與圖書(shū)、資料一樣，檔案也有其存在的形態(tài)，也就是人們通常所說(shuō)的載體。換句話說(shuō)，我們認(rèn)識(shí)檔案，也只能先從它的“外形”開(kāi)始。 　　★紙媒體 　　紙質(zhì)檔案是目前使用最多的存儲(chǔ)媒體，盡管現(xiàn)在人們總是不斷地提“無(wú)紙辦公室”，但它依然還是辦公室的主角。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案比起電子、磁性或者其他媒體歷史最悠久，其設(shè)備、供應(yīng)及存檔程序相對(duì)而言也比較標(biāo)準(zhǔn)化。 　　紙質(zhì)檔案一般存放在盒子里，里面的文件夾和目錄上都有打印或印刷好的標(biāo)簽。市場(chǎng)上可以方便地買(mǎi)到各種不同的檔案盒、設(shè)備和其他供應(yīng)品。 　　★磁性媒體 　　磁性媒體的使用發(fā)展迅速，但有些人預(yù)測(cè)，使用磁盤(pán)和磁帶存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)文件還沒(méi)有超過(guò)用紙存儲(chǔ)。 常見(jiàn)的磁性媒體有軟盤(pán)、硬盤(pán)和磁帶。 　　☆軟盤(pán)： 　　軟盤(pán)的體積很小，是像唱片一樣可以移動(dòng)的磁盤(pán)，目前常用的是3．5英寸軟盤(pán)，它的存儲(chǔ)空間取決于生產(chǎn)廠家提供的存儲(chǔ)能力。 　　☆硬盤(pán)： 　　永久性硬盤(pán)與軟盤(pán)一樣，也是一種磁存儲(chǔ)裝置。它可以固定安裝在計(jì)算機(jī)里，也可以作為附加硬盤(pán)連在外面。硬盤(pán)的存儲(chǔ)量比較大，可以保存大量用不同的文件名組織起來(lái)的資料。在硬盤(pán)上存儲(chǔ)信息的方法，取決于生成文件的硬件和軟件。 　　★縮微圖像媒體 　　盡管目前計(jì)算機(jī)磁盤(pán)的使用在存儲(chǔ)數(shù)據(jù)方面超過(guò)了縮微圖像媒體的使用，但縮微膠卷和縮微膠片在長(zhǎng)期存儲(chǔ)，尤其是在檔案材料的長(zhǎng)久保存中一直占有很重要的地位。 　　★光盤(pán)媒體 　　光存儲(chǔ)器是指計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的大容量存儲(chǔ)。光盤(pán)對(duì)前幾種媒體而言還是一項(xiàng)新技術(shù)，是為處理計(jì)算機(jī)生成數(shù)據(jù)和檔案及其他能掃描到光存儲(chǔ)系統(tǒng)的檔案設(shè)計(jì)的，近幾年發(fā)展迅速。 　　光存儲(chǔ)器可以保存磁盤(pán)、磁帶和卡片上的資料，其中光盤(pán)是最常見(jiàn)的形式。 　　☆只讀光盤(pán)存儲(chǔ)器(CD-ROM)： 　　這是最常見(jiàn)的光盤(pán)，它像一張小唱碟，但不能在上面進(jìn)行文字編輯。光盤(pán)上存儲(chǔ)空間非常大，一張CD-ROM可以存放整部百科全書(shū)、幾千篇文章及其他的大量信息。 　　☆一寫(xiě)多讀光盤(pán)(WORM)： 　　這是一種一次寫(xiě)、多次讀的金屬膜盤(pán)，把數(shù)據(jù)寫(xiě)上去之后，就不能再進(jìn)行刪除或修改了。 　　☆可擦光盤(pán)(Erasable optical disks)： 　　可擦光媒體可以反復(fù)使用，最常見(jiàn)的是磁光盤(pán)，它能為使用者提供快速存儲(chǔ)和檢索大量數(shù)據(jù)。