商務(wù)活動中互贈禮品本身就是一筆大生意。禮品的選擇傳遞著權(quán)勢、世故、知識和興趣等信息。它既可改善也可損害公司的形象。從贈送給董事會議主席的禮品到廣告用禮品 ，這類商業(yè)禮物的選擇和贈送可不是件輕松的事。美國的公司每年花在商務(wù)往來上送禮的費用高達四十億美元。

　　不用猜，人們最常買的商務(wù)往來禮品是鋼筆、臺歷、袖珍計算器，這類禮品上均有公司的標記。其它一些選擇有鐘表、酒類、日記本、小刀、玻璃杯、水果、茄克上衣等。最近的一次調(diào)查顯示，在贈送商務(wù)禮品的美國公司中百分之四十七的回答是“有效果”或“很有效果”，另外百分之三十九的公司認為至少“有點效果”，只有百分之二的公司認為送禮毫無益處。

　　為什么公司要送商務(wù)禮品?根據(jù)一項調(diào)查，最主要的原因是表示對他人的贊賞(百分之六十一)，處于第二位的原因是通過良好的祝愿以發(fā)展業(yè)務(wù)關(guān)系(百分之五十四)。被調(diào)查者中有一半在圣誕節(jié)送禮，將近三分之一的人在特殊的場合送禮。越來越多的公司認識到商務(wù)活動中送禮不僅是做廣告也是相互交流的一個重要方面。

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　　辦公秘書的對外形象代表了公司的形象。在日常工作中，掌握了接聽電話的禮儀，讓對方在您親切的話語中心平氣和地談事情，通話結(jié)束后，對方會對您公司有極佳的印象。

　　通話時聲音不宜太大，讓對方聽得清楚就可以，否則對方會感覺不舒服，而且也會影響到辦公室里其他人的工作。

　　接起電話時首先應(yīng)自報單位名稱及所屬部門。

　　接聽電話時，要詢問對方單位名稱及所屬部門，接轉(zhuǎn)電話時為指定受話人提供便利。

　　當對方要找的人不在時，在不了解對方的動機、目的是什么時，請不要隨便傳話。未授權(quán)的情況下不要說出指定受話人的行蹤。

　　當你正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應(yīng)先招待來訪客人，此時應(yīng)盡快和通話對方致歉，得到許可后掛斷電話。不過，電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時，應(yīng)告知來訪的客人稍等，然后繼續(xù)通話。

　　在電話中傳達事情時，應(yīng)重復(fù)要點，對于數(shù)字、日期、時間等，應(yīng)再次確認以免出錯。

　　如果對方?jīng)]有報上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，此時應(yīng)客氣而禮貌地詢問："對不起，請問您是哪位?"

　　要轉(zhuǎn)告正在接待客人的人有電話時，最好不要口頭轉(zhuǎn)達，可利用紙條傳遞口信，這樣不僅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尷尬和不悅。

　　聽不清楚對方說話的內(nèi)容時，最好不要猶豫，應(yīng)立即將狀況明確告知對方，請對方給予改善。

　　如果電話突然發(fā)生故障導(dǎo)致通話中斷，此時務(wù)必換另外的電話再撥給對方，向?qū)Ψ浇忉屒宄?/p>

　　掛斷電話前的禮貌不可忽視，要確定對方已掛斷電話，才能放下聽筒。