＜p＞＜strong＞一、厳格な登録制度＜/strong＞＜p＞を作る

＜p＞公文書の手続きは多くのプログラムで構(gòu)成されていますが、各手続きが速くて、どれぐらいの時間を使っているかは、公文書の手続き全體の長さに直接影響しています。

明らかに、＜a href=“//m.pmae.cn/news/list.aspx？Class id=101112107101”＞公文書処理＜a＞効率の根本的な方法は、各プログラムを圧縮するための時間を努力することである。

これは厳格な運(yùn)転環(huán)節(jié)登録制度を確立する必要があります。

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＜p＞まず、各事務(wù)室と學(xué)部に対し、専任者の文書作成を確立し、文書作成の全行程責(zé)任制を?qū)g行するよう要求します。

この制度は、文書を作成する過程において、「登録」の手続きを含む公文書全體の手続きを擔(dān)當(dāng)し、運(yùn)行環(huán)節(jié)の登録制度を厳格に実行し、各部門の文書擔(dān)當(dāng)者に統(tǒng)一した「受領(lǐng)書または公文書発行登記表」を使用するよう要求しています。その內(nèi)容は文書名、主催責(zé)任者、運(yùn)転環(huán)節(jié)、運(yùn)転時間を含みます。こうして公文書の迅速な運(yùn)行と保管の科學(xué)性を保証し、仕事の円滑な進(jìn)行を保証しました。

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＜p＞次に、公文書の受付登録は原則として、書類の運(yùn)転、統(tǒng)計、検索、催事に便利であるべきです。そして、手続きが簡略化され、仕事の効率を向上させるのに役立ちます。

來文ルートによって國務(wù)院、教育部、衛(wèi)生部、省政府、省教育委員會、省衛(wèi)生庁、その他の7つの種類に分けられ、それぞれ順番に流水番號を作成し、収集日付、単位、文號、タイトル、暗號級及び來文部數(shù)などの項目を登録します。

來文を登録する時、特に來文ルート、公文書の重要度と緩急時間の制限に注意して、公文書の異なった要求によって分類して、公文書の迅速な処理と後で調(diào)べるためです。

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＜p＞再度、公文書の処理効率を高めるために、文書の実際の処理體系に入る文書量を厳しく抑え、文書の入り口の登録をしっかりと行う。

一般的な通知、手紙、電報、新聞などは登録後直接に処理できるものもあれば、登録せずに処理できるものもあります。

文書の処理量を大幅に減らし、時間を節(jié)約し、仕事の効率を高めました。

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＜p＞＜strong＞二、適切な回覧方法＜/strong＞＜p＞

＜p＞＜a href=「//m.pmae.cn/news/list.aspx？Class id=10111210711」＞公文書の回覧＜a＞は公文書処理の重要な一環(huán)であり、事務(wù)室の秘書官が參謀助手を指導(dǎo)する基本的な仕事である。

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＜p＞分割は、合理的な回覧手順に従って、それぞれの書類を関連指導(dǎo)者に提出して承認(rèn)書を読むことです。

このような回覧方式は、管理上の厳密なもので、書類の行方を効果的にコントロールし、滯積や紛失を防止するために、巧みに調(diào)整することができますが、手続きが煩雑で、時間がかかります。

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＜p＞専伝とは、専任者が書類を関連指導(dǎo)者に送って承認(rèn)を読む過程をいう。

このような回覧方法は通常、特急、極秘品または指導(dǎo)者が専門的に説明する文書に用いられます。

秘書は必ず限定された閲覧範(fàn)囲に従って、自分でこの書類を指定の時間通りに速やかに関連指導(dǎo)者に送り、署名を読み終わったらすぐに他の指導(dǎo)者に送ってください。

専ら伝わる方式を採用すると中間環(huán)節(jié)を減らし、回覧速度を速めることができます。

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＜p＞回送とは、後に批判者の指示意見を読んで前に指示した指導(dǎo)者に通報することであり、＜a href=“http:/m.pmae.cn/news/list.aspx？Class id=101112107108”＞逆流して＜a＞を読む過程である。

指導(dǎo)者の意見が一致しない場合は、応募して指導(dǎo)者の意見を求めてから返送します。

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＜p＞集中的な回覧とは、緊急度や機(jī)密レベルの要求により、文書1通がごく短い時間で複數(shù)の人に回覧され、閲覧者が公地に分散し、専門的な伝達(dá)方式で要求を満たしていない場合には、閲覧者を集めて文書を回覧する方式をいう。

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＜p＞公文書の回覧の諸方式は実際の操作において互いに連絡(luò)し合い、時には交差して使用する。

しかし、どのような回覧方法を取るにしても、回覧の主次數(shù)と前後をはっきり區(qū)別しなければならない。先に後読みをし、先に主催した後に協(xié)力することを體現(xiàn)している。

文書を読むなら、まず主要な指導(dǎo)者に伝えて、後で主管の指導(dǎo)者に伝えて、他の指導(dǎo)者に伝えます。文書を作るなら、まず主管の指導(dǎo)者に伝えて、徹底的に指示してください。

緊急公文書と指導(dǎo)者が直接に閲覧するところを管理する公文書は、後回し、ジャンプ式回覧などの方法で処理することができます。

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＜p＞公文書の回覧は迅速であると同時に、品質(zhì)も保証します。以下の點に注意してください。

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＜p＞1.上司に書類を提出するときは、一定の順序で行うように注意してください。

手順によって、緊急時に処理する書類、決裁が必要な書類、上級機(jī)関の指導(dǎo)文書と一般的な參考文書に分けて、指導(dǎo)者が文章を読む時に文書の緩急によってそれぞれ処理し、緊急時に緊急文書を処理し、上級文書の精神を理解することを保証する。

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＜p＞2.回覧時間を把握し、適時に確認(rèn)し、質(zhì)問し、指導(dǎo)者に回覧文を注意する。

もし上司が長い間外出したり、他の仕事で短い時間で文章を読めない場合など、隨時に回覧の順番を調(diào)整して、書類が滯留しないようにします。

＜/p＞

＜p＞3.文書の取り扱いがいくつかの部門に及ぶ場合は、先に処理し、後に読んで知って、先に主催してから協(xié)力する順番で順次行う。

文書が流れたら、秘書は適時に文書の運(yùn)行狀況を把握して、仕事の効率を高めます。

そして、回覧範(fàn)囲を厳しく把握して、回覧が暴走しないようにして、書類をなくして、仕事に影響します。

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＜p＞＜strong＞三、健全＜a href=「http:/m.pmae.cn/news/list.aspx？Class id=101112107105」＞仕事制度＜strong＞＜p＞

＜p＞督促は公文書処理の重要な一環(huán)であり、公文書の引受狀況に対する調(diào)査督促であり、滯積を回避し、公文書の運(yùn)転を加速させる手段である。

指導(dǎo)者が指示した手続きは、請負(fù)部門に送付した後、書面取得及び時処理のために、擔(dān)當(dāng)者が適時の検査、催問を行うことに対応します。

未処理の書類は、完成するまで何度も催促することができます。

長い間催促してもしない、あるいは積み殘しても、荷物が多すぎるなどの狀況に対して、秘書員は直接に引受部門に行って、書類の引受狀況を理解して聞いて、できるだけ早く処理するように促します。

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