招待の仕方について。

外國のお客さんが來たら、普通はホスト國から先に招待します。これは禮儀であり、必要な手続きです。

招待は普通局面の方式で行われます。招待された人は招待狀を受け取った後、直ちに返答を與え、それによって関連の手続きを行います。

招待狀は歓迎の意を表す以外に、招待された人の身分、訪問の性質(zhì)、訪問の日付と時間などの內(nèi)容をも表しています。

遠慮を表すために、「都合のいい時」に來てもらうとか、時間を殘してから「別途協(xié)議」してもらうこともあります。

一部の國では外國の指導者を招待することに対して、いくつかの規(guī)定があります。

例えば、我が國の規(guī)定では、招請に応じた國家元首、政府首脳の訪中日數(shù)は普通5日間を限度とし、最長7日間を超えない。

北京に到著する日は、中國側の祝祭日と日曜日を避けなければなりません。

便などで避けるのが難しい場合、北京に到著した當日は中國側は正式な活動を手配しません。

外國のお客さんを接待する費用について、國際的に比較的に通行する方法は、訪問者の國際旅費は訪問者が自分で負擔し、ホスト國の國境に著いた後の宿泊交通などでホストが招待します。

別れの宴會や答禮の宴會の費用は、訪問者が自分で処理します。

しかし、費用の問題は雙方が協(xié)議して決めることもできます。

例えば、ある外國のお客さんに対して自費で訪問するように手配して、主催者は宴席を設けて招待する費用を払う以外、全部の宿泊交通費は訪問者が負擔します。

財力によって制限されている國もあります。來訪代表団の人數(shù)に制限があります。あるいは招待する時、つまり招待人數(shù)をはっきり言って、一部の人員を超えて、費用は自分で処理します。

ロシアのニュース紙によると、1995年1月3日、外國の大統(tǒng)領がロシアを訪問し、ロシアは12～15人の費用しか負擔していないと報じられました。

指導者に従って訪問する企業(yè)家、記者などの費用は普通自分で処理します。専用機の乗組員の費用は雙方の民間航空が互恵協(xié)定がある以外、普通は自分で処理します。

接待をよくするためには、外國のお客さんが來る前に、十分な準備をしなければなりません。

まず、外國からの訪問や代表団の基本狀況を把握します。

例えば、外國からのお客様の総人數(shù)は、主賓や他の配偶者、來訪者の職務、性別、禮賓順などを含みますか？

重要な國賓が訪れ、その隨行者の中には正式な隨行者（または代表団団員）と従業(yè)員の區(qū)別があり、正式な隨行者の中には政府の高級官僚もいる。

また、ある國の指導者が訪れ、隨行しているのは企業(yè)家や記者、専門機の乗組員などです。

これらは関係機関が対応する受付準備をするために、事前に了解しておくべきです。

外國のお客さんの食事の好みや宗教的なタブー、その他の特殊な生活習慣があるかどうかなども事前に相手に聞いてみてもいいです。必要があれば、訪問者の血液型資料を相手に求めることもできます。

來客訪問日程を立てる前に、到著日と時間、交通手段と実施ルート、見學訪問に対する具體的な願望などを相手によく知ってもらいます。

飛行機の離著陸の具體的な時間は民間航空部門を通じて密接に把握できます。

訪問日程は一般的に東道國道國が先に提出するべきです。

スケジュールの草案を作成したら、まず主な內(nèi)容を相手に伝えて、相手の意見を聞いて、準備をさせます。

スケジュールの良し悪しは、訪問の成功と円滑な進行に重要な意味があります。

特に國家指導者の訪問は、日程を協(xié)議の仕様に合わせた一般的な要求と、すべての訪問が一律であると感じさせないようにします。

スケジュール案を作成する際、通常のマナーを守る以外に、訪問の目的と性質(zhì)を考慮します。2.訪問者の願望。3.訪問者とホスト國の人と特別な関係があります。

以上の要因以外に、主方の指導者の時間配分は非常に重要な要素であり、事前に関係事務室と連絡しておくべきである。

スケジュールの締まりが適當である。

イベントの手配が少なすぎて、お客さんがホテルでごろごろしていると、冷たい目で見られます。イベントの手配が多すぎて、お客さんが疲れてしまいます。

スケジュールを適切に調(diào)整するのは容易ではない。

限られた時間の中で、多くのものを見たり、多くの人と接したりするために、スケジュールを詰めすぎて、ゆっくり休む時間がありません。

アメリカのアイゼンハワー元大統(tǒng)領はイギリス女王の緊張した訪米日程について「彼女たちは休みがあれば靜かにしてほしいです?！?/p>

もしアシスタントが彼女たちのようにスケジュールを組めば、彼を解雇します。

いくつかの大規(guī)模な代表団が訪問し、より良い効果を達成するために、彼らのグループ活動を手配することができます。

副次的な活動によっては、代表団の他のメンバーを手配して、主賓の疲労を軽減することができます。

接待の規(guī)格の高低は、來客に対する重視の度合いと歓迎の熱烈さを表しています。

接待のスペックの高さにも敏感になりがちです。

ですから、訪問客の接待の規(guī)格をしっかりと把握してください。

接待の仕様の高低は常に各方面から現(xiàn)れている。

例えば、宴會の規(guī)模の大きさ、宴會に出席する主人の身分、いくつかの儀禮活動の盛大さの程度など、甚だしきに至っては住宅と交通機関の手配さえ、接待の規(guī)格の高低の反映と見なされます。

