基本介紹

　　指機關(guān)公文處理必須做到準確、及時、安全，各個環(huán)節(jié),應力求當日事當日畢。一般應在十五天內(nèi)辦理完畢，并答復報文單位。因問題復雜,十五天內(nèi)難以辦結(jié)的,應向報文單位說明情況。緊急文件隨到隨辦。有時限要求的文件，必須在時限內(nèi)辦完。具體有以下幾個環(huán)節(jié): ①簽收、登記:首先應建立嚴格的收文簽收、登記制度,加強對公文運轉(zhuǎn)的管理,保證收到的公文件件有著落。收文的簽收、登記一般由秘書部門負責。

　　收文處理的一般過程

　　指對來自本機關(guān)外部的公文所實施的處置與管理。

　　1.第一階段：公文的收受與分流

　　(1)簽收。指履行規(guī)定的確認、清點、核對、檢查、簽注手續(xù)后，機關(guān)設置的外收發(fā)人員、通訊人員從發(fā)文機關(guān)、郵政部門、機要通信部門、文件交換站，或通過自備通信設備收取公文。

　　(2)外收文登記。即由外發(fā)人員在完成簽收工作后，對收文情況做出簡要記載。

　　(3)啟封。即外收文登記完成后，公文送至機關(guān)統(tǒng)一或分別按內(nèi)部機構(gòu)設置的內(nèi)收發(fā)部門 (或人員)，由其簽收后，統(tǒng)一啟封或徑送有關(guān)領(lǐng)導者親啟。

　　(4)內(nèi)收文登記。即由內(nèi)收發(fā)人員對收文情況做出較詳細記載。

　　(5)分辦。即經(jīng)對收文進行分類篩選后，由指定的有關(guān)人員根據(jù)公文的重要程度、各部門職責分工及有關(guān)程序規(guī)定將公文分送有關(guān)領(lǐng)導、有關(guān)部門工作人員閱知辦理。

　　(6)摘編。由文件管理人員對部分準備投入辦理過程的重要文件進行的加工活動，主要是針對這些文件寫文摘、提要、綜述，匯集有關(guān)數(shù)據(jù)資料等。

　　2.第二階段：辦理收文

　　(1)擬辦。由部門負責人或有關(guān)具體工作人員經(jīng)過對公文進行認真的閱讀分析，提出建議性的處置意見，供有關(guān)領(lǐng)導者審核定奪。

　　(2)批辦。即機關(guān)領(lǐng)導者或部門負責人對公文提出處置意見。

　　(3)承辦。即有關(guān)工作人員按批辦意見具體處置公文所針對的事務和問題。

　　(4)注辦。即由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。

　　3.第三階段：組織傳閱與催辦查辦

　　(1)組織傳閱。指獨份或份數(shù)很少的公文需經(jīng)多部門或多位工作人員閱知處理時，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀。

　　(2)催辦。由公文處理管理機構(gòu)根據(jù)承辦時限和其他有關(guān)要求對公文承辦過程實施的催促檢查。

　　(3)查辦。由公文處理管理機構(gòu)或其他專門組織對重要公文實際執(zhí)行情況所進行的核查協(xié)辦工作。

　　4.第四階段：處置辦畢公文

　　包括：立卷歸檔、清退、暫存、銷毀等。

　　收文辦理活動的方法要點

　　1.擬辦

　　擬辦是一項輔助決策活動，目的是為決策活動提供可供選擇的方案。作好擬辦應注意：(1)認真研讀公文，真正弄清對方的意圖、問題的性質(zhì)與實際情況。(2)意見要簡明、具體、得體。(3)如同時提出兩個或兩個以上方案時，應講究它們的排列次序，一般應將傾向性意見放在前面，以提高效果。(4)意見應工整、清晰地寫在《文件處理單》相應的欄目中，并簽注擬辦人姓名與日期。(5)當公文所涉及的問題較易處理，對領(lǐng)導者采納自己的方案有一定的把握時，也可直接草擬復文文稿供審核定奪，以加速辦理過程。

　　2.批辦

　　批辦是一項由法定責任者履行法定事務處置權(quán)的決策性活動。法定責任者即機關(guān)或部門的領(lǐng)導人。批辦的要求是：(1)不得越權(quán)批辦公文。(2)嚴格控制批辦范圍，不經(jīng)批辦同樣能得到有效辦理的公文，已批辦過統(tǒng)一的處置意見的公文，他人已有合法、明確而有效批辦意見的公文，均不再批辦，由有關(guān)部門直接處理。(3)批辦意見務須明確、肯定、具體，前后一致，切實可行。(4)采取有效措施監(jiān)督批辦意見的執(zhí)行結(jié)果。(5)批辦過程中，如發(fā)現(xiàn)公文所涉及的問題是自己無權(quán)或確實無法處置的，可將批辦改為擬辦。在此過程中一定要實事求是地弄清事件的情況。(6)批辦意見應工整、清晰地寫在《文件處理單》或《文件傳閱單》的有關(guān)欄目內(nèi)，并務須簽注批辦人姓名、年月日。

