他の人に電話するときは、自分の考えを調(diào)整してください。

じゃ、あなたの電話のベルが鳴ったら、できるだけ早く自分の力を集中して、今やっていることを一旦置いてください。それによって、あなたの脳は電話による情報(bào)やビジネスを明確に処理することができます。

もちろん、上記の過(guò)程はすぐに完成しなければなりません。もし電話のベルが鳴りすぎると、相手は電話を切ってしまいます。情報(bào)やビジネスを得る機(jī)會(huì)がなくなります。

以下の何時(shí)はあなたがいますか？

時(shí)に參考できるテクニック：

紙と鉛筆を手元に置いて、いつでもあなたが聞いた情報(bào)をメモしてください。

もし準(zhǔn)備ができていないなら、相手に繰り返しをお願(yuàn)いしなければならないと、相手が上の空になり、話を聞いていないと感じてしまいます。

名乗りを上げる

電話を取ったら自分のフルネームをはっきり言うべきです。時(shí)には自分の所屬先の名前を言う必要があります。

同じように、相手が名前を言うと、相手の名前をどんどん呼んでいいです。

本題に入る

電話に出る時(shí)は、「ふふははは」と言わないでください。

を選択します。

いい前置きかもしれません。「何をしてほしいですか？」相手が時(shí)間を遅らせるつもりだと感じたら、「あいにくです。會(huì)議に參加していますので、5分後に會(huì)場(chǎng)に行かなければなりません?！?/p>

このように言うと、あなたたちが必要でないことを話したり、ビジネス會(huì)話の進(jìn)展を加速させたりするのを防ぐことができます。

電話を他の人に転送しないでください。

自分が出た電話はできるだけ自分で処理して、やむをえない狀況で他の人に転送することができます。

その時(shí)は、相手に原因を説明し、許してもらうべきです。

例えば、ブラウンさんはこの件を処理しますので、彼と電話してもらえますか？

例えば、「この件については、すぐに人を派遣して連絡(luò)させます?！?/p>

電話に出る時(shí)、電話を止めて資料を調(diào)べなければならないなら、動(dòng)作は速くなるべきです。

もう少し待ってくださいますか？それとも後で電話しますか？

相手を待たせたら、待ち受けボタンを押してもいいです。

あなたの電話に待機(jī)ボタンがないなら、受話器をそっとテーブルの上に置いてください。

資料を見(jiàn)る時(shí)間があなたの予想した時(shí)間を超えたら、電話を取って相手にあなたの進(jìn)捗を説明してもいいです。

ジョンさん、もう探し終わったので、もう少し待ってください。

調(diào)べ終わったら、もう一度電話を取ったら、「すみません、お待たせしました」と言って、相手の注意を引きます。

電話に出る人にとっては、資料を調(diào)べて、丁寧に少々お待ちください。これは相手を納得させることができます。

あなたが通話中に電話を入れる人がいれば、適當(dāng)な言葉を選んで電話をかけてくれる人を待ってください。

もう一つの電話を取って、「少々お待ちくださいませんか？電話に出ています?！?/p>

電話をかけてきた人がちょっとしたことがあれば、すぐに斷って、すぐに最初の電話に移ることができます。この人もあなたが忙しくて、あなたたちの議論を加速させることを意識(shí)します。