(一)如果來(lái)訪者想和我們攀談 如果來(lái)訪者可我攀談，秘書(shū)可以讓他先開(kāi)口，最佳傾聽(tīng)和應(yīng)和，讓他體會(huì)到我們知書(shū)達(dá)理與善解人意。但是，談話時(shí)盡量避免涉及企業(yè)內(nèi)部事務(wù)。 如果來(lái)訪者談興甚濃，而秘書(shū)沒(méi)有太多空閑時(shí)間客人聊天，可以在適當(dāng)時(shí)機(jī)向?qū)Ψ奖硎厩敢猓骸皩?duì)不起，我手頭還有些事需要馬上處理，我們改天再聊好嗎？”或者“對(duì)不起，我需要馬上做一些其他的工作，您不會(huì)介意吧！”然后繼續(xù)做我們自己的工作。此時(shí)要注意分寸，不至于掃了對(duì)方的雅興。 (二)如果來(lái)訪者想打電話 如果來(lái)訪者想打電話，秘書(shū)可以請(qǐng)他們使用安排好的電話，這部電話應(yīng)該是直線電話，如果有長(zhǎng)途功能則必須加鎖或者密碼才能使用，以便控制費(fèi)用。秘書(shū)應(yīng)禮貌地告知對(duì)方這部電話的使用方法，并且要求對(duì)方控制時(shí)間和通話的聲音。應(yīng)盡量避免來(lái)訪者使用桌上的辦公電話和內(nèi)部電話。 有個(gè)別的人確實(shí)不夠自覺(jué)，當(dāng)我們?cè)试S他使用電話時(shí)，他往往會(huì)毫無(wú)顧忌地大聲說(shuō)話，甚至講起來(lái)沒(méi)完沒(méi)了。如果秘書(shū)不能及時(shí)予以勸阻，一旦被上司反感，倒霉的只會(huì)秘書(shū)自己。因此，秘書(shū)應(yīng)該禮貌地堅(jiān)定地明確地表示自己的態(tài)度，堅(jiān)決提醒對(duì)方立刻中止。最好的方法是特別強(qiáng)調(diào)彼此的尊重。這意思就是說(shuō)：我給您面子，請(qǐng)您也給我面子！ (三)如果來(lái)訪者賴著不走 如果來(lái)訪者賴著不走，秘書(shū)應(yīng)該不失禮貌地說(shuō)出方必須離開(kāi)的理由，態(tài)度要明確堅(jiān)定，這樣才能打消對(duì)方任何僥幸的念頭。 來(lái)訪者滯留不去通常有這樣幾種情況，一是原本已計(jì)劃好，突然發(fā)生變化，反應(yīng)一時(shí)還無(wú)所適從的；二是暫時(shí)無(wú)處可去的；三是鐵了心等候以求了結(jié)心愿；四是說(shuō)不出任何理由，就是想坐一會(huì)兒；五是別有用心；六是混混。秘書(shū)必須分清不同的狀況給予相應(yīng)的處理。即使確認(rèn)對(duì)方是無(wú)理取鬧，不到迫不得已不要驚動(dòng)上司或者保安，因?yàn)槿绻Э?，只能說(shuō)明秘書(shū)的無(wú)能。 (四)來(lái)訪者堅(jiān)持要見(jiàn)上司 如果來(lái)訪者堅(jiān)持要見(jiàn)上司，卻又不愿說(shuō)出求見(jiàn)的理由，其中八成有隱情。一般情況下，秘書(shū)應(yīng)該擋駕，態(tài)度堅(jiān)定地告訴對(duì)方：“我很抱歉，我的上司明確授權(quán)我，他只會(huì)見(jiàn)事先有約的來(lái)訪者。在我安排您之前，他要求我搞清楚您拜訪他的真實(shí)意圖和要求，我必須履行我的職責(zé)?！? 策略性的擋駕需要找些合理的借口，譬如“我很愿意幫助您，但是現(xiàn)在我的上司正在開(kāi)會(huì)，會(huì)議十分重要，短時(shí)間內(nèi)不會(huì)結(jié)束，因此我建議您給他寫(xiě)張條子，我會(huì)設(shè)法交給他，請(qǐng)他安排具體時(shí)間。” 如果來(lái)訪者有重要事情，而上司正在開(kāi)會(huì)如果或會(huì)客，秘書(shū)應(yīng)該請(qǐng)來(lái)訪者在會(huì)客室稍候，然后將來(lái)訪者的名片或?qū)憦埍銞l送進(jìn)去給上司，也可通過(guò)內(nèi)線電話提醒上司