行政機(jī)関の公文書は、行政機(jī)関が行政管理の過程で形成した法定様式と規(guī)範(fàn)式を備えた文書であり、法により行政と公文活動(dòng)を行う重要なツールである。

行政機(jī)関の公文書は主に手紙、命令、決定、公告、通達(dá)、通報(bào)、議案、報(bào)告、指示、回答、意見、會(huì)議紀(jì)要などの形式があります。それ以外にも、機(jī)関は多くの常用の事務(wù)文書及び常用文體を必要としています。例えば、要約、狀況報(bào)告、計(jì)畫、狀況反映、調(diào)査報(bào)告、研究報(bào)告などの文體があります。

一、手紙の概念

手紙は、所屬機(jī)関との間で仕事の打ち合わせをしない、問題の問い合わせと回答、承認(rèn)と回答を求めるなどの事項(xiàng)に適しています。

手紙は広義的には手紙であり、情報(bào)を伝達(dá)し交流するための一般的な書面形式である。

しかし公文書の中の手紙は普通の手紙の範(fàn)疇を超えて、用途はもっと広くて、しかも法律の効力を持ちます。

手紙は公文書の中の唯一の平行文種で、行文の方向は平行な機(jī)関で文章を書くだけではなくて、しかも従屬しない機(jī)関の間で文を書くことができて、その中は上級(jí)機(jī)関と

二、手紙の特徴、役割、分類

手紙の特徴：手紙はコミュニケーション性、柔軟性、単一性などの特徴があります。

手紙の役割：手紙はお互いに相談して、問題を問い合わせて答えて、関係主管部門に承認(rèn)を求めます。

手紙の分類：性質(zhì)によって分ける。

三、手紙の構(gòu)造、內(nèi)容、書き方

一般的なフォーマットは主にヘッダ、本文、落款と時(shí)間を含みます。

ヘッダは、タイトルと主送り機(jī)関の2つの部分を含む。

タイトル、手紙のタイトルは全要素のタイトルで、書き方は普通2種類あります。文を出す機(jī)関の名稱、事由及び文の種類から構(gòu)成されてもいいし、直接に事由と文種から構(gòu)成されてもいいです。

主に機(jī)関を送ります。つまり、文を受け取って手紙を出す事項(xiàng)を取り扱う機(jī)関です。最初に正式名稱または規(guī)範(fàn)化略稱を書いて、その後はコロンを使います。

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本文：手紙の本文は文書の主要な部分です。

事実に即して論ずることを強(qiáng)調(diào)し，その事をまっすぐに述べるべきである。

第一部は敘述事項(xiàng)、第二部分は希望と要求を説明する。

手紙の本文はまず打ち合わせ、要求、問い合わせまたは告知の事項(xiàng)を書いて、希望や要求を提出します。

最後に「以上のご意見がよろしいかどうか、ご返事をお願(yuàn)いします」「ご返事をお願(yuàn)いします」「特にここでお知らせします」などと明確に述べました。

「事項(xiàng)」の部分は基本的に敘述と説明の書き方です。

「要求」の部分は多くてもいいです。用件が簡単で、同僚の項(xiàng)目についてあまり要求していません。もし事項(xiàng)が複雑であれば、多くのものを一列に書いてもいいです。さらに箇條書きにしてもいいです。手紙は誰に書くにしても、要求の口ぶりは謙虛でなければなりません。

返信本文の一般的な構(gòu)成は、まず手紙を引用し、來書のファイル名、文字番號(hào)、主要な內(nèi)容を引用することができます。

「お宅の○字*號(hào)のご承知」というようなフォーマットでも、直接に「電信」「手紙承知」を書いて、回答の主な事項(xiàng)を書いてください?；卮黏蝺?nèi)容は手紙をめぐって、本機(jī)関の意見を正確に表現(xiàn)し、態(tài)度は鮮明にしてください。

返信の終わりには、「ここで返事します」「ここで返事します」などと書くのが一般的です。

返信の中では、投書で提出された問題に対して答えます。同意するかどうか、同意するかどうか、どうすればいいですか？

文章の中の用語は簡潔で包括的であるべきである。

落款と日付：手紙の本文を書き終わったら、最後に署名と日付があります。そして公印を捺印します。

四、手紙を書く過程で注意すべき問題

手紙の書き方は文章を簡潔にし、用語の節(jié)度を把握します。

返信は効果的でタイムリーです。

注意すべき問題は以下の點(diǎn)です。

厳格に従う

手紙の內(nèi)容は特に集中しています。一番いいのは手紙のことです。

手紙の書き方の陳述が主で、內(nèi)容の書き方は真実で、正確でなければなりません。

手紙の言葉は質(zhì)素で、語気は誠実で、態(tài)度は謙虛でなければなりません。