　　3.承辦

　　只有經(jīng)過承辦，公文才能產(chǎn)生切實效用，它是公文辦理中的中心環(huán)節(jié)。在承辦時應注意：(1)熟悉與公文內(nèi)容有關(guān)的法律、法規(guī)、方針政策和上級有關(guān)公文，熟悉有關(guān)業(yè)務。(2)為使公文所針對的問題得到有效處理，必須深入實際，加強調(diào)查研究。(3)加強協(xié)商，努力協(xié)調(diào)各方面關(guān)系。(4)有效運用面談、會議、電話溝通、現(xiàn)場辦公等多種承辦方式。(5)分清主次，區(qū)別緩急，科學安排承辦次序。(6)各級領(lǐng)導積極參與承辦。(7)注重對承辦結(jié)果的檢查與監(jiān)督。{page_break}
 

　　4.注辦

　　注辦的主要作用是備忘待查，為日后查考提供依據(jù)。

　　注辦由承辦人隨手完成，即隨著承辦活動的進行隨時將反映承辦情況的一些內(nèi)容記錄在《文件處理單》相應的欄目內(nèi)。簽注的項目通常包括：是否辦復，復文號及復文日期;召開會議的名稱，與會范圍，決議與結(jié)果;電話溝通時對方的受話人、通話內(nèi)容與日期;現(xiàn)場辦公的參加者、解決問題的方法措施與結(jié)果;主要閱件人、承辦人姓名、簽注日期等等。

　　收文管理活動的方法要點

　　(1)簽收。簽收是收文辦理的第一道程序，指收到文件后收件人在對方的文件投遞單或送文簿上簽字，表示收到。其作用，一是為明確交接雙方的責任提供一種憑證;二是為了保證文件運行安全。

　　(2)登記。登記的形式主要有簿式、卡片式、聯(lián)單式三種。登記時應注意：收文與發(fā)文，平件、密件與急件一般應分別進行;分清輕重緩急，急件隨到隨登，平件分批登，但也應當日到當日登;登記序號應不留空號，不出重號;字跡工整、不濫用簡稱;所有登錄項目都應完整準確;對于無標題文件應代為擬出簡明、確切的標題。

　　(3)啟封。啟封應由專人負責;標明親收的親啟件，由領(lǐng)導人親啟;啟封后應檢查公文的完整情況。

　　(4)分辦。即為公文確定運轉(zhuǎn)方向。這是一項事關(guān)公文是否準確、迅速得到辦理的決定性工作。依據(jù)文件的性質(zhì)、重要程度、涉密程度、時限要求、內(nèi)容所涉及的職責范圍，及機關(guān)各部門、各級工作人員的分工、有關(guān)程序、慣例送交辦理。

　　分辦應有專門登記，有關(guān)責任者應同收件人履行交接手續(xù)。送出公文前應根據(jù)需要將《文件處理單》、《文件傳閱單》等附上，使其隨文運轉(zhuǎn)。

　　(5)公文摘編。在重要公文投入辦理之前對其所作的加工。目的是為辦理公文提供方便，節(jié)省辦公時間。文摘、提要可以附在公文上一并送領(lǐng)導者或其他工作人員閱處，也可刊載于《公文信息》、《來文摘報》等刊物上。綜述、數(shù)據(jù)資料匯集一般則單獨成文提供，也可刊載于《信息快報》等刊物上。

　　(6)組織傳閱。在組織傳閱時應注意：①選擇合理的傳閱路線形式。②正確排序，隨情況變化做適當調(diào)整。③適當分流，如復制若干副本。④積極利用并發(fā)展多種傳閱形式，可開辟閱文室、召集閱文者集中閱文、利用現(xiàn)代化手段傳閱文件等。⑤建立傳閱登記手續(xù)。⑥及時檢查閱讀情況，有效落實有關(guān)領(lǐng)導者閱后的批示。

　　(7)催辦。根據(jù)承辦時限和有關(guān)要求對公文承辦過程實施的催促和檢查過程。

　　催辦工作的一般過程為：明確對象與對承辦工作的要求(時限、方式、原則等);將有效進行催辦工作所需要的情況以《文件催辦單》等形式記錄在案，作為催辦依據(jù);定期或隨時向承辦部門或人員催詢、檢查承辦工作進展情況;及時協(xié)助制訂和實施解決問題的方法、措施，保證公文迅速有效地運轉(zhuǎn);驗收辦畢公文，綜合反映承辦工作實際情況與結(jié)果，注銷已辦結(jié)公文。

　　(8)查辦。公文查辦是指核查重要公文執(zhí)行情況，督促并協(xié)助承辦單位全面、具體地落實公文精神，解決有關(guān)問題的活動。

　　公文查辦與催辦都是帶有監(jiān)督性質(zhì)的管理活動，但兩者的區(qū)別也是比較明顯的：①催辦是對承辦公文過程的監(jiān)督控制，重點在于使公文按“時”辦畢，查辦則不僅要監(jiān)控承辦過程，還要管公文產(chǎn)生實效的全部過程，按時、按質(zhì)、按量地將有關(guān)事務辦畢;②催辦一般是以一份具體公文為單位展開，查辦則是以一件“事情”為單位進行，在若干份公文反映同一“事情”的情況下，查辦往往就圍繞這樣一組公文而展開。

　　查辦工作的一般過程是：立案，即確定查辦對象;交辦，向有關(guān)部門布置查辦任務;向承辦部門催詢辦理情況;反饋，由查辦人將查辦情況和結(jié)果反映給領(lǐng)導者;銷辦，注銷已獲結(jié)果的承辦事項，對辦畢公文做出處理。