實質(zhì)上，任何一個工程的文件再多，也沒有圖書館的資料多，但為什么人們到圖書館兩分鐘就可找到自己所要的書?這是由于圖書館有一個很強的索引系統(tǒng)和文檔系統(tǒng)。在工程中也必須建立這樣一個系統(tǒng)，才能符合現(xiàn)代項目管理的需要。

　　(一)合同資料的主要作用合同管理者負責合同資料和與合同有關的工程資料的收集，整理和保管(存檔)工作。這不僅是他的工作責任，而且是他的工作需要。他的工作以這些資料為基礎，同時又靠資料來實施。這里有兩方面意義：

　　1.在合同簽訂、合同分析、合同監(jiān)督、合同跟蹤、變更和索賠中需要資料，同時又產(chǎn)生大量資料。

　　2.合同管理者要作出各種工程報表，向項目經(jīng)理提出意見和建議，向工程小組落實工程責任，作協(xié)調(diào)方案等。

　　(二)合同管理在這方面的主要任務1.合同資料的收集。合同包括許多資料、文件;合同分析又產(chǎn)生許多分析文件;在合同實施中每天又產(chǎn)生許多資料，如記工單、領料單、圖紙、報告、指令、信件等。首先必須落實這些資料的收集工作，應由相應的職能人員每天收集這些原始資料交合同管理人員。

　　2.資料加工。原始資料必須經(jīng)過信息加工才能成為可供決策的信息，成為工程報表或報告文件。

　　3.資料的儲存。所有合同管理中涉及到的資料不僅目前使用，而且必須保存，直到合同結束。為了查找和使用方便必須建立資料的文檔系統(tǒng)。

　　4.資料的提供、調(diào)用和輸出。合同管理人員有責任向項目經(jīng)理、向業(yè)主作工程實施情況報告;向各職能人員和各工程小組、分包商提供資料;為工程的各種驗收、為索賠和反索賠提供資料和證據(jù)。