文書を受け取って手続きするのは公文書仕事を処理する一つの重要な內(nèi)容は、オフィスの仕事の重要な構(gòu)成部分でもあります。文書を受け取って手続きするとは、署名、登録する審査、準(zhǔn)備、決裁する引き受け、催事、フィードバックなど。

（一）署名、登録は文書を受け取って処理する基礎(chǔ)仕事です。

厳格な手続きは正確で、規(guī)範(fàn)的で、効率的に処理する基礎(chǔ)を保証することです。いかなる機(jī)関でも文書を受け取る仕事は、署名、登録、審査、手続き、承認(rèn)、引き受け、フィードバックなどの手続きがあります。署名は文を受け取って辦理の初めを処理するので、そのため、點(diǎn)検と分類の仕事をしっかりと行って、來(lái)件が當(dāng)機(jī)関、當(dāng)機(jī)関に交付するのかどうかに注意します。要求に合わない場(chǎng)合は速やかに返卻し、公文書の厳粛さを體現(xiàn)しているだけでなく、科學(xué)的、規(guī)範(fàn)的に文書を受け取り、処理の効率を高めることもできます。

署名した公文書は文書の秘密度、書類の性質(zhì)、実際の仕事の必要性、書類の數(shù)量などによって登録します。文書の登録範(fàn)囲には統(tǒng)一の限界がありません。しかし、上級(jí)機(jī)関の文書、下級(jí)機(jī)関の文書、重要な機(jī)密級(jí)の刊行物、資料、その他の機(jī)関の交渉問(wèn)題と回答が必要な書類、上級(jí)機(jī)関は會(huì)議で印刷された會(huì)議書類などを登録しなければなりません。記入項(xiàng)目は、一般的に、受文番號(hào)（または順序番號(hào)）、受文日付、來(lái)文機(jī)関、文書タイトル（內(nèi)容）、暗號(hào)級(jí)、文書番號(hào)、部數(shù)などを含む。登録方法は主に二つあります。（1）流水式登録法。受信した書類を時(shí)間順に種類別に順次登録し、同時(shí)に書類の手続きと転送手続きを簡(jiǎn)単に同一の登録簿に記載することです。(2)分類式登録法。この単位で決められた書類の分類基準(zhǔn)に基づいて分類して登録します。例えば、労働委員會(huì)文書、管理委員會(huì)文書、省、州、県の各部門の文書など。

文書を受け取って登録するのは文書処理の重要な根拠であり、秘書の常勤的な仕事でもあります。登録項(xiàng)目によって項(xiàng)目ごとに登録しなければなりません。項(xiàng)目を漏らしてはいけません。

（二）審査の仕事は文書を受け取って処理する肝心な點(diǎn)です。

審査の仕事をしっかりと行い、文書に來(lái)る機(jī)関の文書の誤りを正すのに役立つだけでなく、文書の関連処理方法を厳格にし、公文書の厳粛さと規(guī)範(fàn)性を體現(xiàn)している。実際の仕事の中で、私達(dá)はよくこのような狀況に遭遇します。ある下級(jí)からの文書は回答を求めてきたのですが、「指示を仰ぐ」の文種を「報(bào)告」と誤用したため、指示事項(xiàng)が適時(shí)に回答できなくなりました。「指示を仰ぐ」というのは上級(jí)機(jī)関の返答を要求しているので、「報(bào)告」は答えられないかもしれません。ある書類は関係部門と部門と協(xié)議し、署名していないため、効力を発揮する時(shí)間が遅くなり、甚だしきに至ってはお互いに矛盾した文書が現(xiàn)れました。そのため、審査を強(qiáng)化することはソースから文書を受け取って辦理する重要な一環(huán)を保証するのです。

（三）引き受けは文を受け取って辦理する重點(diǎn)です。

まず、文書の內(nèi)容と意見(jiàn)を真剣に検討し、自分の主管業(yè)務(wù)範(fàn)囲に屬するかどうかを確認(rèn)します。次に、文書処理の時(shí)間要求を確認(rèn)してから、軽重緩急に従って実行します。引受部門は提出された公文書を受け取ったら速やかに処理し、遅延、転嫁してはいけない。緊急公文書は期限通りに処理しなければならない。本會(huì)社の職権範(fàn)囲に屬さない、または當(dāng)組織が取り扱うべきでない場(chǎng)合は、遅滯なく提出した秘書部門に戻り、理由を説明しなければならない。公文書の手続き中、他の部門の職権に関わる事項(xiàng)があったら、主催部門は主導(dǎo)的に関連部門と協(xié)議しなければならない。もし相違があれば、主催部門の主要責(zé)任者が顔を出して協(xié)調(diào)しなければならない。第三に、本文の內(nèi)容、要求と指導(dǎo)者の意見(jiàn)を詳しく検討した上で、真剣に処理します。自分の引受範(fàn)囲內(nèi)の文書であれば、リーダーの指示があれば、リーダーの意見(jiàn)に従って処理することができます。指導(dǎo)者の決裁を経ない公文書は、関連する方針、政策の精神、関連規(guī)定や慣例などに従って処理することができます。リーダーの意見(jiàn)の中で明確に一部の部門がリードして引き受けることを提出する場(chǎng)合、リード部門は先に処理意見(jiàn)を準(zhǔn)備して、協(xié)商部門會(huì)に署名を要請(qǐng)して、それからリード部門が関係部門の意見(jiàn)をまとめて整理して、上司に報(bào)告して承認(rèn)します。もし相違があるなら、指導(dǎo)者の裁決を報(bào)告し、或いは指導(dǎo)者の意見(jiàn)によって再度協(xié)議し、処理結(jié)果を得るべきです。擔(dān)當(dāng)者は処理意見(jiàn)を提出し、適時(shí)に、真剣に、慎重に、責(zé)任を持って、そして一定のレベルの指導(dǎo)者に審査同意してもらってから、送文機(jī)関或いは來(lái)文機(jī)関に返答することができます。説明が必要なのは、意見(jiàn)を処理したり、処理したりした結(jié)果は一定の機(jī)関や部門を代表しています。個(gè)人の名義で問(wèn)題に答えてはいけません。

また、文書の処理速度を速めるために、機(jī)関の仕事効率を向上させるために、擔(dān)當(dāng)者に指示を出したり、関係部門に提出したりする公文書に対しては、事務(wù)室は催事を擔(dān)當(dāng)します。文書を受け取って辦理する中で、周知性の公文書を除いて、引受部門は直ちに文を出す機(jī)関に結(jié)果をフィードバックします。