文書作為書面文件，是用文字的形式記載單位對內(nèi)、對外一切活動的信息載體。文書質(zhì)量的高低，商務(wù)文書的科學(xué)管理，是企業(yè)管理的重要內(nèi)容。如何有條不紊地管理好各種文書，既不遺失、泄密，又便于文書順利運(yùn)行、查找調(diào)閱、有效利用。是很值得研究的問題。要從總體和具體兩方面理解、掌握文書管理的基本任務(wù)，從而建立健全各項管理制度。制度建設(shè)，是文書管理的一項基礎(chǔ)性工作。

　　文書管理的基本任務(wù)，總的來說就是采取一系列行之有效的規(guī)定和措施，使文書工作有條不紊地進(jìn)行。保證文書的安全和有效利用，進(jìn)而促進(jìn)工作效率的提高，推進(jìn)各項工作的順利進(jìn)行。具體有以下幾方面的內(nèi)容：

　　1.文書數(shù)量管理

　　文書數(shù)量管理，就是通過控制文書的數(shù)量，減少不必要的行文?？刂莆臅鴶?shù)量的意義在于精簡文書，克服文牘主義、形式主義。

　　行文的原則應(yīng)該是從全局工作和整體效率出發(fā)，當(dāng)實際工作確實產(chǎn)生了行文需要，而且預(yù)計行文后確實能收到較其他方法更好的工作效果時才行文。因此，要做到：內(nèi)容空洞、無實際意義的文書堅決不發(fā);能用電話、面談或現(xiàn)場辦公等方法解決的不必專門發(fā)文;能夠通盤解決或綜合處理的問題一次性發(fā)文;等等。

　　2.文書質(zhì)量管理

　　文書質(zhì)量管理，就是通過對文書的擬寫和制作進(jìn)行管理，為文書質(zhì)量提供保證。文書質(zhì)量，主要是指文書在記載、表達(dá)信息內(nèi)容方面的準(zhǔn)確性和有效性。文書質(zhì)量管理的目標(biāo)是要提高每一份文書在主題、文字、格式等方面的正確性、規(guī)范性和可操作性。

　　對文書的整個擬寫和制作過程包括擬稿、核稿、簽發(fā)、打字、校對、印刷環(huán)節(jié)都應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格管理，重點把握擬、制文書的四個環(huán)節(jié)，即擬稿、核稿、簽發(fā)和校對繕印。

　　3.文書時效管理

　　文書時效管理是對文書傳遞運(yùn)轉(zhuǎn)周期進(jìn)行有效的管理。其目標(biāo)在于縮短文書處理每道環(huán)節(jié)所花的時間，加快文書運(yùn)轉(zhuǎn)速度，提高文書工作的效率。

　　文書運(yùn)轉(zhuǎn)渠道是否暢通，直接關(guān)系到文書的利用和單位的工作效率。因此對文書運(yùn)轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)都必須進(jìn)行有效的管理，認(rèn)真做好文書處理全過程的催辦工作。尤其是針對緊急文書的緩急程度.發(fā)急件時應(yīng)做到先擬、先審、先發(fā);收到急件應(yīng)當(dāng)提出明確的辦理時限。{page_break}

　　4.文書物質(zhì)要素管理

　　文書的物質(zhì)要素包括書面載體和顯字材料。文書以紙張為主要書面載體，以油墨、墨汁和墨水為主要顯字材料。文書物質(zhì)要素管理的目標(biāo)是使文書物質(zhì)要素具有完整性和耐久性，延長文書使用的壽命，為立卷和歸檔打好基礎(chǔ)。

　　一般來說，文書的制作和辦理都應(yīng)當(dāng)使用鋼筆、簽字筆，不得使用圓珠筆、鉛筆;墨水應(yīng)使用不易擴(kuò)散、便于保存的藍(lán)黑、碳素墨水，不得使用純藍(lán)、紅色等易于擴(kuò)散、褪色、不宜保存的墨水;傳真機(jī)收到的文書和復(fù)印機(jī)復(fù)制的文書，不能永久保存，如需永久存檔，應(yīng)請發(fā)文單位重新制發(fā)。除了這些要求，平時也要做好文書的維護(hù)工作，及時發(fā)現(xiàn)問題。

　　5.文書的借閱和翻印管理

　　(1)文書借閱管理

　　文書借閱是文書利用的基本方式，文書借閱管理就是通過控制借閱范圍、強(qiáng)化借閱手續(xù)、督促按時歸還來保證出借文書的安全，提高文書的利用率。

　　文書借閱管理應(yīng)該制定嚴(yán)格的借閱制度，包括按時歸還、嚴(yán)禁翻印復(fù)制、不得轉(zhuǎn)借等內(nèi)容的規(guī)范。

　　(2)文書翻印復(fù)制管理

　　按照文書正本的內(nèi)容和格式原樣復(fù)制稱為文書的翻印復(fù)制管理，包括按原件重新排版打印的翻印件和用復(fù)印機(jī)或掃描儀復(fù)制的復(fù)印件兩種文書。

　　翻印或復(fù)制文書均須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，經(jīng)批準(zhǔn)或委托翻印的文件與原件具有同樣的效力，但復(fù)印件作為正式文件使用時必須加蓋證明章。

　　6.文書安全管理

　　文書安全管理，就是要求安全運(yùn)轉(zhuǎn)和保管文書。在文書處理的過程中，應(yīng)以嚴(yán)肅的態(tài)度、制度化的管理和科學(xué)的手段對待文書制作、傳遞、辦理、立卷和歸檔等各個環(huán)節(jié)，保證文書不誤傳、不泄密、不丟失、不損壞、不散失，做到信息上、物質(zhì)上兩方面的安全。