隨著對外開放的日益擴大，國內(nèi)各地區(qū)、各行業(yè)都熱心于同海外的交流，特別是外向型的地區(qū)、企業(yè)，為擴大同海外的貿(mào)易與合作的機支，主動走出國門，參加海外展會或獨自在海外舉辦展覽的日多。這是一個可喜的現(xiàn)象。但是喜中有憂，不少參展單位在海外進(jìn)行的展覽，往往歷經(jīng)坎坷，花費巨大，卻收效甚微。究其原因，當(dāng)然有產(chǎn)品、市場、包裝、價格、廣告和銷售網(wǎng)絡(luò)等多方面的問題，但是，展覽不能達(dá)到預(yù)定的展覽目標(biāo)，卻大多出于展覽本身的組織實施問題了。經(jīng)如，事先對展覽會調(diào)查與市場調(diào)查不周，以至展覽會選擇不當(dāng)，展覽品配置不對，或是運輸中對展品造成重大損壞等等?？傊?，歸集于缺乏對海外展覽實務(wù)的基本知識的經(jīng)驗。為此，本章將介紹關(guān)于國內(nèi)企業(yè)如何在海外辦展覽的基本知識。 

　　第一章海外展覽會的選擇與參加 

　　從展覽分類中可以看到，雖然都名曰：博覽會或展覽會，但其中大有區(qū)別：展覽主題題不同，展出者的構(gòu)成不同，與會者、參觀者構(gòu)成不同，由此所構(gòu)成的目標(biāo)市場不同，以及地域展在國的市場情況不同，這就需要企業(yè)從中選擇最能實現(xiàn)自己展出目標(biāo)的展覽會。如果你為專門推銷某類商品尋求經(jīng)銷代理，恐怕參加相應(yīng)的專業(yè)性展覽會最適當(dāng)；如果你要在某國推出本省、本市產(chǎn)品形象，那么，參加博覽會并獨設(shè)一館會有較大效果；如果你旨在試銷某些新產(chǎn)品，則可在展覽會上租用少量攤位，帶上交易員和產(chǎn)品專家進(jìn)行面對面的接洽，定會有獲。切記一點的是，參加展覽不是面向社會大眾進(jìn)行宣傳，而是為著實實在在的產(chǎn)品交易，因此，要把選擇展覽會，當(dāng)作尋求產(chǎn)品目標(biāo)市場一樣慎重從事。 

　　事前盡可能多地了角展覽會資料，是作出正確抉擇的可靠保證，這些資料發(fā)全面而具體，方能反映出一上展覽會的特征與適用性。 

　　參加某一國家地區(qū)的展覽決定一旦作出，那么，繼而還應(yīng)該注意些什么呢？澳大利亞國際貿(mào)易發(fā)展中心為此提出了卓有見地的忠告： 

　　1.展出前確定業(yè)務(wù)目標(biāo)。為什么要辦展覽？是否需要尋找適銷市場和新客戶？是否想要介紹新產(chǎn)品或提供新的服務(wù)項目？是否需要選擇代理商或批發(fā)商？對辦合資企業(yè)是否感興趣？或者通過展覽來研究和開發(fā)市場。 

　　2.展前要仔細(xì)地選擇和研究銷售市場 

　　3.確定參展商品。要知道，國外客戶關(guān)心的是最新或質(zhì)量最好的產(chǎn)品。所以不應(yīng)展出過時的產(chǎn)品。 

　　4.充分做好展前的各項準(zhǔn)備工作。 

　　5.了解展覽會的全部具體要求。要清楚地知道展覽會的全部規(guī)則，展出時間，服務(wù)項目以及參展所需辦理的手續(xù)。 

　　6.應(yīng)選派熟悉情況可以做主的人赴會。參展人員應(yīng)該了解公司的銷售意圖。如果展覽的產(chǎn)品是有關(guān)技術(shù)和儀器設(shè)備，還應(yīng)選派懂技術(shù)的工程師以解釋有關(guān)技術(shù)問題。 

