預訂通信設施。

　　★ 保證預訂

　　如果預訂需要有保證或者確定，秘書應事先申明，這樣旅館就會在第二天結賬時間之前一直把房間留著，如果想取消預訂，也要在結賬之前打電話。

　　★ 結賬時間

　　詢問旅館的結賬時間，在上司旅行之前，要把結賬時間放在備忘錄里面。如果秘書直接與旅館的某個人聯(lián)系，要問清這人的姓名和預訂號碼，以便進一步做預訂聯(lián)系。

　　★ 房間位置

　　如果上司有要求，預訂的房間要靠近電梯或者在大廳的中部而不是在最盡頭。盡量不要一樓。要住具有足夠安全保障的旅館，如侍者為顧客停車、鎖死插銷和電話號碼保密服務等等。有時還要根據(jù)上司的職別及享受的待遇，選擇有會客室的套房，以便上司開展業(yè)務。

　　★ 確認預訂

　　一定要得到確認旅館預訂的傳真或其他書面形式的證明，把確認信附在上司隨身攜帶的那份旅行計劃后面。

　　★ 為大型會議預訂房間

　　應直接與一家接待會議安排的旅館銷售經(jīng)理洽談。這種旅館可以為秘書提供很大的幫助，如安排團體預訂房間、選擇合適的會議室和其他設施、處理其他瑣事等等。