先拋出一個(gè)事實(shí)：多數(shù)人回電話（注意不是主動(dòng)打電話哦）時(shí)的效率非常低下。而電話溝通作為辦公當(dāng)中不可或缺的內(nèi)容，其效率高低在很大程度上就能左右你的總體效率。要提高工作效率，這方面的內(nèi)容可不應(yīng)忽視。下面效率天階就來(lái)跟你詳細(xì)聊一聊如何在回電話的過(guò)程中提高效率、節(jié)約時(shí)間，真正做到簡(jiǎn)短有效又“不傷和氣”。

　　我們先來(lái)分析問(wèn)題，從回電話最普遍的方式說(shuō)起，大多數(shù)情況可能是這樣：

寒暄：謝謝對(duì)方來(lái)電，解釋為什么沒(méi)有接到電話，然后寒暄； 
緩慢進(jìn)入正題：對(duì)方重新描述較早前詢問(wèn)的內(nèi)容，你再一一回應(yīng)； 
互相感謝：以期對(duì)方以后工作上更好的配合； 

　　想想這3個(gè)環(huán)節(jié)，1和3對(duì)解決工作事務(wù)幾乎沒(méi)有直接有效的幫助，第2個(gè)環(huán)節(jié)，有信息的重復(fù)。

　　因公事回電話的理想情況是：控制時(shí)間的必須是你——因?yàn)閷?duì)方只需要得到他所關(guān)心的答案就行了。可事情往往不會(huì)像我們想象或預(yù)計(jì)的那樣單純直接，比如，我們經(jīng)常遇到這幾種類型的同事（或客戶）：

極度熱情，噓寒問(wèn)暖型； 
說(shuō)話拖沓，半天想不起來(lái)自己想說(shuō)什么型； 
極端較真型，會(huì)一個(gè)詞用得準(zhǔn)不準(zhǔn)說(shuō)上5分鐘； 
八卦型（不解釋了）； 

　　以上的類型各有特色，相處起來(lái)不一定有問(wèn)題。但在效率問(wèn)題面前，你是有必要保持一定的“警惕”的。至于怎么辦——你需要找到回電話的竅門：不傷和氣、有效解決問(wèn)題、同時(shí)還節(jié)約時(shí)間。而這個(gè)竅門的關(guān)鍵，就在于“時(shí)間”。確切地說(shuō)，是三個(gè)時(shí)間段：

上班后的半小時(shí)內(nèi) 
中午吃飯前的半小時(shí)內(nèi) 
下班前的半小時(shí)內(nèi) 

　　解釋一下：上班后的半小時(shí)，很多人都沒(méi)有進(jìn)入工作狀態(tài)，此時(shí)他們正在找今天要做什么，計(jì)劃等的都沒(méi)有做好。趁此時(shí)你給他們回前一天的電話，即便是安排了活，他們也不容易拒絕你（因?yàn)榘才派系臎_突還沒(méi)發(fā)生），而且對(duì)方會(huì)急于掛電話，著手安排自己的事情，或進(jìn)入狀態(tài)。這個(gè)時(shí)間適合分配給分配給3型（極端較真型）的人；

　　中午吃飯前的半小時(shí)，無(wú)疑是個(gè)最美好的回電時(shí)間，這個(gè)時(shí)間要分配給2和4型。說(shuō)話拖沓的，你幫他說(shuō)，他只需要點(diǎn)頭；八卦的，中午吃飯有大把時(shí)間讓他八卦，不必非逮著你。這時(shí)你只要告訴他們你真心的想要快速解決問(wèn)題，以免耽誤他們吃飯就可以了。

　　下班前的半小時(shí)內(nèi)：集前兩個(gè)時(shí)間段優(yōu)點(diǎn)于一身，分配給1型最好不過(guò)，當(dāng)然其他型也可以用。下班前寶貴的時(shí)間，你應(yīng)該將之前不管多久攢的需回復(fù)電話全都打完。

　　從現(xiàn)在開(kāi)始，你就可以試著去使用這個(gè)方法，既提高了工作效率，也不會(huì)因?yàn)樵陔娫捓镞^(guò)于“果斷堅(jiān)決”而得罪人。