一場(chǎng)合展活動(dòng)正要開鑼，你要參加嗎?

　　你正坐在舒適的椅子上，桌上的論文集散在一旁，臺(tái)上的講師正在賣力地說明新的營(yíng)銷理念，Power—Point的投影不時(shí)閃動(dòng)，幾個(gè)外國(guó)人士拿著同聲傳譯耳機(jī)，正在輕聲交談……(場(chǎng)景一)

　　宣傳單斜擱在展示架上，對(duì)照著禮儀小姐手中的名片及折頁(yè)。展臺(tái)上的投影儀有規(guī)律地打出生動(dòng)的產(chǎn)品照片。旁邊的小圓桌旁坐著三個(gè)英語(yǔ)不甚流利的西班牙買家，正在討論新模具的價(jià)格。隔壁展臺(tái)的青春舞者，隨著節(jié)奏的音樂舞動(dòng)著，吸引著匆忙走過的參觀群眾……(場(chǎng)景二)

　　這些場(chǎng)景可能出現(xiàn)在四川九寨溝會(huì)展中心，也可能在昆明天恒酒店的會(huì)議室;可能出現(xiàn)在德國(guó)萊比錫會(huì)展小心內(nèi).也可能在美國(guó)紐約華爾迢大酒店。這些場(chǎng)景你可能見過，甚至可能是場(chǎng)景中的主角。這些正是世界各地?cái)?shù)百萬場(chǎng)次會(huì)展活動(dòng)的寫照。

　　是的，你所知的會(huì)議、展覽及活動(dòng)早己成為人類每天生活的一部分，也是人們用來溝通的重要方式。人類社會(huì)形成伊始，就有各種類型的會(huì)議、展覽及活動(dòng)的模式產(chǎn)生，不論是為了突顯科學(xué)研究的成果、接受新知識(shí)、解決雙方問題、聯(lián)誼交流、協(xié)調(diào)談判、史換意見、擴(kuò)大市場(chǎng)份額、宣傳建立形象、教育培圳或是提升地位，也不論是用什么樣的名稱(如研討會(huì)、博覽會(huì)、展示會(huì)、聯(lián)誼餐會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)、論壇峰會(huì)、學(xué)術(shù)講座會(huì)、奧運(yùn)會(huì)、談判協(xié)商會(huì)、藝術(shù)文化節(jié)慶)，也不論會(huì)展范圍是地方性、區(qū)域性、全同性、國(guó)際性或世界性，更不論是何種產(chǎn)業(yè)(如醫(yī)學(xué)、科技、工業(yè)、農(nóng)業(yè)、商業(yè)或服務(wù)業(yè)等)或跨專業(yè)(如環(huán)保與經(jīng)濟(jì)發(fā)展、農(nóng)業(yè)與歷史等)，或是何種類型專業(yè)(如網(wǎng)絡(luò)湖版、地方藝術(shù)或兒科心臟學(xué)竿)。這些會(huì)展活動(dòng)的召開舉辦，都主要以“溝通”為目的，這一直是人類文流的基本需求，更是建立彼此認(rèn)知了解的“橋梁”或“平臺(tái)”的重要方式。

　　會(huì)展活動(dòng)就是因?yàn)榘缪葜嗷ソ涣?、影響及認(rèn)知的功能，所以存它的諸多形成因素中，有五個(gè)特別關(guān)鍵的重點(diǎn)，我們不能忽視，那就是：

　　(1)團(tuán)體(發(fā)起者)，即具有明確目標(biāo)及資金的團(tuán)體：公司、政府、社團(tuán)、組織等。

　　(2)公眾(參與者)，即有某種期望或需求的參加入土.

　　(3)主辦人(組織者)，即提供開展這些會(huì)展活功所需的專業(yè)、支援及信息的主要實(shí)踐者。

　　(4)協(xié)調(diào)入(支援者)，提供各項(xiàng)會(huì)展活動(dòng)的周邊需求及服務(wù)的技術(shù)。

　　(5)舉辦做法(時(shí)程、場(chǎng)地)，協(xié)調(diào)會(huì)展活動(dòng)的舉辦召開時(shí)間、地點(diǎn)、所需器材環(huán)境及傳日內(nèi)容的全套做法。

　　從這五項(xiàng)會(huì)展活動(dòng)召開關(guān)鍵因素看，舉辦會(huì)展并非是一個(gè)獨(dú)立的過程，而是綜合各種主客觀因素，統(tǒng)籌辦理的管理科學(xué)和技術(shù)。例如，會(huì)展內(nèi)容就與舉辦方式和地點(diǎn)有很大的關(guān)聯(lián)。一個(gè)研究海洋生物的學(xué)術(shù)研討會(huì)，基本上個(gè)會(huì)選在撒哈拉沙漠中的酒店召開廣場(chǎng)紀(jì)念性質(zhì)的展覽，如果放在休閑度假村舉辦，其意義就不是很大。又如，一場(chǎng)生態(tài)旅游的嶺會(huì)，肯定會(huì)安排參觀生態(tài)保護(hù)規(guī)劃完整的景點(diǎn)節(jié)目，但絕不會(huì)安排負(fù)翅盛宴或是贈(zèng)送珊瑚項(xiàng)鏈當(dāng)做大會(huì)禮物。

　　會(huì)展活動(dòng)要能成功舉辦，尤其需要了解“溝通”的本質(zhì)：參與者希望得到什么效果?場(chǎng)地選擇該重視什么?是否考慮要分組討論?展覽得如何統(tǒng)籌才有好的效果?

　　這些需要發(fā)起者、參與者、組織者、支援者以及舉辦做法諸要素之間有很好的溝通，以尋求圓滿成功。