　　7.時間安排要寬裕。應(yīng)提前到會以確保展攤秩序井然，展品狀態(tài)良好。展覽結(jié)束良好。展覽結(jié)束以后，要有時間充分聽取意見。 

　　8.應(yīng)把業(yè)務(wù)和禮節(jié)很好地兼顧起來。要為展攤配備足夠人員。 

　　9.要重視廣告宣傳。展前及展期應(yīng)該出版有吸引力的商業(yè)期刊和報紙。 

　　10.了解當(dāng)?shù)亓?xí)俗。參展前要熟悉當(dāng)?shù)毓?jié)日假期，市場的季節(jié)性及消費者習(xí)慣等。 

　　11.選擇理想的代理人。 

　　12.寄送產(chǎn)品樣本。 

　　13.要報出全部產(chǎn)品的價格，主要是CIF價。當(dāng)然FOB價和CIF價在國際貿(mào)易中都很重要，但一般來說，F(xiàn)OB價用得較少。還要確定交貨期。 

　　14.為國外用戶提供服務(wù)。 

　　15.要用公制標(biāo)出產(chǎn)品的規(guī)格。國際上通用的是公制。所以，出展以前，發(fā)準(zhǔn)備好產(chǎn)品規(guī)格的公制數(shù)據(jù)。 

　　16.越過語言障礙。最好參展人員都學(xué)會一種語。 

　　17.關(guān)于資信和付款方式。首先，你應(yīng)了解國外代理人的資信，可以通過銀行進(jìn)行，也可以從咨詢公司得到。你還應(yīng)該了解有關(guān)保險，付款方式等方面的情況。 

　　18.要保護專利權(quán)和商示權(quán)。如果你已取得專利中商標(biāo)權(quán)，就應(yīng)該提前與你的專利代理人研究，如何使這種商標(biāo)或?qū)＠诤Ｍ饫^續(xù)得到保護。世界上大多數(shù)國家都對專利或商標(biāo)權(quán)給予保護。 

　　需要提一下的是，決定是否參加一個商展，最重要的工作是研究要送展的產(chǎn)品在展覽會即將舉辦的國家或地區(qū)有無潛在市場，有沒有可能找到銷路。 

　　如果你已經(jīng)決定參加商展，你就該著手作以下幾項工作了： 

　　①了解這個商展覆蓋的地區(qū)有多大？ 

　　②同哪些類型的產(chǎn)品一同展覽，即展覽會是綜合性的還是專業(yè)性的？ 

　?、廴绻菄H性貿(mào)易展覽會，而不是專門的中國產(chǎn)品展覽會，那些將要參展的外國公司有哪些？是什么產(chǎn)品參展？ 

　?、苷褂[會預(yù)訂場地的費用、時間安排如何？ 

　　⑤你的產(chǎn)品若銷往該展覽舉辦地區(qū)或國家需交納什么樣的稅？稅會不會太高？ 

　　⑥你的產(chǎn)品的FDB價和CIF價分別是多少？ 

　?、叱隹诘皆撌袌觯愕膬r格能否被接受，或是偏高了還是偏低了？（商業(yè)上講[一人錢一分貨]，有時產(chǎn)品質(zhì)量上乘，但若價格偏低，很可能會被懷疑質(zhì)量不好，所以偏低的價格也可能會影響產(chǎn)品銷路。） 

　?、嗄愕漠a(chǎn)品否對許多行業(yè)有用處？或只對少數(shù)二、三個行業(yè)有用處？如果產(chǎn)品只是滿足幾家的特殊需要，最好采取直接賣給他們，沒有必要參加大規(guī)模的商展。 

　　⑨如果收到訂單，履約有無困難？能否迅速組織到需要的貨源？在運輸、出口等許多方面是否需要預(yù)先作安排。 

　　如果你決定參加商展，但是你的公司不是屬于國家批準(zhǔn)的有外貿(mào)經(jīng)營權(quán)的公司，你就需要委托一家有權(quán)經(jīng)營外貿(mào)的公司，讓他們作為你的代理商為你安排產(chǎn)品參展事項以及代辦產(chǎn)品出口業(yè)務(wù)。另外，你還可能通過中國國際貿(mào)易促進(jìn)委員會，這個機構(gòu)的總會設(shè)在北京，在全國各省都設(shè)有分會。中國國際貿(mào)易促進(jìn)委員會設(shè)有專門的出國展覽部，負(fù)責(zé)組織國內(nèi)廠家的產(chǎn)品出國參加國際性商品展覽會或在國外組織專門的中國產(chǎn)品展覽會。 

