公文傳閱是公文處理工作中比較重要的環(huán)節(jié)，是辦公室文秘人員當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的基本功。

　　分傳是按照合理的傳閱程序分別將文件呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批。這種傳閱方式，在管理上比較嚴(yán)密，可以有效地控制文件去向，靈便地進行調(diào)整，避免積壓和丟失，但手續(xù)繁瑣，費時較多，尤其在應(yīng)閱人較多的情況下，往往需要很長時間。

　　專傳是指由專人將文件送傳給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的過程。這種傳閱方式通常用于特急件、絕密件或領(lǐng)導(dǎo)專門交代的文件。秘書必須嚴(yán)格按照限定的閱知范圍，親自將這種文件按指定時間迅速送達有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批，坐候領(lǐng)導(dǎo)閱完簽名后馬上送其他領(lǐng)導(dǎo)，直到傳完為止。采用專傳方式可以減少中間環(huán)節(jié)，加快傳閱速度。

　　回傳即后邊閱批人的指示意見需要向前邊已經(jīng)作過批示的領(lǐng)導(dǎo)通報，是一個倒流傳閱的過程。如果遇到領(lǐng)導(dǎo)意見不一致時，應(yīng)征求有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意見后再回傳。

　　集中傳閱指因緊急程度或密級所要求，一份公文需在極短的時間內(nèi)由多人傳閱，而閱件人辦公地分散，采用專傳方式還不能滿足要求時，將閱件人集中在一起傳閱公文的方式。

　　公文傳閱的各種方式在實際操作中是互相聯(lián)系的，有時是交叉使用的。但無論采取哪種傳閱方式都必須分清傳閱的主次和先后，體現(xiàn)先辦事后閱知，先主辦后協(xié)辦，急件急辦，平件快辦的原則。閱件一般先傳主要領(lǐng)導(dǎo)，后傳主管領(lǐng)導(dǎo)，再傳其他領(lǐng)導(dǎo);辦件則應(yīng)先傳主管領(lǐng)導(dǎo)，請主管領(lǐng)導(dǎo)作貫徹性批示，再傳有關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)，而后傳分管部門。緊急公文和需要分管領(lǐng)導(dǎo)直接閱處的公文，可以按照先辦后傳，跳躍式傳閱等方法處理。

　　公文傳閱既要迅速，又要保證質(zhì)量，應(yīng)注意以下幾點。

　　1.給領(lǐng)導(dǎo)呈送文件時，要注意按一定的順序。如按順序分作急待處理的文件、需要批辦的文件、上級機關(guān)的指導(dǎo)性文件和一般參考性文件，以便領(lǐng)導(dǎo)閱文時根據(jù)文件的緩急分別處理，保證及時處理緊急文件和了解上級文件精神。

　　2.掌握傳閱時間，及時查看、詢問、提醒領(lǐng)導(dǎo)閱文。如遇領(lǐng)導(dǎo)長時間外出，或因其他工作短時間內(nèi)不能閱文等情況，隨時調(diào)整傳閱順序，以免造成文件積壓。

　　3.如果文件辦理涉及幾個部門，應(yīng)按先辦理、后閱知、先主辦后協(xié)辦的順序依次進行。文件傳出后，秘書人員要及時了解和掌握文件的運行情況，從而提高工作效率。并嚴(yán)格掌握傳閱范圍，以免傳閱失控，文件遺失，影響工作。

　　三、建立健全催辦工作制度

　　催辦是公文處理程序中的一個重要環(huán)節(jié)，是對公文承辦情況的查詢督促，是避免積壓、加速公文運轉(zhuǎn)的手段。領(lǐng)導(dǎo)批示的辦件，送達承辦部門后，為使來文得以及時處理，應(yīng)對承辦單位進行適時的督查、催詢。對未辦理的文件，可多次催辦，直至辦結(jié)為止。對久催不辦或積留未辦件過多等情況，秘書人員應(yīng)親自到承辦部門面對面了解和詢問文件的承辦情況，催促盡快辦理。