文字秘書は黨政府部門と企業(yè)、事業(yè)部門に必ず設(shè)置される職員です。

仕事の職務(wù)としては、コピー、書き込み、配布だけでなく、事務(wù)的な仕事の処理を通じて、指導(dǎo)者の助手と參謀の役割を果たしています。また、一般的には、中小機(jī)関、企業(yè)の事業(yè)単位の文字秘書は文書の管理者です。

文書ファイルの価値は、肝心な點(diǎn)は書類の品質(zhì)にあります。書類の品質(zhì)は文字秘書と文書管理スタッフの自身の素質(zhì)にもよります。

このために、本文は文字秘書の自身の教養(yǎng)から話して、更に文字秘書の教養(yǎng)と文書のファイル管理の関係の問題について自分の認(rèn)識を話します。

文字秘書は指導(dǎo)者の助手と參謀として、一つは記録と寫本である。二つは原稿の起草である。

記録には、指導(dǎo)者の口授記録があり、來訪者を接待する記録があり、會(huì)議記録や電話記録などがあります。書き寫すと、字がぞんざいで、或いは起草過程で繰り返し推敲し、何回も修正したり、畫策したりした原稿を譽(yù)めて書いて、引き続き修正したり印刷したりします。

指導(dǎo)者の譽(yù)れを助けて原稿を書いて、時(shí)間を空けて他の仕事をさせることができます。これは文字秘書の果たすべき責(zé)任です。

原稿を作るのは、文字秘書の仕事の主要な部分です。

原稿の起草過程は、常に指導(dǎo)者と文字秘書の協(xié)力によって行われる。

時(shí)には、リーダーが自ら手がけ、秘書が譽(yù)書を手伝ってくれます。

そして、いくつかの収集、補(bǔ)充と確認(rèn)を行います。時(shí)には、指導(dǎo)者の口授の主な內(nèi)容で、秘書がメモした後、文字の加工整理を擔(dān)當(dāng)します。時(shí)には指導(dǎo)者が一つのポイントだけを口授したり、秘書と一緒に討論の中で一つのポイントを形成したりして、秘書がそれに基づいて資料を集めたり、観點(diǎn)を推敲したりして、文字を形成します。

この最後の種類は指導(dǎo)者がテーマを出すだけで、要點(diǎn)を作成して、資料を収集して、原稿を起草してから討論の改正に至るまで、すべて文字秘書が単獨(dú)で責(zé)任を負(fù)います。

特に指摘したいのは、原稿を起草する時(shí)、テキスト秘書は原稿を下相談し討論する時(shí)に自分の意見を指導(dǎo)者の參考に供することができるだけではなく、起草する時(shí)に直接自分の考えを書いて、初稿を形成して、指導(dǎo)者に決斷させることができます。

上記の目的を達(dá)成するには、文字秘書は高い素質(zhì)を備えなければならない。

彼は普通のスタッフの基本條件を備えている以外に、自分の特殊な知識修養(yǎng)、技能修養(yǎng)、人徳修養(yǎng)、スタイル修養(yǎng)の要求があります。

知識の修養(yǎng)、技能の修養(yǎng)が良いかどうかは、文字秘書が職務(wù)に適わない問題である。人徳の修養(yǎng)、作風(fēng)の修養(yǎng)がよくないかは、文字秘書の不合格の問題である。

そのため、文字秘書は自覚的に、全面的にこの四つの方面の教養(yǎng)を強(qiáng)化し、徳と才能を兼ね備え、適格かつ適任の國家特殊職位の従業(yè)員として養(yǎng)成するよう努力し、自分の職位において、文字の書き寫し、記録と文案を通じて指導(dǎo)の助手と參謀を作成するだけでなく、その擔(dān)當(dāng)、処理の高いレベルのテキスト資料も提供しています。

そのため、比較的に良い文字の秘書の素質(zhì)の教養(yǎng)、文書の書類の管理の重要な基礎(chǔ)條件の1つです。

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二、文字秘書は優(yōu)秀な文書ファイル管理者であるべきです。

人員の編制と機(jī)構(gòu)の設(shè)置の制限のため、多くの機(jī)関、企業(yè)の事業(yè)単位の書類の書類の管理はすべて文字の秘書の兼職したのです。

書類管理の関連規(guī)定に従って、文書ファイル管理の業(yè)務(wù)は當(dāng)?shù)丐违榨ˉぅ刖证沃笇?dǎo)者に屬しています。そのため、文書秘書は書類管理に従って黨性、実踐性と科學(xué)性を堅(jiān)持しなければなりません。