　　怎樣才能把自己的產(chǎn)品拿出來展覽呢？這首先需要知道每年都有哪些展覽會、博覽會、分別在什么地方舉行，都是什么性質(zhì)的展覽。要取得這方面的資料，你可以查閱西德一家分別用英、法、德三種文本出版的《商展及博覽會日歷》，倫敦博覽會資料中心出版有《博覽會報告》，此外還有一些貿(mào)易、商業(yè)期刊飛機場也會隨時介紹這方面的情況。日本也出版有一本《日本國際和國家展覽會和博覽會》，出版期每年六月，十二月，出版者：日本會議局地址：東京都千代田區(qū)町2-10-1東京交通會館。 

　　第二章海外展覽會的費用事項 

　　在海外舉辦展覽，所需費用中外匯支付是個大頭。究竟租用多少攤位恰當(dāng)，租用多大展館為宜，采用何種方式進(jìn)行展出最佳等等，都須慎重考慮，切不可突發(fā)"展館越大越魄"的奇想，要力戒脫離實際需要，背離"投入產(chǎn)出"的效益原則，同時對展覽會的費用項目多作具體的了解，比較，并作深入探討，對外進(jìn)行巧妙的洽談，爭取較多的服務(wù)和較廉的價格。而一旦對外簽約，則應(yīng)守合同，講信用，不可任意撤約，造成信譽與經(jīng)濟上的損失。 

　　在海外舉辦展覽的方式，大體有下述四種： 

　　一、租用攤位； 

　　二、租用整個場館或部分場館，自設(shè)專館； 

　　三、獨自舉辦展覽； 

　　舉辦展覽的方式不同，其所需費用的項目與水平也不相同。費用項目和水平，應(yīng)同展覽面積的大小、設(shè)施、服務(wù)，以及承擔(dān)的義務(wù)相一致。絕對不能脫離這些具體珠條款。而談?wù)撡M用的合算與否。而這些，在締結(jié)的合同中都必須一一注明；對展館條件的了解，若不能派員實地了解，起碼應(yīng)有詳盡的圖像文字資料，方可判斷是否價有所值。 

　　第三章展覽會的章程與海關(guān)對展覽品的監(jiān)管辦法 

　　詳盡地了解有關(guān)展在國的展覽章程和展覽品的監(jiān)管辦法，是辦好展覽、取得理想效果的重要條件。一個展覽會的章程，對展覽各方面的事宜均有明確的規(guī)定。如第10次大阪國際博覽會的一般規(guī)程，包括了下述29個方面：名稱、目的、主持單位、支持、贊助、會期、會場、展出者及展品、展覽場地的種類及其基本設(shè)施、展覽場地租費、展覽小間的申請和合同、展覽小間之申請與合同的取消與失效、小間的分配、展品搬入與撤出、展示、實演、試銷、展品的安全保護、展覽場所的原狀恢復(fù)、供電和電話及供水與排水、入場、各種經(jīng)費的負(fù)擔(dān)及結(jié)算、展覽宣傳、展出者名錄、事故防止與事故責(zé)任、照像與臨摹、會期的變更與中止、規(guī)則的細(xì)則、規(guī)則程序的變更等。 

　　為使讀者不較實際的了解，特從中選摘八條，都是出展中常要遇到的。 

　　展品： 

　　A：展品是展出者生產(chǎn)或經(jīng)營的制品。 

　　B：類似如下的東西禁止展出。 

　　武器、槍、刀、劍類，引火，爆發(fā)性或放射性危險物，劇毒物，麻藥，有可能侵害工業(yè)所有權(quán)的東西進(jìn)口或禁止銷售品。另外，主辦者認(rèn)為有礙于展覽會舉辦的物品。 

　　C：保護工業(yè)所有權(quán) 

