2012年4月16日中共中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)了《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》(gb/t9704-2012)于2012年6月29日發(fā)布，2012年7月1日起正式實(shí)施。

　　《黨政機(jī)關(guān)公文格式》將黨政機(jī)關(guān)公文用紙統(tǒng)一為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)a4型，首次統(tǒng)一了黨政機(jī)關(guān)公文格式要素的編排規(guī)則，使黨政機(jī)關(guān)公文的表現(xiàn)形式更加規(guī)范。

　　按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定，公文格式各要素編排時(shí)需要特別注意的方面

　　本標(biāo)準(zhǔn)將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁(yè)紅色分隔線以上的部分稱為版頭，版頭有份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)和簽發(fā)人6個(gè)要素，其中前3個(gè)和第6個(gè)要素不是所有公文都有;公文首頁(yè)紅色分隔線(不含)以下、公文末頁(yè)首條分隔線(不含)以上的部分稱為主體，主體有標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件9個(gè)要素;公文末頁(yè)首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記，版記有抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期兩個(gè)要素;頁(yè)碼是版心外要素。

　　發(fā)文字號(hào)由“發(fā)文機(jī)關(guān)代字”“年份”和“發(fā)文順序號(hào)”三個(gè)部分組成?！澳攴荨币萌Q，不可簡(jiǎn)化，如“2011”不可寫(xiě)成“11”。發(fā)文字號(hào)應(yīng)該注意的問(wèn)題是括注年份的是六角括號(hào)“〔〕”，而不是方括號(hào)“[]”。正文引用文件名稱后圓括號(hào)里的發(fā)文字號(hào)中，一樣應(yīng)該用六角括號(hào)“〔〕”。下行文的發(fā)文字號(hào)居中排列;上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。

　　公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成,容易出現(xiàn)的問(wèn)題是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱經(jīng)常被忽略。編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布;回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。3個(gè)機(jī)關(guān)以下聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)該列出所有機(jī)關(guān)的名稱，4個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)，可采用排列前的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“等”的方式。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。逐級(jí)多次轉(zhuǎn)發(fā)的公文，擬標(biāo)題時(shí)，可直接寫(xiě)所轉(zhuǎn)發(fā)公文的標(biāo)題，但要去掉原發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，“轉(zhuǎn)發(fā)”前冠轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)

　　名稱。如果轉(zhuǎn)發(fā)的是“通知”，可只保留一個(gè)“通知”。轉(zhuǎn)發(fā)公文，不得以被轉(zhuǎn)發(fā)公文的發(fā)文字號(hào)代替被轉(zhuǎn)發(fā)公文進(jìn)入標(biāo)題。

　　主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多導(dǎo)致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。(編排方法見(jiàn)本文中“關(guān)于版記”。)

　　公文首頁(yè)必須顯示正文。編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。正文中結(jié)構(gòu)層次使用序次語(yǔ)應(yīng)依次為：第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”;一般第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。特別注意的是，第一層次“一、”后面是頓號(hào)，不是逗號(hào)，也不是下腳點(diǎn)(齊線實(shí)心圓點(diǎn));第二層“(一)”后面不能有標(biāo)點(diǎn);第三層“1.”中是下腳點(diǎn)，切不可用頓號(hào);第四層“(1)”后面不能跟標(biāo)點(diǎn)。層次序次語(yǔ)不能反序使用，可以越級(jí)使用，如果公文結(jié)構(gòu)層次只有兩層，第一層用“一、”，第二層既可用“(一)”，也可以選用“1.”。同一個(gè)層次，使用的序次語(yǔ)形式必須一致。另外，如用“第一”“第二”表示次序，后跟逗號(hào)，而不能使用頓號(hào)。(非公文材料行文中，有時(shí)用外文字母表示順序，字母后應(yīng)該使用下腳點(diǎn)，如“a.”或“a.”，切不可用頓號(hào)。)

　　以上結(jié)構(gòu)層次序數(shù)規(guī)范寫(xiě)法適用所有文本材料行文。另需注意的是，序次語(yǔ)后如果使用小標(biāo)題，標(biāo)題結(jié)尾不應(yīng)使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，如果使用句號(hào)，將失去小標(biāo)題的身份，而成為本段的起領(lǐng)句，句號(hào)后不宜另起段，應(yīng)該連續(xù)行文。

　　公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱，即附件說(shuō)明。“附件說(shuō)明”的標(biāo)注規(guī)范：在正文之下空出一行居左空兩個(gè)字編排“附件”二字，“附件”后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱;附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，附件名稱本身也不加書(shū)名號(hào);如附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字加下腳點(diǎn)標(biāo)注順序，順序號(hào)上下對(duì)齊。

　　附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨绊樞蛱?hào)頂格編排在版心左上角第一行(注意!“附件”兩字后不加冒號(hào))，附件標(biāo)題居中編排在版心第三行;附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致，格式要求同正文。