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      第一、充分的會(huì)前準(zhǔn)備。會(huì)議是需要精心準(zhǔn)備的，即使對(duì)于非常緊急召開的臨時(shí)會(huì)議，也是如此。

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      （3）會(huì)議室的準(zhǔn)備：如果可以選擇，會(huì)議室的空間應(yīng)該比參會(huì)人數(shù)所需空間稍小一點(diǎn)，這樣擁擠的空間容易讓人產(chǎn)生興奮感，從而促進(jìn)踴躍發(fā)言。對(duì)于5—30人的會(huì)議，座位的擺設(shè)應(yīng)以圓形或半圓形為主。

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      第二、具體且明確的目標(biāo)，并且時(shí)刻記住會(huì)議目標(biāo)。會(huì)議要討論什么以及要達(dá)到什么結(jié)果已經(jīng)明確的在備忘錄中作了描述，會(huì)議組織者只需要讓每一位與會(huì)者清楚地記著會(huì)議的目標(biāo)，以及在討論過程中，時(shí)刻圍繞目標(biāo)而進(jìn)行討論。

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      （1）不斷通過各種明示或暗示告訴與會(huì)人員會(huì)議的目標(biāo)或?qū)д摰闹黝}。當(dāng)有人偏離會(huì)議主題，應(yīng)及時(shí)予以制止。對(duì)于那些喋喋不休的人員，應(yīng)該禮貌但堅(jiān)決地打斷他的談話，然后將更多說話的機(jī)會(huì)讓給內(nèi)向的人員。

      （2）保證與會(huì)人員在發(fā)言時(shí)不會(huì)受到其他參會(huì)人員的攻擊。當(dāng)與會(huì)者相互攻擊時(shí)，應(yīng)加以制止。并再次聲明會(huì)議的目標(biāo)是解決問題，而非爭(zhēng)論，大家坐在一起是為了尋求雙贏方案，而不是被動(dòng)接受非贏即輸?shù)慕Y(jié)果。

      （3）保持中立。主席是本次會(huì)議的主持人，他的選取應(yīng)該由與本次討論沒有利益關(guān)系的人員擔(dān)任，通常從其他部門或外部聘請(qǐng)人員。

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      （1）抓住發(fā)言者的關(guān)鍵意思記錄。寫字的速度永遠(yuǎn)趕不上說話的速度，因此記錄員必須能夠抓住主要意思記錄，沒有必要也不可能一字不差的記錄所有的發(fā)言。如果不確信是否正確理解發(fā)言人的意思，可以和發(fā)言者進(jìn)行確認(rèn)。但是所寫到白板上的字一定要清晰和容易辨認(rèn)。

      （2）借助各種符號(hào)。在關(guān)鍵字上可以標(biāo)注下劃線、星號(hào)或劃圈。使用不同顏色的筆也是一個(gè)非常有效的方法，它可以幫助解決記錄中內(nèi)容分類的問題。

      （3）牢記自己的職責(zé)——記錄。記錄員不參與任何的討論，如果參與也是當(dāng)自己不做記錄，而由另外的人接過自己的筆代為記錄的時(shí)候，避免產(chǎn)生不信任。如果發(fā)言者對(duì)所記錄的內(nèi)容有異議時(shí)，要按照其所提的意見進(jìn)行當(dāng)場(chǎng)的修改。

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      第四、會(huì)議時(shí)間的選擇。會(huì)議應(yīng)該選在與會(huì)人員有充分時(shí)間和精力的時(shí)段，而那些使與會(huì)人員沒有心思參會(huì)或在會(huì)上討論的時(shí)間顯然就不是理想的會(huì)議時(shí)間，如快要吃飯前、周末或是周一等（這些時(shí)間是目前大多數(shù)企業(yè)開會(huì)的主要時(shí)間）。

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      第五、總結(jié)與跟蹤。會(huì)議結(jié)束時(shí)，由會(huì)議主席總結(jié)會(huì)議成果，尤其要在會(huì)上明確，會(huì)議達(dá)成的結(jié)果分別由哪些部門或個(gè)人負(fù)責(zé)落實(shí)解決。會(huì)議結(jié)束后，由記錄員整理會(huì)議記錄，并將會(huì)議記錄發(fā)給與會(huì)者。會(huì)議的最高管理者，或是此次會(huì)議的發(fā)起者負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議結(jié)果的落實(shí)情況。