硬件出現(xiàn)問題時，能夠快速的恢復(fù)數(shù)據(jù)，繼續(xù)工作。

　　對于大型的企業(yè)來說，采用分布式架構(gòu)的文件存儲方式是一個不錯的選擇。它能夠在保證存儲空間足夠大的同時，還具有相當(dāng)完備的容災(zāi)機(jī)制。

　　文檔管理已經(jīng)成為了項(xiàng)目管理中重要工作，其管理水平也漸漸成為了項(xiàng)目管理水平的駐澳標(biāo)志。文檔管理工作是一項(xiàng)非常繁瑣、復(fù)雜的工作，如果缺乏必要的工具和手段必然會給項(xiàng)目管理帶來極大的難題。因此，選擇一款優(yōu)秀的文檔管理系統(tǒng)是一個非常不錯的選擇。Kass文檔管理軟件作為國內(nèi)首家正式上線的文檔管理系統(tǒng)，在功能和穩(wěn)定上都有非常好的體驗(yàn)。是許多世界五百強(qiáng)企業(yè)長期合作的辦公管理軟件。

　　提高項(xiàng)目的文檔管理水平，使其更加規(guī)范、更加便捷，才能令項(xiàng)目管理工作更加順利的進(jìn)行，最終使項(xiàng)目達(dá)到更好的成果。