2006年12月のある日、中関村のある會社の販売員が突然辭職を申し出ました。いろいろな原因で、この販売員は手元の仕事を引き継ぎませんでした。その仕事を引き継ぐ同僚はこの時に発見して、もとはこの販売人員は仕事と関係があるいかなるを殘していません。文書の資料彼が連絡(luò)していた取引先は連絡(luò)先も見つからなくなりました。この狀況は上司を怒らせました。販売員の仕事報告によると、その中の一部の取引先はすでに調(diào)印の段階に近づいています。販売員は出発しました。しかも連絡(luò)先を殘していません。その中の注文はここで流失しました。

似たような狀況は多くの企業(yè)にとって珍しくないです。中関村の國內(nèi)有名なソフトウェア企業(yè)はかつてこのような脅迫を受けたことがあります。二人のプログラマーが歩く時に一部のソフトウェアコードを持っていきました。會社にソースコードを殘していません。後で會社に20萬元を請求します。訴訟の一連の問題を考慮して、會社は最後に10萬円以上の価格でプログラマの手にあるソースコードを購入しました。

すべての類似の問題は現(xiàn)在の企業(yè)文書管理の苦境を反映しています。企業(yè)資産まだ個人資産ですか？IT企業(yè)は一連の企業(yè)情報管理の解決手段を提供していますが、大多數(shù)のソリューションは特定の情報だけを管理しています。{pageubreak}

このような現(xiàn)狀は前述のような大量の企業(yè)資産流出の事例をもたらしている。これに対して、長年広報會社の経営に従事している鐘さんは、企業(yè)の社員は毎日OFFICEソフトを使って各種の方案を作っています。これらのフォーマットの異なる方案はLAN內(nèi)の異なったコンピュータに保存されています。參考が必要な時に必要な資料を見つけにくく、従業(yè)員の流失による方案流失も避けられないということです。

もちろん、多くの情報は企業(yè)內(nèi)の関係者に共有されず、本當(dāng)の企業(yè)資産となります。多くの場合、従業(yè)員が悪意を持って獨(dú)り占めしたのではなく、文書共有の低効率化によるものです?！袱ⅳ胜郡稳摔衰丧濂幞螗趣蛞姢护郡?、該當(dāng)するディレクトリを共有しなければなりません。また、共有したら、同僚全員が見て、ウイルスに感染しやすくなります。文書管理技術(shù)専門家の王春晨さんによると、今でもQQやMSNといったインスタント通信ソフトで文書を交換していますが、このような方法は相手がどのような文書があるかを知っていて、要求を提出する場合だけです。便利ではなく、自由に検索したり、アプリケーションしたりして、すべてのドキュメントを共有することができます?！?/p>

そのため、管理専門家は、企業(yè)情報化管理の次の波は特定の情報の管理から不特定の文書情報管理に転向し、効率的な共有、権限管理メカニズムで企業(yè)內(nèi)部文書の協(xié)同を?qū)g現(xiàn)することになると考えています。このようにしてこそ、企業(yè)文書はまさに企業(yè)資産になりうるのです。