文字秘書は文書のファイル管理を兼ねています。主に文書の書類の作成、書類の収集、整理、縮小、鑑定、検索、保護(hù)、利用、情報(bào)と統(tǒng)計(jì)などの一環(huán)の仕事をしています。

これらの環(huán)節(jié)の間は互いに接続して、また互いに制約して、利用は諸環(huán)節(jié)の中の中心の一環(huán)で、その他の環(huán)節(jié)はすべてサービスを利用するため、基礎(chǔ)を作ってと條件を創(chuàng)造するためです。

文書ファイルを作成して、本部、本部の中心のためにサービスします。文書ファイルスタッフの基本的な任務(wù)です。

文書の書類管理の仕事を上手にするのは、文書の資料が中心の仕事における役割、すなわち機(jī)関として働く參謀的役割を保証するためであり、宣伝教育の素材として、歴史の証憑として、科學(xué)研究の必要な基礎(chǔ)條件として、その重要性は言うまでもない。

このような文書室は小さい機(jī)関にとって総合的で、文書ファイルを管理するだけではなく、人事、科學(xué)技術(shù)、會(huì)計(jì)などの書類を統(tǒng)括しています。種類が多く、內(nèi)容がもっと豊富で、仕事がもっと複雑です。

そのため、文字秘書は秘書の仕事の修養(yǎng)を強(qiáng)化すると同時(shí)に、文書ファイルスタッフの理論、業(yè)務(wù)、規(guī)律、技能などの面での教養(yǎng)を持たなければならない。

三、新しい情勢の下で、文字秘書、文書管理者の教育の必要性を強(qiáng)化する。

以上のように、中小機(jī)関の文書ファイル管理のため、一般的には文字秘書が兼任しているので、文字秘書の自己修養(yǎng)は原稿の品質(zhì)と文書管理のレベルに直接影響しています。

文字秘書の仕事と文書ファイル管理の仕事は専門的には違いがありますが、業(yè)務(wù)関係においては互いに連絡(luò)し合います。さらに重要なのは、両者の仕事の成果は常に同じキャリアに預(yù)けられています。このように言ってもいいです。文字秘書の教養(yǎng)は文書の資料価値を決定し、文書のファイル管理をうまくやって、文書ファイルの役割を果たす基礎(chǔ)となります。

黨の第11期三中全會(huì)以來、黨と國家が中心の仕事を経済建設(shè)、改革開放、市場経済の発展と完備に移すにつれて、各種部門は機(jī)関建設(shè)の中で、文字秘書に対する要求がますます高くなり、文書ファイルの管理と役割の発揮もますます重視されてきました。

二十年來の努力を経て、ファイル管理の重要な方面として、文書ファイルの管理は大きな発展を遂げましたが、文書ファイル管理チームの建設(shè)、特に多くの下部部門の文書ファイル管理チームの建設(shè)及び文書ファイル管理のレベルはまだ明らかに時(shí)代の要求と合わないところがあります。

文字秘書と文書ファイル管理を兼ねている人員が少なく、職場が不安定であることを浮き彫りにしている。

このような狀況がある主な原因は、まず文字秘書に対する指導(dǎo)者の要求が高くなく、文書ファイルの仕事を重視していないことであり、秘書は書き寫すだけで、走り回るだけで、重要性がないと考えています。文書ファイル管理の仕事は、髪を収め、裝丁するだけで、専門が必要ではなく、更に少數(shù)の指導(dǎo)者は社會(huì)風(fēng)潮の悪影響を受けて、秘書、文書スタッフを自分の側(cè)近、従者として、自分の好みに合うことを基準(zhǔn)にしてきます。

その次に、彼らに対する教育に関心を持たないので、専門のレベルは高まることが得られません。

そのため、文字秘書と文書ファイル管理の重要性と実際の仕事における問題點(diǎn)について、以下のいくつかの面からチーム建設(shè)を強(qiáng)化すべきである。

第一に、公務(wù)員の基本的な素質(zhì)の要求を基本條件として、秘書、文書管理者を配置する時(shí)、専攻の関係者を選抜して調(diào)整しなければならない。第二に、在職の専門人員に対しては、定期的に教育訓(xùn)練を行い、道徳、業(yè)務(wù)、技能などの面で絶えず向上させて、新しい情勢の要求に適応させる。

以上は本人の実際の仕事の中のいくつか體験で、以上の見方を述べて、機(jī)関で文字秘書と文書の書類の管理の仕事に従事する同業(yè)者と相談して、検討したいです。