一、文種的涵義

　　在公文寫作和處理中，把性質(zhì)和用途相同的公文歸并為同一種，對每一種公文規(guī)定了固定的名稱，這就是文種的名稱，即公文種類，簡稱文種。文種是公文必不可少的組成部分，所有公文都必須在標題中標明文種。

　　二、正確標明文種的作用

　　1.在公文中正確標明文種，有利于維護公文的嚴肅性、規(guī)范性。

　　2.為公文的撰寫提供方便?！稐l例》和《辦法》都對每一類公文文種的適用范圍作出了明確規(guī)定;有關(guān)法規(guī)、規(guī)章也對有些公文例如法規(guī)、規(guī)章、經(jīng)濟合同、法律文書、外交文書等等文種的用途作了明確規(guī)定;還有一些文種例如總結(jié)、調(diào)查報告、啟事等等，它們的用途則是人們在長期實踐過程中不斷總結(jié)、約定俗成的。而每一種公文的寫法，也經(jīng)過長期實踐形成共識逐步規(guī)范，有些文種的寫法例如事故調(diào)查報告等等，還由主管部門作出了明確的規(guī)定。寫作公文時，正確選擇、標示文種，就能了解該文種寫作的基本要求和基本規(guī)范，有利于提高寫作效率和質(zhì)量。

　　3.為公文處理提供方便。根據(jù)有關(guān)規(guī)定和慣例，不同的文種有不同的處理方式。收發(fā)文機關(guān)處理公文的有關(guān)部門和有關(guān)人員，根據(jù)文種名稱就可作出相應(yīng)的處理。例如請示屬辦件，要及時交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門審批、辦理。而報告屬閱件，一般就無須答復(fù)，只需交有關(guān)人員傳閱。

　　撰寫公文時，務(wù)必正確選用文種。不用、錯用或生造文種，都會損害公文的效用。

　　三、選擇文種的依據(jù)

　　1.選擇文種要依據(jù)國家的有關(guān)法律、法規(guī)以及黨和國家有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)關(guān)于公文處理的有關(guān)規(guī)定，選擇恰當?shù)?、?guī)范的文種。絕不能違反有關(guān)法規(guī)、規(guī)定和標準，隨意另選文種。

　　2.要看作者與主要受文者(即主送機關(guān)單位)的工作關(guān)系。只有當作者是主要受文者的所屬上級機關(guān)單位時，才能選用具有規(guī)定性、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性、公布性的下行文種。當作者是主要受文者的所屬下級機關(guān)單位時，才能選取呈報性的上行文種。當作者與主要受文者是同級或不相隸屬關(guān)系時則只能選用商洽性的平行文種。

　　3.要看作者權(quán)限。有一些文種對使用者的權(quán)限有明確規(guī)定，如作者不具備規(guī)定的法定權(quán)限，則不能使用這些文種。如命令、決議、議案、公告等等文種的使用。

　　4.要看行文目的、行文要求的需要。每一種文種都有特定的適用范圍，只在實現(xiàn)某一行文目的和要求方面有效。因此，應(yīng)選取最有利于表達和實現(xiàn)具體行文目的、行文要求的文種。

　　四、正確區(qū)分一些易混淆的文種

　　公文中有的文種之間既有相似之處，又有不同之處，既有聯(lián)系又有區(qū)別，使用時容易混淆。能否正確選用文種，直接關(guān)系到公文質(zhì)量的高低、表達效果的好壞和公文處理的方便與否。強調(diào)公文文種規(guī)范，尤其要注意正確區(qū)分一些容易混淆的文種。

　　(一)決定與決議

　　他們都是帶有制約，規(guī)范、指揮或指導(dǎo)作用的指揮性公文，在性質(zhì)、寫法上都有許多相似之處。

　　從寫法上看，他們一般都不在正文前寫主送機關(guān)，而可在文尾抄送欄標明“主送”或者“分送”單位。正文都由行文依據(jù)、行文事項和結(jié)語三部分構(gòu)成;都可視內(nèi)容多少寫為篇段合一式、多段式、總分條文式和分部式結(jié)構(gòu)。但是他們又有以下顯著區(qū)別。

　　1.成文過程不同。決定可經(jīng)會議議論通過，也可由領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)。而決議成文程序嚴格，須經(jīng)全體會議或代表大會例如黨代會、人代會、職代會、會員代表大會討論通過方才生效。

　　2.發(fā)文機關(guān)(組織)不同。各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)及機關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)都可以制發(fā)決定;而決議只能由圣手關(guān)會議發(fā)布，不能以機關(guān)、單位的名義制發(fā)決議。正因為如此，決議己不再列為國家行政機關(guān)常用公文。

　　3.涉及內(nèi)容不同。決定內(nèi)容多為對某一領(lǐng)域、某一方面的重要事項、重大行動做出安排。因此它可分為部署指揮重要工作的決定(簡稱部署性決定)、處理具體事項的決定(事項決定)和表彰處分決定。決議內(nèi)容多是某系統(tǒng)、某單位、某組織帶全局性、原則性的重要決策事項。它可分為部署指揮性決議、批準性決議和專門問題決議。

　　4.作用不同。決定都帶指令性。起領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)作用。決議則有多種作用：有的帶指令性，如 《四川省人民代表大會常務(wù)委員會關(guān)于依靠科技振興農(nóng)業(yè)的決議》;有的帶說理性，對有關(guān)人和事做出評價，如《中國共產(chǎn)黨中央委員會關(guān)于建國以來黨的若千歷史問題的決議》;有的帶號召性，如《中共中央關(guān)于社會主義精神文明建設(shè)指導(dǎo)方針的決議》：有的帶批準性，如黨代會、人代會對各種工作報告所作的決議。

　　5.寫作格式上簽注和落款不同。決議都在標題下加括號簽注通過決議的會議名稱和通過日期，正文后就不另標落款了。凡會議通過的決定，也同決議一樣簽注;由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的決定，則在正文后寫明發(fā)文機關(guān)和成文日期。

　　(二)公告與通告

　　公告和通告都是周知性公文，內(nèi)容都不涉密，都要公開發(fā)布，登報、張貼、通過電視播出或廣播，其寫法也相似。但他們也有明顯區(qū)別。

　　1.內(nèi)容適用范圍不同這是兩個文種最主要的區(qū)別。公告用于向國內(nèi)外宣布重要事項，公布某些法定專門事項，通告用于向一定范圍公布應(yīng)當遵守或周知的事項。

　　2.制發(fā)單位不同公告由較高級別的國家機關(guān)、人大機關(guān)和有關(guān)法律、法規(guī)指定機關(guān)制發(fā)。規(guī)定勝通告多由政府機關(guān)或者機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)發(fā)布，周知性通告任何行政機關(guān)、團體、單位均可發(fā)布。但黨的機關(guān)正式常用公文一般不用這兩個文種。

　　3.發(fā)送對象不同公告向國內(nèi)外有關(guān)方面、法定有關(guān)方面發(fā)布。通告向一定范圍內(nèi)的機關(guān)單位和有關(guān)人員發(fā)布。

　　4.作用不同公告強調(diào)法定權(quán)威性，其周知事項常有較強的法律效力或行政效力。除法定機關(guān)或者較高級別行政機關(guān)外，基層行政機關(guān)和企事業(yè)單位不用公告行文。規(guī)定性通告有一定的規(guī)定性，涉及的事項往往要求一定范圍的機關(guān)、單位、群眾遵守或辦理，對其有一定的約束力。而周知性通告只具有告知性、知曉性作用。

　　特別要注意不濫用公告。