　　有關(guān)申請工業(yè)所有權(quán)以前的發(fā)明方案的展品，根據(jù)另定的手續(xù)，受到特許法第30條3項等的保護（國內(nèi)）。 

　　試銷小間：一小間9平方米（3m×3m）,安排為單排或雙排.可在試銷小間試銷的商品，于新產(chǎn)品及未介紹品等。其細(xì)則按另定的試銷特別章程辦理。 

　　展出：展出者利用所分配的小間，可以設(shè)置為取得展品效果所必要的展覽設(shè)備、裝飾、各種標(biāo)志等。這些設(shè)施以離床面高2.70米為限，其細(xì)則另定。 

　　實際表演： 

　　（1）展品實際表演，要考慮到對人體、財物的安全與其它展出者是否有影響； 

　?。?）主辦者認(rèn)為有必要時，進(jìn)行為謀求安全的處理，而限制表演或使其停止。 

　　試銷：展出者在所分配的展覽小間內(nèi)，不能把展品或其它物品在展覽會期間以轉(zhuǎn)讓的條件銷售。不過，按有關(guān)規(guī)定條款可以在特定的場所試銷商品。 

　　照像、攝影及臨摹： 

　　沒有展出者或主辦者的同意，不能對展品物進(jìn)行攝影、臨摹、測定取型等。 
展品的安全保護： 

　?。?）主辦者應(yīng)由負(fù)責(zé)的管理人員管理整個展館，以保證安全。 

　?。?）展品的保護系統(tǒng)由展出者負(fù)責(zé)。主辦者對偷盜、丟失、火災(zāi)、操作及在展覽場所里發(fā)生的其他事故，不賠償其損失。 

　?。?）展出者對搬進(jìn)館內(nèi)的貨物，在運輸及展覽期間要投保，并請采取適當(dāng)?shù)谋Ｗo措施。 

　　展覽場所的原狀恢復(fù)： 

　　展出者在會場內(nèi)工作時，原則上在展品撤除期間內(nèi)完全恢復(fù)，所謂恢復(fù)，并非原樣不動，如因在會期內(nèi)不能進(jìn)行恢復(fù)，而由主辦者代辦時，其恢復(fù)所需之費用由展出者負(fù)擔(dān)。 

　　第四章展覽品的運輸、保險與展后處理 

　　展覽品的運輸 

　　如何將展覽品安全、準(zhǔn)時、經(jīng)濟地運到展在國的展覽館，并復(fù)運加國？一般均全權(quán)委托外運公司進(jìn)行（外運公司通常又與其在展地國的運輸代理公司合作進(jìn)行）。按外運公司的要求，展覽組織者應(yīng)提供有關(guān)展覽品的資料，展覽會地址、日期、收件人，以及展覽品箱號、嘜頭、懈裝、尺碼、毛重、凈重、以及總的體積和重量等。 

　　應(yīng)該提請注意的事項尚有： 

　　一、抵港時間，最好稍微留有余地，以防港口至展館途中的意外延誤。但抵港時間亦不宜過早，一會增加倉儲費用，二會增加展品受損的可能； 

　　二、展覽品使用出口包裝，具備集裝簟運輸條件的，晝使用集裝箱運輸方式；在散裝出運時，盡量在配載時考慮到港后卸貨的便捷。 

　　三、嘜頭、箱號、裝卸運輸標(biāo)志要力求明顯，展覽道具箱外嘜頭的擬定，一般以取展在國大寫第一個字母，加上展出年，如1988年赴意大利展覽，嘜頭即可定為道具箱外刷制的嘜頭，及各類村志，通常為：嘜頭、箱號、體積、重量、吊釣批示符號和防雨、易碎等安全標(biāo)志。 

　　需要加以說明的幾點是： 

　　一、送海關(guān)之一式兩份的展覽品清單： 

　　·樣張； 
　　·分類列出。通常分有展品清冊、賣品清冊、宣傳品清冊、展覽道具清冊； 
　　·文種系展出國文種與展在國文種相對照； 
　　·有些國家要求標(biāo)明每件展品毛重、凈重； 

