同じ文書は、それらの用途によって、正本、副本、ノート、改訂本に分けられます。いくつかの法規(guī)的文書には試行本、暫定本の形式があります。同じ內(nèi)容の文書は違った文字を使うとまた違ったテキストになります。

1.正本。

すでに発行された定稿に基づいて作成された正式文書を正本といいます。

正本の最も顕著な特徴は、発文機(jī)関の印鑑または指導(dǎo)者の直筆で署名し、文書の効力を確認(rèn)することである。

いくつかの大量の印刷された文書は、特定のフォーマットの機(jī)関の文書のヘッダを持っていて、また必要な交通または特定のルートを通じて配達(dá)されさえすれば、印鑑を押さなくてもいいです。同様に有効な正式文書と見なされます。

公文書の原本の形成は，実際の仕事の中でも常に例外がある.

例えば、會議記録、電話記録、當(dāng)番記録、陳情記録などの各種記録書類は直接仕事の過程で形成されています。原稿から定稿に至るまで、更に正本に変換する過程を経ていません。

また、一部の內(nèi)容は簡単な公文書、通知、指導(dǎo)者同士の直筆の返信、原本の承認(rèn)文書など、直接に作成して捺印して発行します。

これらの原稿から定稿までの審査、署名、校正、印刷などの処理環(huán)節(jié)を経ていない文書については、特にその書き方、方法に注意しなければならない。そうでないと、書類処理に不便を與え、保存と利用価値に影響を與えます。

2.副本。

公文書の正本に基づいて複製し、譽抄した他の原稿を副本といい、副本は寫本ともいう。

副本の役割は、主に正本に代わって回覧、參考、備考に用いられる。

役所の実際の仕事では、副本と正本の役割は時に區(qū)別しにくい。

上級機(jī)関が文書手続きを簡素化するために、公文書の運転を速める場合、指導(dǎo)者に関する下級からの重要な直筆で指示された原本をコピーして、原本を殘し、復(fù)制品（副本）を元の新聞に送る。

仕事と実行の根拠として。

また、下り文において、段階別の行文方式を採用する場合、本庁は上級者の來文をコピーして、いくつかの副本を下級機(jī)関に送付して執(zhí)行する。

上記の二つの副本はいずれも正本ファイルの効果を持っています。

ただし、これらの副本の上には複製者、複製者機(jī)関の印鑑がありますので、眉首または版記の部分には複製機(jī)関名を明記して、その副本の正確性に対して責(zé)任を負(fù)います。

したがって、効力が確認(rèn)されたコピーと見なされる。

3.

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公文書の控えとは、公文書を発行する機(jī)関が文書の原本を印刷して本庁に殘した草稿、定稿以外の印刷製本をいう。

正本印刷によってさらに同時に印刷されるのが特徴です。印鑑や署名以外に、正本と同じファイル形式と付印があります。

ノートと副本は正本から來ていますが、その違いは預(yù)金本は発行しないもので、通常は捺印や署名はしないです。正本の見本としてこの機(jī)関に殘して検査のために使います。

原本のサンプルとして保存すると、外注の特徴を失ってしまうので、定稿と照らし合わせて、正本文書が発せられた後に予想される目的が達(dá)成されたかどうかを確認(rèn)するのに使います。

疑問が発生した時、それと原稿を決めて照合して、內(nèi)部の責(zé)任をはっきり區(qū)別することができます。

したがって、文書を送る機(jī)関は、ノートを原稿と一緒に整理して保存しなければならない。

ノートの保存部數(shù)は必要に応じて決められます。一つか二つ殘したり、三つか五つ殘したりします。

4.

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改訂本は発効した文書に対して、一時期実行してから、文書の中の一部の內(nèi)容はすでに現(xiàn)在の狀況に適合していないので、修正して補充して発行するテキストを修正して、改訂本といいます。

改訂本が発布された日から、原文は直ちに失効する。

5.試行本、暫定本。

文書の試行本、暫定本は一般的に試行、暫定、試案などの文字で公文書の見出しの文種の後ろまたは前に表示されています。例えば、「中華人民共和國刑法（試行）」、「xx省道路交通事故処理暫定規(guī)定」などです。

このような試行または暫定的な文書は、法律、法規(guī)類の文書に多く使われています。作成機(jī)関では、文書の內(nèi)容はまだ十分に成熟していないと判斷し、一定の期間の実踐検証を経て、再改訂時に使用されるものです。

6.各種テキスト。

各テキストには次の2つの意味が含まれています。

第一に、我が國の少數(shù)民族自治地區(qū)を指し、仕事を便利にするために、黨政府の指導(dǎo)機(jī)関から発文されるのはよく同じ文書であり、同時に漢文テキストと少數(shù)民族文字テキストを使用することである。

例えば、內(nèi)蒙古自治區(qū)では、漢文とモンゴル文字が同時にあります。新疆ウイグル語の本と漢文のテキストがあります。

第二に、外交で使用される文書を指し、しばしば中國語のテキストと外國語のテキストがあります。例えば、英語のテキスト、フランス語のテキスト、ドイツ語のテキスト、ロシア語のテキスト、日本語のテキスト、スペイン語のテキストなどがあります。

両國が條約、協(xié)定、協(xié)定を締結(jié)する時、どの文字を基準(zhǔn)とするかを同時に合意しなければならない。