したがって、同じクラスの國賓に対しては、おおまかな接待規(guī)格を保持し、厚かましい感じを與えないようにします。

政治的あるいは両國関係において特別に必要な國賓に対して破格の接待をすると、明らかな効果を受けるかもしれない。

接待の仕様は多方面から反映されますが、指導者の面會は特に重要です。

誰が面會しますか？話はどうですか？みんなが注目しているホットスポットです。

時には、ホスト國の主要指導者は首都にいません。來賓もわざわざ地方に會いに行きたいです。

だから、接待計畫とスケジュールを立てる時、指導者に対する面會は特別に重視します。

各國は外國のお客様、特に國賓の安全を重視しています。

重要な國賓の來訪に際して、特別な安全警戒措置をとる國があります。

これは主催國政府がお客様の國內(nèi)滯在期間の人身安全を保証する責任があるからです。

國際的には通常のやり方で、國賓が訪れ、入國時からその安全防衛(wèi)の責任は、ホスト國の肩にかかっています。

主催國政府は來訪國政府と協(xié)力して、警察の護送、現(xiàn)場のコントロール、近身の防衛(wèi)、食べ物の試食、交通安全及びその他必要な技術と予防措置を含めて、彼らを保護する計畫を心を込めて制定します。

禮賓部門は日程と活動現(xiàn)場の手配を考慮する時、安全要素も考慮に入れるべきです。

外國のお客さんが訪問する間の生活接待はとても重要です。

住宅、車、生活、生活をできるだけ快適にして、便利にして、安全にして、食事はおいしいはずです。

居住地は環(huán)境の優(yōu)美で靜かな場所を選ばなければならない。

國事訪問は普通宿泊ホテルや高級ホテルが多いです。これらのところは設備がよくて、サービスが行き屆いています。

禮儀作法を重んじて王宮や別荘などに宿泊するように手配する國もあります。

元首の所在地は來訪國の國旗または元首旗を掲げなければならない。

住宅の分配、身の回りの従業(yè)員、例えば秘書、通訳、身を寄せる警備員とサービス員などは主賓に近い部屋に住むべきです。

代表団の中の高級官僚にも適切に手配しなければならない。

やむをえない場合を除いて、獨身者も単獨の部屋を手配しなければなりません。

住宅は主催者が手配してから、客の意見を求めることができます。部屋の位置図を事前に相手に渡してもいいです。相手に自分で手配してもらいます。

長年外國のお客さんが住んでいる高級ホテルやレストランは、生活の接待をよくし、絶えずサービスの質(zhì)を向上させることを、こつこつと努力する目標として、先進的な生活設備を備えているだけでなく、良質(zhì)なサービスを提供しなければなりません。

お客様に対しては、細心の注意と思いやりが必要です。

あるニューヨーク商人はタイのバンコク東方ホテルの常連で、ある日彼は金曜日にこのホテルに宿泊しました。ホテルが彼の部屋を二階の階段に近いところに配置していることに気づきました。

事柄は小さいが，その気持ちはとてもよい。

食事については、外國のお客さんの習慣と趣味に従って、できるだけよくしてください。

外國のお客さんの習慣によって、部屋の中に飲み物や果物などを用意して、いつでも使えるようにします。

來賓國の國旗（元首旗）の旗の様子と制作説明について、國歌の楽譜は外交ルートを通じて相手方に要求することができます。

また、訪問國の楽曲を集めて、座敷楽やパーティーの演奏に使う。

國のお客さんが來たら、普通は主催國の指導者と従業(yè)員に贈り物をします。主催國もそれに応じて贈り物をします。

指導者はプレゼントを交換します。面會時に直接送ることができます。また、禮賓スタッフを通して渡すこともできます。

贈り物は千編一律にならないようにし、同じように繰り返します。だから、訪問するたびに、國賓の贈り物については、後日調(diào)べるために、記載されています。

國賓への贈り物は専用機で持ち帰るようにします。

専用機がない場合は、大きなものや壊れやすいもの、荷物としてお客様に運びやすいように、粗大なものを贈りません。

我が國のやり方は、外國の國家元首が訪問し、その國に駐在している大使は事前に或いは來客に伴って帰國し、接待に參加することができます。

外國政府が初めて訪問する場合もあります。

これはコミュニケーションのためだけでなく、接待のためにもいいです。また、在外大使が訪問終了後、帰國後、現(xiàn)地で仕事をするのにもいいです。

これも一般的な國際マナーに合ったやり方です。他の國にも似たようなやり方があります。

國賓を訪問して首都以外の都市を訪問する場合、交通手段は主に主催國が手配するべきです。

外國の元首や政府首脳は専用機や列車に乗るように手配しています。チャーター機や列車に専用車両をかけることもあります。

その他の一般代表団は飛行機に乗ります。

道路交通が発達している國でも、狀況によって車に乗ることができます。

國家元首、政府首脳が地方に行く時は、政府がその他の高級官僚を派遣して同行させます。

地元の市長、省長は歓迎パーティーを開き、歓迎の挨拶をし、訪問した主賓やその他の主要な官吏は答辭を述べました。

省、市長は普通お供して訪問します。

政治的な會談は普通首都で行われますが、場合によっては地方でも行われます。

有名な中米の《上海公報》は最後に上海で協(xié)議して公布しました。

外國のお客さんを接待して、特に重要な國賓を接待して、任務は重くて、時間はきつくて、一つが外事、公安、交通、民航、首都と外省市などの多くの部門と人員の総合的な工事に関連するのです。

國家の主要指導者は常に自ら出席し、自ら主宰し、広範な大衆(zhòng)が參加している。

そのため、各國はすべて1本の利口で、練練があって、互いに暗黙の了解があって協(xié)力することができる接待人員の隊列を訓練します。

これも接待の仕事をしっかりと行う一つの基本的な保証です。