　　二、需交驗本國出口商品檢驗局出具的展品與賣品商檢證書； 

　　三、對某些食品、毛皮制品等，須出具檢疫證書。 

　　展覽品的安全與保險 

　　出國展覽品的投保,我國一般在國內(nèi)投保,投保的項目,一般是火險、水險、盜竊險。投保的作用，主要是防備萬一發(fā)生事故和失竊，尚可得到部分的補償。但補償永遠(yuǎn)不會同失去的價值相等，特別供展覽、銷售的展賣品，推動了就等于失掉了市場時機，其看不見損失是難以追加的。所以，防患于未然是至關(guān)緊要的大事。防火處理、防火裝置、防盜措施、安全守衛(wèi)與檢查制度，都應(yīng)完善和健全，并貫串于開箱至裝箱的整個展覽活動過程。特別是對那些"價值連城"的珠寶、文物之類，更應(yīng)重點加以保護，力求做到萬無一失。 

　　展賣品的銷售方式： 

　　一、小賣品的銷售方式： 

　　小賣品的出售，賺點錢不是主要目的，從展覽現(xiàn)場效果看，是為了活躍展覽氣氛，吸引更多觀眾；從展覽促銷角度看，小賣目的，全在于促進(jìn)展覽品的銷售和獲取大批定單，以價廉物美之印象，博取廣大觀眾對中國某些商品的良好印象，以有紀(jì)念意義的小商品，讓觀眾留下對中國展覽的記憶。同時，通過賣品出售，亦是實地了解當(dāng)?shù)叵M市場的一次良機。從這最后一點考慮，不論采取何種方式出售賣品，展出者一定要參與進(jìn)去作些現(xiàn)場考察和交談。 

　　小賣品出售方式，大體有三種：一、自銷，最能取信于觀眾，但由于工作量過大，故往往將有限的展團力量牽進(jìn)過多，而常常造成本末倒置，削彈頭了展覽與成交的工作；二、同當(dāng)?shù)亟?jīng)銷商或代理商合作經(jīng)營，銷售設(shè)備和大部分售貨員由當(dāng)?shù)睾献髡哓?fù)責(zé)，可以大大減輕展覽團的工作量；三、將小賣品賣給當(dāng)?shù)氐慕?jīng)銷商代理，并在展覽近處提供銷售場地，是最省事的辦法，不過有兩點須請注意。第一，為使小賣品更適銷對路（包括部分有銷售市場的試銷品），可邀請代理商來華選購；第二。為使小賣品不因代理商可能的圖利心切而推動原旨，事前應(yīng)與經(jīng)銷代理訂立關(guān)于銷售價案同當(dāng)?shù)厥袌鰞r格差價的幅度：通常低于當(dāng)?shù)厥袃r的10%左右。 

　　二、展覽品的處理 

　　對展覽品的處理，一般有這樣幾種情況： 

　　1、國內(nèi)指定不出售的，應(yīng)原件運回；2、貴重展品，一般可采取個別成交的辦法，或寄售的辦法。若二者都不成，則需運回；3、中、低檔的商品，一般采取折扣包銷的辦法，在展覽中蒙塵、光照失色、吊掛受損之物，折扣較大（商檔的商品、藝術(shù)品一般不打折扣，有些令人矚目的精品，相反因展覽而身價上升）。4、展覽道具類，除了鋁合金組裝式道具之外，一般不具有重復(fù)使用價值的東西，出于運費過大的考慮，大多就地處理或出售，或贈送，或作廢物處理。 

　　一個展覽會的價值，往往會被為數(shù)不多的貴重展品占去一半或大半。所以展品處理的重點實際就在這些貴重展品的出售上，很多展團為此大傷腦筋。而橫濱1980年上海工藝美術(shù)展覽為些提供了良好的經(jīng)驗。在展覽開幕之前，將貴重展品做成精致的樣本，附上一張開幕請貼，通過當(dāng)?shù)氐馁澲鷻C構(gòu)派人送到當(dāng)?shù)氐囊恍?zhǔn)買主手中，這就為目標(biāo)買主的蒞臨展覽、購買展品做了很好的公關(guān)宣傳工作。結(jié)果，銷售成績極佳。