（一）重要な第一聲

どこかの會社に電話したら、相手の親切で美しい聲が聞こえます。心の中ではきっと楽しく會話がスムーズに展開できます。この職場に対していい印象を持っています。

電話では、自分の行動を少し注意するだけで、相手に全く違った印象を與えます。

同じように言います?！袱长螭摔沥?、ここはXX會社です?！?/p>

しかし、聲がはっきりしていて、耳に快い、歯切れがいいので、相手に好印象を與えます。

電話に出る時は、「私が會社のイメージを代表する」という意識が必要です。

電話をかける時は、相手があなたに見えなくても、明るい口調(diào)からあなたに感染して、相手に素晴らしい印象を與えます。顔の表情は音の変化に影響しますので、電話の中でも、「私を見てください」という気持ちで対応します。

電話中は絶対に喫煙、お茶、お菓子を食べてはいけません。だらだらした姿勢でも相手は「聞く」ことができます。

電話をかける時、腰を曲げて椅子に橫になったら、相手があなたの聲を聞くのはだらしなくて、しょんぼりしています。姿勢が整っていれば、出す音も親切で、元気いっぱいです。

だから電話するときは、相手が見えなくても、相手が目の前にいるつもりで、できるだけ自分の姿勢に気をつけましょう。

現(xiàn)代の従業(yè)員は仕事が忙しくて、機の上でよく二、三臺の電話があります。電話のベルが聞こえます。

電話のベルが鳴ると約3秒かかりますが、長時間誰も電話に出ない、あるいは相手を長く待たせるのは失禮です。相手は待つ時にとてもいらいらします。あなたの職場は彼に悪い印象を殘します。

電話が遠(yuǎn)くても、電話のベルが鳴ったら、近くに誰もいません。私たちは一番速いスピードで受話器を持ち上げるべきです。このような態(tài)度はすべての人が持つべきです。このような習(xí)慣はすべての事務(wù)室のスタッフが身につけるべきです。

電話のベルが五回鳴ったら受話器を取って、まず相手に謝るべきです。電話が鳴ったら、「もしもし」というだけで、相手は非常に不満で、悪い印象を與えます。

（五）きちんとした記録

5 WIHの技術(shù)をいつでも覚えています。5 W 1 Hとは①Whenいつ②Who何人③Whereどこ④What何事⑤Whyどうして⑥HOWはどうやって行いますか？

仕事の中でこれらの資料はすべてとても重要です。

電話に対しても、電話に出ることは同じ重要性を持っています。

電話記録は簡潔で完璧であり、5 WIHの技術(shù)によるものである。

（六）電話の目的を知る

勤務(wù)時間にかかってくる電話はほとんど仕事と関係があります。會社の電話はどれも重要です。適當(dāng)にしてはいけません。相手が探している人がいなくても、「いません」とだけ言って電話を切ってはいけません。

電話に出る時も、できるだけ用件を聞いて、事故を起こさないようにします。

私たちはまず相手の著信の目的を知るべきです。自分で処理できないなら、ちゃんと記録して、相手の著信の目的をやんわりと探します。

（七）電話を切る前のマナー

電話での會話を終わらせるときは、電話をかける側(cè)から申し出て、お互いに丁寧に「さようなら」と言って、また電話を切るのが一般的です。自分で話し終わったら、電話を切ってはいけません。

仕事を円滑にする電話術(shù)

（一）遅刻、休暇は自分で電話します。

（二）外出して仕事をして、いつでも會社と連絡(luò)します。

（三）外出の用事は行き先と電話を知らせるべきです。

（四）訪問の遅延は事前に相手に連絡(luò)すること。

（五）ファックスで書類を送った後、電話で連絡(luò)します。

（六）同僚の家の電話は簡単に人に教えないでください。

（七）他の會社の電話を借りるときは注意してください。他の會社の電話を借りるときは、普通10分を超えてはいけません。特別な場合は、長時間電話に出なければならない場合は、まず相手の同意と理解を求めます。