八大関係の一つ：電子公文書と紙の公文書

電子公文書はコンピュータを通じて操作、転送、保存などの処理を行うデジタル化製品で、紙の公文書と比べて、電子公文書は保存體積が小さく、検索速度が速く、遠(yuǎn)距離での迅速な伝達(dá)と同時(shí)に多ユーザ共有などの長所を持っています。

コンピュータやインターネットの情報(bào)技術(shù)の応用が普及するにつれて、公文書が直接パソコンで作られたり、伝送されたりすることが多くなります。

しかし、紙の公文書と比べて、電子公文書も自身で克服できない限界があります。例えば、情報(bào)は媒體と分離して、直接読むことができないので、ソフトウェアとハードウェアに依存してこそ識(shí)別と利用ができます。

そのため、今后もかなりの時(shí)間で、紙の公文書を舍ててて電子公文書に取って代わることはできません。電子公文書は紙の公文書と并存します。

私たちは公文書の本質(zhì)的機(jī)能を正しく認(rèn)識(shí)すべきです。情報(bào)を伝達(dá)し、電子公文書と紙質(zhì)公文書の関係を理解し、公文書物理媒體に対する習(xí)慣心理を打ち破り、デジタル化された公文書の新しい概念を構(gòu)築します。

電子公文書に対しては、その特徴に応じて、適切な管理方法を制定し、紙の公文書と優(yōu)勢(shì)を補(bǔ)います。

八大関係の二：電子印鑑と電子認(rèn)証

紙の公文書にとって、印鑑は公文の発効の重要な標(biāo)識(shí)です。

電子公文書には、発効の標(biāo)識(shí)として印鑑が必要かどうかは、議論に値する。

電子印鑑は専用のソフトで作られたもので、比較的高価なカラーレーザープリンターが必要です。

一方、色や印刷などの理由で、印刷された電子印鑑は、紙の公文書で使用されている印鑑とは全く同じではなく、同じ発文機(jī)関で2つの印鑑があります。

電子公文書を送りながら紙の文書を印刷すれば、同じ公文書で二つの印鑑を使うことができます。

一方、電子印鑑は技術(shù)的手段によって生成され、技術(shù)的手段によって盜用または模倣されやすい。

実際、問題の鍵はどのように電子公文書の真実の有効性を認(rèn)証するかです。即ち、文書を受け取った電子公文書が真実の発信機(jī)関であるかどうかを確認(rèn)するために、電子身分認(rèn)証ができたら、電子印鑑の役割は赤い印章、赤い頭文書に対する人々の習(xí)慣的な心理的要求を満足させるだけです。

電子公文書は必ずしも意図的に生成された赤い電子印鑑が必要ではなく、電子認(rèn)証マークが必要です。

八大関係の三：ネットメディアと伝統(tǒng)メディア

インターネットメディアは、新聞、ラジオ、テレビの3つの伝統(tǒng)的なメディアの後の第4のメディアと呼ばれる。インターネットメディアは、検索の便利さ、時(shí)効性が高い、情報(bào)の発信範(fàn)囲が広く、正確に受信者を統(tǒng)計(jì)するなどの利點(diǎn)がある。

一方、私たちはネットメディアの特徴を十分に発揮し、電子公文書の情報(bào)形態(tài)を豊かにし、「マルチメディア公文書」を試してもいいです。電子公文書では文字だけでなく、音聲、畫像、動(dòng)畫など多様な形式を採用して、公文書の伝播効果を大いに改善します。

一方、ネットメディアを使って公文情報(bào)を発表し、ネットメディアが発表した公文書を標(biāo)準(zhǔn)文書としてもいいです。政府のウェブサイトで専門的に管理する電子公文書発表センターを設(shè)立し、公文書をここに公布すると、正式な文書として変更、削除することはできません。今の段階では、一つの単位の內(nèi)部ネットワークで実現(xiàn)し、「コピーー回覧ーコピー」と別れを告げる伝統(tǒng)的な仕事方法を試みて、紙なしの事務(wù)を?qū)g現(xiàn)していきます。

八大関係の四：電子公文書と電子ファイル

ファイル保存の価値がある電子公文書は、ファイル保存の保護(hù)が必要です。

電子公文書をファイル化して電子ファイルを作成します。

電子公文書のファイリング管理については、一刀で切るべきではなく、段階的に行ったほうがいいです。

まず紙の公文書と電子公文書を二重にファイル化します。

この方法はオフラインで保存したキャリヤーで電子公文書をバックアップし、紙の質(zhì)とディスク（光ディスク、テープ）で二重のバックアップを作って、それぞれファイルを保存して管理しますが、一定の連絡(luò)を維持します。

このように、紙の公文書を利用して電子公文書の內(nèi)容を固定し、電子公文書が修正されやすい問題を解決し、その法律の効果を確保し、また電子公文書の分類グループディスクに対して、著作録を引用して、電子公文書の検索、保存の長所を保留して、高い効果と便利な電子公文書を利用することができます。

第二段階は、文書の統(tǒng)合を段階的に実現(xiàn)し、この方法は公文書管理業(yè)務(wù)を電子公文書の運(yùn)用と管理に前もって介入し、電子公文書の形成、処理の過程で電子公文書生命周期表を作成し、電子公文書と電子ファイルの管理を統(tǒng)一することで、電子公文書の形成、収集、蓄積、鑑定、保存及びアーカイブ後の電子ファイルの保管と利用に対して全過程管理を行うことが有利であり、電子公文書の真実性、完全性と有効性を確保する。

