各級(jí)各類機(jī)關(guān)，無(wú)論內(nèi)政、外交、軍事、公安、司法、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、教育，文化、衛(wèi)生、體育等部門和單位，都離不開(kāi)交流情況，調(diào)查研究，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，請(qǐng)示匯報(bào)工作，并就自己職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)事宜作出決定、下達(dá)指示。把這些工作的意圖、設(shè)想、過(guò)程、結(jié)果等形成各式各樣的文件，用以指導(dǎo)和推動(dòng)工作，這就是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的基本職能。應(yīng)當(dāng)說(shuō)，整個(gè)國(guó)家機(jī)器，上至中央機(jī)關(guān)，下至基層單位，之所以能夠下情上知，上情下達(dá)，協(xié)調(diào)一致，運(yùn)籌自如，都離不開(kāi)機(jī)關(guān)應(yīng)用文。如果把機(jī)關(guān)應(yīng)用文的功能分解開(kāi)來(lái)，大體有以下四個(gè)方面。

　　一是交流信息的作用。下級(jí)的希望要求、工作情況以及所屬部門、單位的各種動(dòng)態(tài)，特別是新情況、新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)，需要及時(shí)向上級(jí)反映;上級(jí)制定的方針、政策和指示、意見(jiàn)等，需要盡快向下級(jí)傳達(dá);同級(jí)或不同部門相互之間商洽工作，交流情況，協(xié)作共事，也需要一定的書面材料，這一切多是由機(jī)關(guān)應(yīng)用文承擔(dān)。

　　二是宣傳教育的作用。機(jī)關(guān)的大多數(shù)文件，都有宣傳教育的職能。特別是《決議》、《決定》、《報(bào)告》、《指示》等高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的文件，其內(nèi)容一般都包含指導(dǎo)思想，理論和實(shí)踐的依據(jù)，方針政策以及實(shí)施方案等。向下傳達(dá)貫徹這些文件就是為了統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，推動(dòng)工作。有些可公開(kāi)發(fā)表或改頭換面作為新聞報(bào)導(dǎo)發(fā)表的文件，宣傳教育的范圍就更廣，影響就更大了。下級(jí)向上級(jí)報(bào)送的簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)告等等，實(shí)質(zhì)上也有向上級(jí)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志作宣傳的作用。

　　三是規(guī)范行為的作用。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的許多種類，都不同程度地規(guī)定了人們的行動(dòng)準(zhǔn)則和行為方向，特別是法規(guī)性和政令性文件，對(duì)于人們?cè)摳墒裁?，不該干什么，在什么時(shí)間、什么范圍、什么問(wèn)題上可干或不可干，能干到什么程度等等，都有明確的規(guī)定，有的還具體地制訂了獎(jiǎng)懲辦法。這類文件一經(jīng)發(fā)布，就必須堅(jiān)決執(zhí)行，任何人都不得違反。

　　四是工作依據(jù)的作用。上級(jí)機(jī)關(guān)在制定方針政策或指導(dǎo)工作時(shí)，除了依據(jù)耳聞目見(jiàn)的實(shí)際情況外，一個(gè)重要方法是根據(jù)下級(jí)上報(bào)的簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)等材料。而下級(jí)機(jī)關(guān)開(kāi)展工作、處理問(wèn)題時(shí)，上級(jí)的有關(guān)文件，也是判斷是非的主要依據(jù)。單位之間的橫向聯(lián)系，也常以某一份文件作為紐帶和憑證。在工作中常常遇到這種情況，一些部門之間發(fā)生矛盾時(shí)，一方便說(shuō)：“拿紅頭文件來(lái)!”就是要求拿出根據(jù)的意思。