一、發(fā)文管理應注意的事項： 
　?。ㄒ唬M稿 
　　1.公文擬稿要注意用A4紙，WORD頁面設置為上3.7、下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。 
　　2.公文標題用小標宋二號字（不需要加粗）。公文正文用仿宋體三號字。如果文中有標題需要強調(diào)，不能用仿宋加粗，而應該用黑體三號字。段落行距為固定值30磅。 
　　3.電子公文不需要落款，成文時間必須要用中文格式。例如：“二○○四年十月十二日”。 
　　4.人名、地名、數(shù)字、引文準確，引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號，發(fā)文字號在文件的標題后用圓括號注明。例如：“《紹興市國家稅務局關于2004年××××工作開展情況的通報》（紹市國稅辦〔2004〕444號）”。 
　　5.草擬公文結構層次序數(shù)，第一層為“一、”、第二層為“（一）”，第三層為“1 .”，第四層為“（1）”。公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。 
　　6.公文如有附件，應當在正文之后空一行再空兩格、成文時間之前注明附件順序和名稱。并把附件放在附件欄中。例如： “ 附件：1.×××××× 2.×××××××× 3.××××××× ”
　　7.成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準、聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。 
　　8.公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文機關。上報的公文，標題中不標發(fā)文機關。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。 
　　9.轉發(fā)上級機關的公文，如其標題過長，可以自擬事由摘要轉發(fā)，但不能以上級機關公文的發(fā)文號代替。 
　　10.主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
　　11.“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關。除領導直接交辦的事項外，“請示”不得直接送領導者個人。 
　　12.“報告”與“請示”應當嚴格分開，“報告”中不得夾帶請示事項。 
　　13. 抄送多個單位，中間用逗號隔開，結尾用句號。例如：“抄送：×××，××××，××。” 
　?。ǘ徟?nbsp;
　　1.簽批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和審批意見。 
　　2.公文送領導人簽發(fā)之前，應當由擬稿人所屬部門領導初審簽名后，送辦公室審核。其中涉稅規(guī)范性文件經(jīng)部門負責人初審后一律先送市局法規(guī)處復審，再送辦公室審核。辦公室核稿時發(fā)現(xiàn)未經(jīng)法規(guī)處復審的涉稅規(guī)范性文件應及時退回擬稿部門。 
　　二、普通收文處理 
　　1.辦公室應及時提出擬辦意見。 
　　2.辦公室收發(fā)人員在分送分管領導要求閱示的同時，應同時分送其他局領導傳閱。對局領導處理完畢的文件，收發(fā)人員應逐份查閱領導批示，并按領導批示辦理。 
　　3.承辦或牽頭承辦部門在收到文件后應及時辦理，并在文件注辦欄內(nèi)明確處理意見或辦理結果，同時簽名。閱辦文件如有明確辦理時限的，按要求辦理，如無明確規(guī)定的，在五個工作日內(nèi)辦理完畢并向分管局領導匯報。對內(nèi)容涉及面廣，問題較復雜，不能在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢的，主辦單位應當向上級或者有關方面說明原因。對需向分管局領導匯報后才能辦理的，應及時向分管局領導匯報。其他傳閱文件一般在二個工作日內(nèi)閱畢，可以不簽名。 
　　計算機公文處理中的流程及要點 
　　一、收文處理 收文登記、 收文掃描后進入公文處理系統(tǒng)。 
　　擬辦。由辦公室專人處理，填寫擬辦意見轉交收發(fā)人員信箱。 批辦。局領導閱批文件在個人信箱中處理，在閱批并簽名后轉回辦公室。 辦公室收發(fā)人員根據(jù)局領導意見將文件分送有關部門。凡局領導有重要批示內(nèi)容的文件，文書人員應及時抄送辦公室領導，以便加強督查。 注辦。各部門具體承辦人員要根據(jù)文件辦理要求和局領導批示及時辦理。辦理結束后應在收文處理簽的“注辦”欄中填寫辦理情況和結果，并簽名。 注辦時應注意查看擬辦意見和局領導批示意見。 各部門負責人要經(jīng)常對本部門閱辦文件的辦理情況進行檢查，確保文件及時正確辦理完畢。 
　　二、發(fā)文處理 擬稿。
　　各科室、單位擬稿人在擬稿時，必須先正確填寫“文頭紙”欄下的各個項目，標注主題詞可使用“自動標引”功能，并根據(jù)主題詞標引的規(guī)定進行調(diào)整。進入“正文、附件”欄后，先編輯正文，再編輯附件，與本文件相關的參考文件，應在“外收文登記簿”中選擇，建立關聯(lián)，以便審核、簽批參閱。正文和附件的編輯原則上應由擬稿人輸入，擬稿人經(jīng)檢查確認起草完畢后，將文件發(fā)送本部門負責人初審。 擬稿人起草的文件凡可以公開的，應設定為共享文件，以便其它工作人員查詢。 
　　審稿。部門負責人負責“初審”。初審公文，應通過“編輯”功能進入計算機文稿，認真審閱，并產(chǎn)生初審版本后在“領導審批”欄明確簽署意見，審批意見的詳細內(nèi)容寫入“審批內(nèi)容”欄。審批后，審批人應在“簽名”欄用密碼簽名，按“確認”鍵退出。 需其它部門會簽的文件，應在會簽欄中選擇會簽部門，在送辦公室核稿前發(fā)送給有關部門。會簽部門在會簽時應通過“編輯”功能審閱計算機文稿，產(chǎn)生會簽版本后在文件稿頭紙上用密碼簽名，并發(fā)回擬稿部門。擬稿部門在確認會簽完畢無誤后，將文件按規(guī)定發(fā)送辦公室審核。如需外單位會簽的文件應由主辦部門負責。
　　外單位會簽完畢后，主辦部門應先將外單位會簽文稿送局領導審閱確認，然后將外單位會簽意見輸入計算機文稿，按規(guī)定程序送辦公室審核后報局領導簽發(fā)。送外單位會簽的紙質(zhì)文稿應送辦公室歸檔。 
　　核稿。公文經(jīng)部門負責人初審后，應根據(jù)文件的類型分別發(fā)送法規(guī)部門復審或辦公室秘書初核。凡涉稅規(guī)范性文件應先送法規(guī)部門復審，其余文件直接送辦公室核稿。法規(guī)部門復審后，應發(fā)回主辦部門。辦公室秘書初核后，根據(jù)局領導分工發(fā)送簽發(fā)。重要文稿由辦公室負責人復核后再發(fā)送局領導簽發(fā)。 辦公室核稿后，必須產(chǎn)生相應的會簽版本、初核版本和復核版本，并在“文頭紙”上相應的審核欄內(nèi)，用密碼簽名。對不需發(fā)文或需作較大修改的文稿應在寫明意見并簽名后退回主辦部門。 各單位每個工作日必須打開本單位的部門信箱，注意接受發(fā)來的電子文件。各單位接到電子文件后要及時按辦文程序處理，不得延壓。