會(huì)議はすでに

正しい會(huì)議の目的は、情報(bào)の交換、問題の解決と方策決定、失敗した會(huì)議の目的は、會(huì)議は公務(wù)にすぎないと歪曲された。會(huì)議は指導(dǎo)者または部門の責(zé)任者になって権威を示す手段となり、會(huì)議は指導(dǎo)者のトークショーとなる。

會(huì)議の非効率が直接に管理効率を低下させ、成功して効率的な會(huì)議には次のような要素が必要である。

      第一、充分的會(huì)前準(zhǔn)備。會(huì)議是需要精心準(zhǔn)備的，即使對于非常緊急召開的臨時(shí)會(huì)議，也是如此。

（1）會(huì)議の覚書を用意し、事前に出席者に配布し、事前に準(zhǔn)備させる。討論の內(nèi)容が報(bào)告書または提案書であれば、覚書の後に添付して、參加者に提出する。

メモの內(nèi)容は、會(huì)議の議題、討論の要點(diǎn)、形成される結(jié)果、參加者（お互いがよくわからないなら、履歴書を添付します。）、會(huì)議の時(shí)間、會(huì)議の予定時(shí)間、會(huì)議の予定時(shí)間などを少なくとも含むべきです。

（2）會(huì)議ハードウェアツールの準(zhǔn)備には、ホワイトボードまたはホワイトペーパー、ペン、投影裝置（必要であれば）、録音裝置（できれば）、拡聲裝置（必要であれば）などがある。

      （3）會(huì)議室的準(zhǔn)備：如果可以選擇，會(huì)議室的空間應(yīng)該比參會(huì)人數(shù)所需空間稍小一點(diǎn)，這樣擁擠的空間容易讓人產(chǎn)生興奮感，從而促進(jìn)踴躍發(fā)言。對于5—30人的會(huì)議，座位的擺設(shè)應(yīng)以圓形或半圓形為主。

（4）參加者の選択：參加者は今回の會(huì)議の関係者であるべきで、今回の會(huì)議の結(jié)果が可能な実行者であると同時(shí)に、狀況に応じて會(huì)議の議題に関する専門家を招待する。

      第二、具體且明確的目標(biāo)，并且時(shí)刻記住會(huì)議目標(biāo)。會(huì)議要討論什么以及要達(dá)到什么結(jié)果已經(jīng)明確的在備忘錄中作了描述，會(huì)議組織者只需要讓每一位與會(huì)者清楚地記著會(huì)議的目標(biāo)，以及在討論過程中，時(shí)刻圍繞目標(biāo)而進(jìn)行討論。

多くの會(huì)議が失敗したのは、明確な會(huì)議の目標(biāo)がないからです。

これは、會(huì)議の主催者に、問題を逸脫した人を會(huì)議のテーマに戻してもらい、會(huì)議の目標(biāo)をはっきり覚えてもらうように要求します。

會(huì)議の問題が深刻であれば、會(huì)議が始まると、白板の目立つところに目標(biāo)を書き、會(huì)議の目標(biāo)をしっかりと覚えておくように注意します。

また、會(huì)議の目標(biāo)はあいまいな陳述ではなく、できるだけ具體的に述べるべきです。

必要であれば、會(huì)議前に會(huì)議の目標(biāo)の內(nèi)容を詳細(xì)に説明することができます。

もし參加者が目標(biāo)の正確な方向が分からないなら、當(dāng)然問題を逸らすことができます。

3番目

我が國の企業(yè)會(huì)議の開催者は通常この會(huì)議參加者の中の最高職の管理者であるため、もし彼が議長を務(wù)めるならば、一方ではその自身が會(huì)議に參與する精力の分散を招くことができて、一方ではその他の參會(huì)者の発言を抑えることができて、主席の指導(dǎo)者としてどのみち彼らの前に現(xiàn)れます。

會(huì)議の主席の最も主要な職責(zé)は會(huì)議が予定の方向と過程に従って進(jìn)行することを保証することです。この點(diǎn)をやり遂げるために、主席は三つの方面の問題に注意するべきです。

      （1）不斷通過各種明示或暗示告訴與會(huì)人員會(huì)議的目標(biāo)或?qū)д摰闹黝}。當(dāng)有人偏離會(huì)議主題，應(yīng)及時(shí)予以制止。對于那些喋喋不休的人員，應(yīng)該禮貌但堅(jiān)決地打斷他的談話，然后將更多說話的機(jī)會(huì)讓給內(nèi)向的人員。

      （2）保證與會(huì)人員在發(fā)言時(shí)不會(huì)受到其他參會(huì)人員的攻擊。當(dāng)與會(huì)者相互攻擊時(shí)，應(yīng)加以制止。并再次聲明會(huì)議的目標(biāo)是解決問題，而非爭論，大家坐在一起是為了尋求雙贏方案，而不是被動(dòng)接受非贏即輸?shù)慕Y(jié)果。

      （3）保持中立。主席是本次會(huì)議的主持人，他的選取應(yīng)該由與本次討論沒有利益關(guān)系的人員擔(dān)任，通常從其他部門或外部聘請人員。