八大関係の五：公文輸送の紙なし化と文書一體化

公文書の無紙化遠(yuǎn)隔転送（電子公文転送）は、実際に専用の通信プラットフォームで安全に暗號(hào)化された電子メールを送受信することで、電子公文の転送は「點(diǎn)」の多「點(diǎn)」に対する授受機(jī)能を?qū)g現(xiàn)し、煩雑な作業(yè)環(huán)節(jié)と手順を簡略化し、政令の有効かつ迅速な伝達(dá)を推進(jìn)しています。

現(xiàn)在、電子公文書の転送管理は通常、受信単位に電子公文書を受け取った後、カラープリンタを通じて紙の公文書に印刷し、文書を作る過程に入る。

実際には、転送された電子公文書は直接にこの機(jī)関の電子公文書運(yùn)転管理システムに入って、公文書の要素の転換を?qū)g現(xiàn)し、同時(shí)に文書の一體化を?qū)g現(xiàn)し、電子公文書の処理が終わったら、直接に公文書の基本情報(bào)をファイル管理システムに変換します。

公文書は電子化を処理して本當(dāng)に事務(wù)効率を高めて、事務(wù)コストを下げる目的を達(dá)成して、コンピュータのネットの上で公文書の処理の全行程の電子化とペーパーレス化を?qū)g現(xiàn)しなければならなくて、そして上（中央、國家の機(jī)関）、対下（市、県區(qū)）、左右（黨委員會(huì)、政府、人民代表大會(huì)、政治協(xié)商の部門、直屬の部門）に対して互いに連絡(luò)し合うことを?qū)g現(xiàn)します。

公文書処理の全行程の紙無し化を?qū)g現(xiàn)するには、電子公文書の転送、電子検閲、痕跡修正、電子署名の法的効力を認(rèn)めなければならない。

現(xiàn)在、電子公文書の法的効力問題を解決していない前に、比較的に実行可能な方法は、電子公文書の運(yùn)営過程の中の草稿、定稿を印刷して、紙の公文書に変えて、立案者、原書人、署名者などに署名して、しばらくその法律効力の問題を解決することです。

八大関係の六：公文書処理の規(guī)範(fàn)化と個(gè)性化

公文書処理には公文書の輸出入、取り扱い、形成、伝達(dá)、保存、書類保存などの流れが含まれています。電子公文書処理システムは事務(wù)員が適時(shí)に公文書の関連情報(bào)を把握するように助けられます。そして調(diào)査、統(tǒng)計(jì)、印刷、催理、指導(dǎo)者の回覧、書類保存などの機(jī)能を提供して、事務(wù)効率と品質(zhì)を高める役割を果たします。

手で電子化する方式に変える過程で、流れは変化します。組織機(jī)構(gòu)、管理方式の変化も公文書の流れに影響します。

公文書のソフトウェアの設(shè)計(jì)においては、ソフトウェアの開発と文書業(yè)務(wù)プロセスの再構(gòu)築と統(tǒng)合をより重視し、情報(bào)技術(shù)を用いて公文書処理を規(guī)範(fàn)化させるべきである。

公文書の多額の取り扱いを防止するためには、紙の書類をキャンセルして、書類を作成して、コンピュータで処理します。コンピュータで登録した公文書だけで手続きできます。

公文書の審査?管理を強(qiáng)化すると同時(shí)に、文書処理の流れをできるだけ簡略化し、操作の一環(huán)を簡素化し、公文書の運(yùn)用効率を向上させるべきである。

八大関係の七：公文処理の自動(dòng)化と標(biāo)準(zhǔn)化

電子公文書の処理の自動(dòng)化、インテリジェント化は公文書の処理の標(biāo)準(zhǔn)化に離れられないで、例えば公文書のフォーマットの標(biāo)準(zhǔn)、電子公文書の処理の標(biāo)準(zhǔn)、電子公文書の交換のフォーマットの標(biāo)準(zhǔn)、電子公文書の処理システムのソフトウェアの設(shè)計(jì)の技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)など。

「國家行政機(jī)関公文書式」の基準(zhǔn)に従って、電子公文書処理システムでは、行政機(jī)関の各種類の書式が自動(dòng)的に生成され、公文書の書式要素の位置、フォント、サイズが自動(dòng)的に表示され、テーマ語が自動(dòng)的に引用され、また自動(dòng)的に規(guī)範(fàn)化された順序で主送、寫し単位などが並べられます。

公文書の処理基準(zhǔn)によって、電子公文書処理システムでは、手続きの期限を設(shè)けて、その時(shí)に取り立てて、來文の提示、急便の注意喚起、退文の警告などを設(shè)けて、文を作る中で関連の情報(bào)資料を調(diào)べて、公文書を補(bǔ)助して書くことができます。自動(dòng)校正、自動(dòng)的に公文書の要約などを編纂することができます。

八大関係の八：公文資源共有と安全秘密保持

共有と秘密保持は一貫して矛盾した問題である。

この問題を解決するには、セキュリティの秘密保持を強(qiáng)化する必要があります。

電子公文書は同時(shí)に複數(shù)のユーザーの共有要求を満たすことができますが、公文書の共有は制限されていません。

電子公文書処理システムにおいて、安全で信頼性のある暗號(hào)化機(jī)構(gòu)と等級(jí)別権限制御を確立し、登録された全員の作業(yè)時(shí)間、対象と操作過程、原稿作成と修正內(nèi)容について、全過程の追跡と登録を行うべきである。

また、いかなる公文データであっても、システムはハードウェアの偶然的な故障や人為的な損傷によるデータの紛失を防止するために安全を確保しなければならない。

データの安全を確保するためには、データのバックアップを行うことも重要です。