(1)明確展會項目目標。這是制定項目計劃的第一步。展會項目的展開、實施是一個達到目標的過程，這一日標不僅要體現(xiàn)組展方與客戶方的一致件，而且必須明確、具體、切實可行。一個明確、合理的展會項目目標應該具有以下特點是體系性，即項目目標不是僅滿足單一方的要求，而是需要同時滿足組展企業(yè)、參展商以及觀眾三方的需求，構成一個多重目標體系是優(yōu)先性，即對組企業(yè)而言項目成本、時間和技術技能三個基本目標構成的目標體系巾，需要確立一個優(yōu)先性目標，以便目標發(fā)生沖突時有所權衡;子是層次性，即展會項目目標具有從抽象到具體、從宏觀到微觀的層次，隨著展會項目的分解不斷地細化，從而將項目總體目標貫徹到各實施環(huán)節(jié)中。

　　(2)確定展會項日范圍。根據(jù)項目目標，展會組織者應在項日計劃中明確達到目標的項目范圍或工作任務。一般來說，確定展會項目范圍包括以下內容：形成與項目目標相適應的參展規(guī)模，滿足專業(yè)觀眾的需求;二是觀展商范定，即確定專業(yè)觀眾的類別、購買力水平、數(shù)量等，以確保展會交易額達到平，滿足參展商的需求;三是服務范圍的確定，即確定展會組織者應該向f和專業(yè)觀眾分別提供哪些服務。

　　(3)估算展會項目時間。為了確保展會項目以合理的進度執(zhí)行，以使展會和客戶在現(xiàn)有的成本約束下，發(fā)揮最大的效率，組織者需要科學估算承辦可能需要的時間，這是展會項目計劃中不可或缺的內容。對展會項估算包括兩個方面：一是估算每項活動或工作元素從開始到完成所需[，如展前籌備工作所需的時間，展中客戶交易所需的時間，展后從撤展到哨所需的時間等，這種估算不僅要考慮項目團隊成員平均工作能力，而且傷參展商團隊在相關環(huán)節(jié)上的配合能力;二是估算展會項目的總體進度，他的是這并不是每項活動所需時間的簡單相加，而需要考慮各項之間的時間重疊等因素和意外事件產生的可能。

　　(4)編制展會項目預算。項目預算是項目執(zhí)行的尺度，也是成本控制的有展會組織者應該根據(jù)展會項目范圍，對企業(yè)的人、財、物等各項資源進行配置，并進行合理地總體與分項預算。展會項目預算主要包括三個方面：人力資源預算，主要解決三個問題，即完成整個展會項目需要哪些人才以及人才的需求數(shù)量。這些專業(yè)人員從何而來，怎樣合理配置這些人員以形成高展覽設施，二是物力資源預算，需要什么樣的配套服務設施及何種高新技術等問題;三是資金成本估算，即對出人力資源成本和物力資源成本構成的直接項目成本進行財務預算。