それでも、主席は會(huì)議の前に自分の中立的立場を大會(huì)に宣言します。同時(shí)に會(huì)議の過程で自分の中立的な身分をずっと覚えています。どんな意見にも參加しないで具體的な討論の中で、一部の人に対する偏愛も表現(xiàn)しないで、參加者の信頼を確立します。

友泰諮問は、コンサルタントの実踐の中で、秘書など専門のスタッフを採用してもいいし、參加者の一人が擔(dān)當(dāng)してもいいとまとめました。

記録員の唯一の職責(zé)は、參加者の発言をはっきりと記録し、記録を確保することで、出席者一人がよく見て理解できるようにすることです。

記録員を作るのは簡単なことではないので、テクニックを身につける必要があります。

      （1）抓住發(fā)言者的關(guān)鍵意思記錄。寫字的速度永遠(yuǎn)趕不上說話的速度，因此記錄員必須能夠抓住主要意思記錄，沒有必要也不可能一字不差的記錄所有的發(fā)言。如果不確信是否正確理解發(fā)言人的意思，可以和發(fā)言者進(jìn)行確認(rèn)。但是所寫到白板上的字一定要清晰和容易辨認(rèn)。

      （2）借助各種符號(hào)。在關(guān)鍵字上可以標(biāo)注下劃線、星號(hào)或劃圈。使用不同顏色的筆也是一個(gè)非常有效的方法，它可以幫助解決記錄中內(nèi)容分類的問題。

      （3）牢記自己的職責(zé)——記錄。記錄員不參與任何的討論，如果參與也是當(dāng)自己不做記錄，而由另外的人接過自己的筆代為記錄的時(shí)候，避免產(chǎn)生不信任。如果發(fā)言者對所記錄的內(nèi)容有異議時(shí)，要按照其所提的意見進(jìn)行當(dāng)場的修改。

參加者の責(zé)任は十分に客観的で、しかもテーマから逸脫しない討論會(huì)の議題です。

発言を奨勵(lì)するためには、まず役職の低い參加者が発言し、それから低い方から高い方へ、一つ一つ発言するべきです。

會(huì)議が部下の意見を知りたいなら、隔離した発言をしてもいいです。まず最低職位の人を會(huì)場に入れて発言します。

このように、出席者が発言する時(shí)は、指導(dǎo)者の場を気にして、言いたいことを言えなくなります。

真剣に話を聞くことは會(huì)議で最も主要な任務(wù)であり、多くの論爭の起源は會(huì)議參加者が相手の話を聞き取れなかったため、先入観を持って攻撃し、問題を悪化させたからである。

よく聞く時(shí)はいつでも質(zhì)問して、自分が理解している情報(bào)は発言者の正確な意味であることを確認(rèn)します。同時(shí)に適度に繰り返して、自分の理解を表明します。

また、會(huì)議の過程では、參加者は常にホワイトボード上の記録に関心を持ち、討論のテーマ、各人の意見、討論のプロセスなどを知ることによって、自分の発言を繰り返さず、問題を逸脫しないようにすることができます。

參加者は同時(shí)に議長と記録員を監(jiān)督する責(zé)任を負(fù)っています。彼らが中立を保てないことを発見したら、直ちに制止したり、注意したりするべきです。

合格した參加者は客観的な意見と積極的にウィンウィンウィンの提案を求める気持ちで會(huì)議に參加すべきです。その本位主義、抵抗感などは會(huì)議のプロセスに障害を設(shè)けます。

      第四、會(huì)議時(shí)間的選擇。會(huì)議應(yīng)該選在與會(huì)人員有充分時(shí)間和精力的時(shí)段，而那些使與會(huì)人員沒有心思參會(huì)或在會(huì)上討論的時(shí)間顯然就不是理想的會(huì)議時(shí)間，如快要吃飯前、周末或是周一等（這些時(shí)間是目前大多數(shù)企業(yè)開會(huì)的主要時(shí)間）。

食事の前には、參加者がお腹を空かせ、早く食事をしたい、あるいは何を食べようかと頭をいっぱいにしています。週末には、參加者は週末をどう過ごすか、約束したパーティーやデートにどう參加するかを考えます。

この三つの時(shí)間は理想的な會(huì)議時(shí)間ではなく、他の時(shí)間は會(huì)議時(shí)間として考えられます。

特に木曜日は、問題を議論するのに最適な時(shí)間と考えられています。

心理學(xué)者が実験をしたことがありますが、木曜日の討論のほうが一致しやすいです。

同時(shí)に會(huì)議は時(shí)間の制限を厳格に守るべきです。例えば、一時(shí)間半で終わると、一時(shí)間半以內(nèi)にコントロールしなければならないです。そうでないと、參加者に會(huì)議の終わりがないという心理を起こさせます。だから、討論問題も時(shí)間の圧力を失って、積極的にならなくなります。

      第五、總結(jié)與跟蹤。會(huì)議結(jié)束時(shí)，由會(huì)議主席總結(jié)會(huì)議成果，尤其要在會(huì)上明確，會(huì)議達(dá)成的結(jié)果分別由哪些部門或個(gè)人負(fù)責(zé)落實(shí)解決。會(huì)議結(jié)束后，由記錄員整理會(huì)議記錄，并將會(huì)議記錄發(fā)給與會(huì)者。會(huì)議的最高管理者，或是此次會(huì)議的發(fā)起者負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議結(jié)果的落實(shí)情況。